تسعى بارسونز إلى تعيين مراقب مستندات ذي خبرة لدعم مكتب إدارة البرنامج (PMO) في برنامج بنية تحتية رئيسي متعدد التخصصات في الرياض. هذا دور عملي في مكتب إدارة البرنامج من جانب العميل، مسؤول عن التحكم في وثائق المشروع وتتبعها وحوكمتها عبر مديري المشاريع والتصميم والمقاولين وفرق مكتب إدارة البرنامج الداخلية. يضمن الدور أن تكون معلومات المشروع دقيقة وقابلة للتتبع ومتوافقة وجاهزة للتدقيق، مما يتيح إعداد تقارير موثوقة واتخاذ قرارات سليمة.
ما ستقوم به:
- تسجيل وتتبع والتحكم في وتوزيع جميع وثائق المشروع بما في ذلك المخططات والمستندات المقدمة والمراسلات وطلبات المعلومات والتقارير.
- ضمان الامتثال لإجراءات مراقبة المستندات المعتمدة واصطلاحات التسمية ومصفوفات التوزيع.
- الحفاظ على رقابة صارمة على المراجعات والإصدارات والحالات عبر جميع وثائق المشروع.
- دعم التشغيل اليومي لنظام إدارة المستندات الإلكتروني (مثل Aconex وUnifier وSharePoint وPrimavera PCM).
- مراقبة الجداول الزمنية للتقديم ودورات المراجعة وسير عمل الموافقات بما يتماشى مع حوكمة مكتب إدارة البرنامج.
- تتبع المستندات المتأخرة وتنسيق المتابعات والتصعيدات عند الحاجة.
- إجراء فحوصات وتدقيقات دورية لضمان اكتمال المستندات ودقتها وجاهزيتها للتدقيق.
- دعم عمليات الأرشفة والتسليم والإغلاق وفقاً للمتطلبات التعاقدية.
- العمل كواجهة رئيسية لمراقبة المستندات بين مكتب إدارة البرنامج ومديري المشاريع والتصميم والمقاولين.
- التنسيق مع فرق التخطيط والتكلفة والتجارية والفنية لضمان التوافق بين المستندات والجداول الزمنية وخطوط الأساس.
- دعم تعريفات الأنظمة والإحاطات الإجرائية لمديري المشاريع والمقاولين.
- الحفاظ على سجلات المستندات والسجلات وأدوات التتبع.
- إعداد تقارير حالة المستندات المنتظمة ومقاييس الامتثال لإدارة مكتب إدارة البرنامج.
- دعم طلبات العميل ومكتب إدارة البرنامج العرضية المتعلقة بقابلية تتبع المستندات والسجلات.
المهارات المطلوبة التي يجب أن تمتلكها:
- درجة البكالوريوس في الهندسة أو إدارة الإنشاءات أو تخصص ذي صلة (مفضلة).
- خبرة لا تقل عن 10 سنوات في مراقبة المستندات أو إدارة المعلومات في برامج البنية التحتية أو الإنشاءات الكبيرة.
- خبرة في بيئات PMC / PMCM / PMO أو بيئات جانب العميل.
- معرفة عملية قوية بمنصات إدارة المستندات الإلكترونية (Aconex أو Primavera PCM / Unifier أو SharePoint أو ما يعادلها).
- خبرة في العمل في بيئات المشاريع في المملكة العربية السعودية / دول مجلس التعاون الخليجي.
المهارات المرغوبة التي يجب أن تمتلكها:
- اهتمام قوي بالتفاصيل وسلامة المستندات.
- فهم واضح لمراقبة المستندات كوظيفة حوكمة لمكتب إدارة البرنامج وليس دعماً كتابياً.
- استباقي وعملي ومركز على التسليم.
- مهارات تنظيمية قوية والقدرة على العمل تحت الضغط.
- مهارات تواصل جيدة باللغة الإنجليزية.
- ثقة في التعامل مع مديري المشاريع والمقاولين؛ عضو فريق قوي.
الوصف الوظيفي:
تسعى بارسونز إلى تعيين مراقب مستندات ذي خبرة لدعم مكتب إدارة البرنامج (PMO) في برنامج بنية تحتية رئيسي متعدد التخصصات في الرياض. هذا دور عملي في مكتب إدارة البرنامج من جانب العميل، مسؤول عن التحكم في وثائق المشروع وتتبعها وحوكمتها عبر مديري المشاريع والتصميم والمقاولين وفرق مكتب إدارة البرنامج الداخلية. يضمن الدور أن تكون معلومات المشروع دقيقة وقابلة للتتبع ومتوافقة وجاهزة للتدقيق، مما يتيح إعداد تقارير موثوقة واتخاذ قرارات سليمة.
