مراقب المستندات

نبذة عن الوظيفة

نبحث عن مراقب مستندات ذي خبرة للانضمام إلى فريقنا في المملكة العربية السعودية. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن إدارة ومراقبة وصيانة وثائق المشروع طوال دورة حياة المشروع، مع ضمان الامتثال لإجراءات الشركة ومتطلبات العميل.

المهام والمسؤوليات:

• إنشاء وتنفيذ وصيانة إجراءات مراقبة المستندات بما يتوافق مع معايير المشروع والشركة.
• إدارة استلام وتسجيل وتوزيع وتتبع وحفظ وأرشفة جميع وثائق المشروع.
• ضمان تسجيل جميع المستندات الواردة والصادرة بدقة في نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS).
• صيانة سجلات المستندات وتاريخ المراجعات والمذكرات الإرسالية وسير عمل الموافقات.
• التنسيق مع فرق المشروع والاستشاريين والمقاولين والعملاء لضمان تقديم واسترجاع وثائق المشروع في الوقت المناسب.
• مراقبة حالة المستندات وضمان التوزيع الخاضع للرقابة لأحدث المراجعات المعتمدة.
• إعداد تقارير مراقبة المستندات ولوحات المعلومات لإدارة المشروع.
• دعم فرق المشروع أثناء عمليات التدقيق وضمان امتثال المستندات لمتطلبات إدارة الجودة.
• الحفاظ على سرية وأمن جميع سجلات ووثائق المشروع.
• ضمان أرشفة وثائق المشروع وفقاً لسياسات الاحتفاظ الخاصة بالشركة والعميل.

المهارات والمتطلبات الرئيسية:

• خبرة لا تقل عن 8 سنوات إجمالاً كمراقب مستندات.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في العمل داخل المملكة العربية السعودية.
• خبرة مثبتة في استخدام نظام Aconex EDMS لإدارة المستندات أمر أساسي.
• الخبرة الاستشارية مرغوبة للغاية.
• خبرة سابقة في تنفيذ مشاريع متعددة الاستخدامات وسكنية ومنتجعات.
• فهم قوي لإجراءات مراقبة المستندات وسير العمل وأنظمة إدارة الجودة.
• مهارات تنظيمية ممتازة مع اهتمام استثنائي بالتفاصيل.
• إجادة استخدام حزمة Microsoft Office، وخاصة Excel وWord.
• مهارات تواصل وتنسيق قوية مع القدرة على العمل في بيئة مشاريع سريعة الوتيرة.

المؤهلات والمهارات والتدريب:

• دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو تخصص ذي صلة.
• خبرة في العمل على مشاريع إنشائية كبيرة متعددة التخصصات.
• الإلمام بأنظمة إدارة الجودة ISO ومعايير توثيق المشاريع.