مراقب المستندات

"يكون مراقب المستندات مسؤولاً عن إدارة وضبط وصيانة جميع مستندات المشروع والمؤسسة وفقاً للإجراءات والمعايير المعمول بها. يضمن هذا الدور أن تكون الوثائق دقيقة ومحدثة ومصنفة بشكل صحيح وقابلة للتتبع بسهولة وموزعة على أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب، مما يدعم تسليم المشروع بكفاءة والامتثال التنظيمي.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة المستندات وضبطها

  • إنشاء وتنفيذ وصيانة إجراءات ضبط المستندات وأنظمة الترقيم وهياكل التصنيف.
  • استلام وتسجيل وتتبع وتوزيع المستندات الصادرة والواردة (المخططات والمواصفات والتقارير والمستندات المقدمة وطلبات المعلومات والعقود والمراسلات وغيرها).
  • ضمان تداول النسخ الحالية المعتمدة فقط من المستندات وتحديد النسخ الملغاة بوضوح وأرشفتها.
  • صيانة سجلات المستندات الإلكترونية والورقية، مع ضمان دقة البيانات الوصفية وسجل المراجعات والحالة.
  • إدارة إرساليات المستندات من وإلى العملاء والاستشاريين والمقاولين والموردين والفرق الداخلية.

• إدارة الأنظمة

  • تشغيل وإدارة نظام إدارة المستندات الإلكتروني / بيئة البيانات المشتركة (مثل Aconex وSharePoint).
  • إعداد مجلدات المشروع والصلاحيات وسير العمل والقوالب وفقاً لمتطلبات الشركة والعميل.
  • دعم المستخدمين في الوصول والتحميل والتنزيل والبحث وحل المشكلات.
  • إجراء تدقيقات دورية لنظام إدارة المستندات الإلكتروني لضمان سلامة البيانات واتساقها والامتثال للمعايير.

• الجودة والامتثال والمعايير

  • ضمان الالتزام بإجراءات ضبط المستندات في الشركة وأنظمة إدارة الجودة والمتطلبات الخاصة بالعميل.
  • فحص المستندات للتأكد من اكتمالها وصحة التنسيق واصطلاحات التسمية وضبط المراجعات والموافقات المطلوبة قبل الإصدار.
  • دعم متطلبات ISO أو غيرها من متطلبات الاعتماد/الامتثال من خلال الحفاظ على سجلات المستندات والسجلات الدقيقة.
  • المساعدة في إعداد الوثائق للتدقيقات والتفتيشات ومراجعات الإدارة.

• التنسيق والتواصل

  • تنسيق تدفق المستندات بين الأقسام الداخلية والأطراف الخارجية، مع ضمان المراجعة والرد في الوقت المناسب.
  • مراقبة ومتابعة المراجعات والموافقات والإجراءات المعلقة المرتبطة بالمستندات.
  • تقديم تقارير منتظمة عن حالة المستندات والبنود المتأخرة والمؤشرات الرئيسية لإدارة المشروع.
  • دعم فرق المشروع في استرجاع المستندات وطلبات البحث والاستفسارات المعلوماتية.

• الأرشفة والإغلاق

  • تنظيم وصيانة أرشيف المستندات للمشاريع النشطة والمغلقة وفقاً لسياسات الاحتفاظ.
  • إعداد حزم وثائق التسليم للعملاء، بما في ذلك المخططات النهائية المعتمدة والأدلة والشهادات والسجلات.
  • ضمان تسمية جميع المستندات النهائية والمطابقة للواقع بشكل صحيح وفهرستها وتخزينها للرجوع إليها على المدى الطويل.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ التعليم ما بعد الثانوي في الإدارة أو إدارة السجلات أو مجال ذي صلة يُعد ميزة.

• خبرة لا تقل عن 6 سنوات في ضبط المستندات أو إدارة السجلات أو الدعم الإداري، ويُفضل في الهندسة أو الإنشاءات أو النفط والغاز أو المرافق أو بيئات المشاريع المماثلة.

• خبرة في العمل مع نظام إدارة المستندات الإلكتروني أو بيئة البيانات المشتركة.

• خبرة سابقة كمراقب مستندات في مشاريع واسعة النطاق أو ضمن مكتب إدارة المشاريع/بيئة هندسية.

• الإلمام بمعايير وممارسات الصناعة لضبط المستندات وإدارة السجلات.

• فهم أساسي لوثائق الهندسة والإنشاءات (المخططات والمواصفات وطلبات المعلومات والمستندات المقدمة وبيانات الطريقة وغيرها).

• الاطلاع على أنظمة إدارة الجودة ISO أو الأطر المماثلة.

• اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة والتنظيم.

• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وOutlook وPowerPoint).

• القدرة على إدارة كميات كبيرة من المستندات والبيانات بشكل منهجي.

• مهارات جيدة في التواصل الكتابي والشفهي.

• القدرة على ترتيب الأولويات والالتزام بالمواعيد النهائية والعمل تحت الضغط.

• عقلية قوية في خدمة العملاء عند دعم فرق المشروع وأصحاب المصلحة الخارجيين.

• التحلي بالحكمة في التعامل مع المستندات السرية والحساسة."