نبحث عن مراقب مستندات يتمتع بالدقة والتنظيم لدعم أنشطة توثيق المشاريع عبر مشاريع البناء والبنية التحتية والتقنية في المملكة العربية السعودية.
سيؤدي هذا الدور الميداني وظيفة نقطة التنسيق الرئيسية لأنشطة ضبط المستندات، مع ضمان صيانة سجلات المشروع والطلبات وسجلات التتبع والتقارير وسير عمل المستندات بشكل صحيح ومواءمتها مع متطلبات العميل والمشروع.
يجب أن يكون المرشح المثالي موثوقًا ومنظمًا للغاية ومرتاحًا للعمل في بيئة موقع سريعة الخطى وقادرًا على التنسيق بفعالية مع فرق المشروع والمقاولين والاستشاريين وممثلي العميل.
المسؤوليات الرئيسية
- العمل كنقطة الاتصال الرئيسية لأنشطة ضبط المستندات في موقع المشروع.
- تنسيق المستندات بين فرق المشروع والمقاولين والاستشاريين وممثلي العميل.
- دعم قادة المشروع في إنشاء المستندات وتقديمها وتتبعها ومتابعتها وإغلاقها.
- الحفاظ على حفظ ومسح وتنظيم وأرشفة دقيقة لمستندات المشروع.
- تتبع مواد المشروع وحالة المستندات والسجلات والوثائق الداعمة المطلوبة.
- إعداد جداول البيانات والتقارير لدعم متطلبات تقارير المشروع.
- حضور اجتماعات تقدم المشروع الداخلية ومع العميل عند الحاجة.
- الحفاظ على السجلات المناسبة بما يتوافق مع إجراءات المشروع ومتطلبات الجودة ومعايير العميل.
- دعم الامتثال لعمليات توثيق المشروع وأدلة الجودة وإجراءات ضبط المستندات.
- ضمان تسمية المستندات وتخزينها وتحديثها وإتاحتها بشكل صحيح لأصحاب المصلحة المعنيين.
- متابعة الطلبات المعلقة والموافقات والملاحظات ومستندات الإغلاق.
المؤهلات
المتطلبات الأساسية
- خبرة لا تقل عن سنة واحدة في ضبط المستندات أو الإدارة أو البناء أو الهندسة أو دعم المشاريع المكتبي.
- يُفضّل وجود خبرة في بيئات البناء أو البنية التحتية أو الصناعية أو المشاريع.
- مهارات حاسوبية قوية، خاصة في Microsoft Office وExcel.
- فهم جيد لإدارة الملفات وتتبع المستندات وإدخال البيانات وإعداد التقارير.
- مهارات تنظيمية قوية واهتمام بالتفاصيل.
- مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة باللغة الإنجليزية.
- القدرة على العمل بفعالية كجزء من فريق.
- القدرة على إدارة مستندات ومواعيد نهائية ومتابعات متعددة في بيئة سريعة الخطى.
- مهارات تعامل قوية، خاصة في الأدوار التي تتطلب التعامل مع العملاء أو العمل الميداني.
- قابل للتكيف وسريع التعلم وقادر على العمل بشكل مستقل بأقل قدر من الإشراف.
ميزات إضافية مرغوبة
- خبرة سابقة في مشاريع البناء أو الهندسة في المملكة العربية السعودية.
- إلمام بأنظمة إدارة المستندات مثل Aconex أو Procore أو SharePoint أو منصات مشابهة.
- مهارات التواصل باللغة العربية ميزة إضافية.
- خبرة في دعم فرق ضبط المشاريع أو التقارير أو الجودة أو إدارة الموقع.
- الإلمام بأدلة الجودة وسجلات المستندات والإرسالات وسير عمل الموافقات.
الأدوات المفضلة والخبرة التقنية
- Microsoft Excel.
- Microsoft Office.
- سجلات المستندات وسجلات التتبع.
- أنظمة حفظ ملفات المشروع.
- منصات إدارة المستندات مثل Aconex أو Procore أو SharePoint.
- أدوات إدخال البيانات وإعداد التقارير.
- عمليات المسح والأرشفة وضبط المستندات.
الكفاءات الأساسية
- انضباط ضبط المستندات القدرة على إدارة وتتبع وتنظيم وصيانة مستندات المشروع بدقة.
- الاهتمام بالتفاصيل تركيز قوي على الدقة والتنسيق وقواعد التسمية والحفظ واكتمال المستندات.
- مهارات التنسيق القدرة على المتابعة مع المقاولين والاستشاريين والعملاء والفرق الداخلية لإغلاق إجراءات المستندات.
- التنظيم وإدارة الوقت القدرة على إدارة طلبات وسجلات ومواعيد نهائية متعددة في الوقت نفسه.
- التواصل تواصل كتابي وشفهي واضح مع أصحاب المصلحة في المشروع.
- القدرة على التكيف الارتياح للعمل في بيئة مشروع ميدانية سريعة الخطى ذات أولويات متغيرة.
المسمى الوظيفي: مراقب مستندات
الموقع: المملكة العربية السعودية، في الموقع
نوع التوظيف: دوام كامل
متطلبات الجنسية: أي جنسية
المتطلبات الأساسية
- خبرة لا تقل عن سنة واحدة في ضبط المستندات أو الإدارة أو البناء أو الهندسة أو دعم المشاريع المكتبي.
- يُفضّل وجود خبرة في بيئات البناء أو البنية التحتية أو الصناعية أو المشاريع.
- مهارات حاسوبية قوية، خاصة في Microsoft Office وExcel.
- فهم جيد لإدارة الملفات وتتبع المستندات وإدخال البيانات وإعداد التقارير.
- مهارات تنظيمية قوية واهتمام بالتفاصيل.
- مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة باللغة الإنجليزية.
- القدرة على العمل بفعالية كجزء من فريق.
- القدرة على إدارة مستندات ومواعيد نهائية ومتابعات متعددة في بيئة سريعة الخطى.
- مهارات تعامل قوية، خاصة في الأدوار التي تتطلب التعامل مع العملاء أو العمل الميداني.
- قابل للتكيف وسريع التعلم وقادر على العمل بشكل مستقل بأقل قدر من الإشراف.
