مساعد تنفيذي

نبذة عن الوظيفة

المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي

الموقع: الرياض، المملكة العربية السعودية

نوع التوظيف: دوام كامل

السعوديون فقط

يُشجَّع على التقديم من يمكنهم الالتحاق الفوري أو من لديهم فترة إشعار قصيرة.

نبذة عن الدور

يبحث عميلنا عن مساعد تنفيذي عالي التنظيم ومبادر لدعم المؤسسين المشاركين وضمان سير عمل المكتب التنفيذي بسلاسة وكفاءة. يشمل الدور إدارة جداول المسؤولين التنفيذيين وتنسيق الاجتماعات وترتيبات السفر والتعامل مع المعلومات السرية ومتابعة الأولويات الرئيسية. سيُظهر المرشح الناجح مهارات تواصل وتنظيم قوية وموقفًا إيجابيًا والقدرة على توقع الاحتياجات وإدارة الأولويات المتضاربة في بيئة تقنية مالية سريعة الوتيرة.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة التقويمات المعقدة للمؤسسين المشاركين، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وتحديد أولويات المواعيد وحل تعارضات الجدولة.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية وإعداد جداول الأعمال والمستندات الداعمة وتدوين محاضر الاجتماعات وبنود العمل عند الحاجة.
• العمل كنقطة تواصل رئيسية بين المؤسسين المشاركين وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وضمان تواصل مهني وفعّال.
• مراقبة رسائل البريد الإلكتروني والمراسلات وتحديد أولوياتها والرد عليها نيابة عن المؤسسين المشاركين حيثما كان ذلك مناسبًا.
• تنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والتأشيرات والنقل وبرامج الرحلات.
• دعم التنسيق التنفيذي اليومي، بما في ذلك الاجتماعات والزيارات الخارجية والمهام المتعلقة بالعمل عند الحاجة.
• تتبع المواعيد النهائية والمتابعات وأولويات العمل الرئيسية لدعم التنفيذ الفعّال واتخاذ القرارات.
• الحفاظ على السجلات السرية والعروض التقديمية والتقارير والوثائق التنفيذية وتنظيمها.
• التنسيق مع مختلف الإدارات ودعم التوافق حول مبادرات العمل الرئيسية.
• التعامل مع المهام الإدارية، بما في ذلك تتبع المصروفات والتنسيق المكتبي وإدارة المستلزمات.
• المساعدة في تنظيم اجتماعات القيادة وفعاليات الشركة والاجتماعات التنفيذية الخارجية عند الحاجة.

المتطلبات

التعليم / المؤهلات

• يُفضَّل درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• رخصة قيادة سارية مطلوبة.

الخبرة

• خبرة لا تقل عن سنتين في وظيفة مساعد تنفيذي أو دور مشابه.
• يُفضَّل بشدة خبرة سابقة في دعم المؤسسين أو المسؤولين التنفيذيين أو أصحاب المصلحة رفيعي المستوى في بيئة سريعة الوتيرة.