قائد إدارة الضيوف

المنصب - قائد إدارة الضيوف
المدة - من يوليو حتى سبتمبر
الموقع - الرياض، المملكة العربية السعودية

نظرة عامة على الدور
نبحث عن قائد إدارة ضيوف ذي خبرة للإشراف على تجربة الضيوف من البداية إلى النهاية في الفعاليات الدولية رفيعة المستوى، والمؤتمرات، والقمم، والمنتديات، واللقاءات الحكومية. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن تخطيط وتنفيذ عمليات ضيوف سلسة، تشمل بروتوكول كبار الشخصيات، وإدارة الوزراء والوفود، والدعوات، والتسجيل، والخدمات اللوجستية للسفر، والضيافة، وخدمات الضيوف في الموقع. المرشح المثالي لديه خبرة واسعة في دعم الفعاليات الحكومية، والوفود الوزارية، وكبار الشخصيات، وكبار المسؤولين التنفيذيين، والوفود الدولية، مع ضمان تقديم خدمة استثنائية مع الالتزام بمتطلبات البروتوكول.

المسؤوليات الرئيسية

• قيادة استراتيجية إدارة الضيوف وتنفيذها من البداية إلى النهاية عبر جميع مراحل الفعالية.
• إدارة دعوات الضيوف، ومتابعة الردود (RSVP)، والاعتماد، والتسجيل، والتواصل مع الحضور.
• تخطيط والإشراف على الخدمات البروتوكولية للوزراء والمسؤولين الحكوميين والدبلوماسيين وكبار الشخصيات والوفود الدولية.
• التنسيق لوصول ومغادرة المطار، وخدمات الاستقبال والتوديع، وتسهيل إجراءات الهجرة (حيثما ينطبق)، والنقل، والإقامة، وترتيبات الضيافة.
• تطوير خطط تفصيلية لرحلة الضيف وإجراءات تشغيلية لضمان تجربة سلسة للمشاركين.
• التنسيق مع مكاتب البروتوكول، والجهات الحكومية، والفنادق، ومزودي النقل، والأماكن، وفرق الأمن، وأصحاب المصلحة في الفعالية.
• إدارة صالات كبار الشخصيات، ومناطق الضيافة، وقاعات الانتظار التنفيذية، وعمليات خدمات الضيوف في الموقع.
• إعداد قوائم الضيوف، وخطط الجلوس، وجداول التنقل، ووثائق الإحاطة، والملاحظات البروتوكولية.
• قيادة والإشراف على فرق إدارة الضيوف، وموظفي التسجيل، والمتطوعين، وأفراد الضيافة.
• حل مشكلات الضيوف بسرعة مع الحفاظ على الاحترافية والسرية.
• ضمان الامتثال لبروتوكولات الفعالية، والمتطلبات الأمنية، ومعايير الخدمة.
• إعداد تقارير ما بعد الفعالية، ومراجعات تشغيلية، وتوصيات للتحسين المستمر.

المؤهلات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في إدارة الفعاليات، أو إدارة الضيافة، أو السياحة، أو إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 7-10 سنوات في إدارة الضيوف، أو البروتوكول، أو الضيافة، أو عمليات الفعاليات.
• خبرة مثبتة في تنفيذ المؤتمرات الدولية، والقمم، والمنتديات، والمعارض، أو الفعاليات الحكومية.
• خبرة مثبتة في إدارة كبار الشخصيات، والوزراء، وكبار المسؤولين الحكوميين، والدبلوماسيين، وكبار التنفيذيين (C-suite)، والوفود الدولية.
• فهم قوي للبروتوكول الحكومي، والآداب الدبلوماسية، والضيافة التنفيذية.
• خبرة في إدارة أنظمة تسجيل الضيوف واسعة النطاق وعمليات الاعتماد.
• مهارات ممتازة في إدارة أصحاب المصلحة، والتواصل، والتنظيم.
• القدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة فعاليات سريعة الوتيرة.
• إتقان منصات تسجيل الفعاليات وإدارة الضيوف أمر مفضل.
• الاستعداد للسفر والعمل بساعات مرنة أثناء تنفيذ الفعاليات.

الخبرة المفضلة

المرشحون الذين لديهم خبرة في تنفيذ أي مما يلي يحظون بأولوية عالية:

• المؤتمرات الدولية
• القمم الحكومية
• المنتديات الوزارية
• المنتديات الاقتصادية
• المؤتمرات العالمية
• الفعاليات المرتبطة بـ G20 / GCC / الأمم المتحدة
• المراسم الحكومية
• الزيارات الرسمية
• الفعاليات الملكية أو الدبلوماسية
• الفعاليات بحجم إكسبو