مدير الوثائق

ما الذي سيكون ضمن مهامك:

• تطبيق الحوكمة: ضمان الالتزام الصارم بإجراءات مراقبة المستندات من قبل مكتب إدارة المشاريع (PMO) وشركات إدارة المشاريع (PMCs)، وتحديث الإجراءات مع تطور البرنامج.

• إدارة الأنظمة: الإشراف على نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) وتحسينه للبرنامج الرئيسي بأكمله.

• تصميم سير العمل: إنشاء وتنفيذ وصيانة مسارات عمل آلية وفعالة لتوثيق البرنامج داخل نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS).

• تقارير الأداء: إنشاء وتوزيع تقارير سجل أسبوعية لتتبع الإجراءات المعلقة والمتأخرة لضمان مساءلة مكتب إدارة المشاريع (PMO).

• بناء القدرات: قيادة برامج تدريبية لأعضاء فريق مكتب إدارة المشاريع (PMO) وشركات إدارة المشاريع (PMCs) وأصحاب المصلحة حول بروتوكولات نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) وأفضل الممارسات.

• التوحيد القياسي: الاستفادة من خبرتك في كتابة الإجراءات لتأليف معايير وإرشادات وأدلة توثيق شاملة.

• المؤهل العلمي: درجة البكالوريوس أو ما يعادلها في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة.

• الخبرة: 5 سنوات من الخبرة المتقدمة في إدارة مراقبة المستندات، وتحديداً في المشاريع الضخمة أو المشاريع الكبرى.

• الإرشاد: الرغبة والقدرة المثبتة على مشاركة المعرفة وتدريب فرق متنوعة على منصات نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) و SharePoint.

• التواصل: مهارات تواصل كتابية وشفهية قوية للتعاون بفعالية مع قيادة مكتب إدارة المشاريع (PMO) وأصحاب المصلحة الخارجيين.

• المهارات التقنية: كفاءة عالية في حزمة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) وإلمام متقدم بأنظمة إدارة المستندات المؤسسية.

• القيادة: دافع ذاتي لمواءمة استراتيجيات نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) لمكتب إدارة المشاريع (PMO) وشركات إدارة المشاريع (PMCs) وشركاء سلسلة التوريد.

• الشهادات: شهادة PMP مفضلة بشدة للتوافق مع منهجيات مكتب إدارة المشاريع (PMO).

• الاعتمادات: شهادة مهنية في مراقبة المستندات (مثل: مراقب مستندات معتمد، ISO 9001 Lead Auditor) أو إدارة السجلات.

• الامتثال: معرفة قوية بالمتطلبات القانونية والتنظيمية والحكومية الدولية للاحتفاظ بالمستندات.

• التكامل: الإلمام بدمج أنظمة مراقبة المستندات مع أدوات مكتب إدارة المشاريع (PMO) الأوسع وبرامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP).