يدعم مدير العمليات التنفيذي الرئيس التنفيذي في إدارة الأولويات التنفيذية، وتنسيق الخدمات المشتركة عبر تقنية المعلومات والمالية والقانونية والوظائف الأخرى، والإشراف على العلاقات مع مزودي الخدمات الخارجيين، ومراقبة أداء العقود وتنفيذها. يضمن الدور التنسيق الفعال بين الوظائف المختلفة، ويدعم أنشطة الإدارة ومجلس الإدارة، ويساعد في دفع كفاءة العمليات عبر المنظمة.
المسؤوليات:
- إعداد إحاطات موجزة تحدد الحقائق والافتراضات والخيارات والمخاطر والتوصيات والقرار المطلوب من الرئيس التنفيذي.
- الاحتفاظ بسجل قرارات سري؛ وتأكيد القرارات مع صاحب صلاحية اتخاذ القرار قبل إبلاغها كتعليمات.
- صياغة مراسلات الرئيس التنفيذي ونقاط الحديث والإعلانات الداخلية لموافقة الرئيس التنفيذي.
- إدارة الإيقاع الإداري: جداول الأعمال ومواد الإحاطة ومحاضر الاجتماعات وأصحاب الإجراءات والمواعيد النهائية ومتابعة الاستثناءات.
- التنسيق مع وظائف القيادة المالية وأمن المعلومات والامتثال الجزئية والمتخصصين المدعوين، الذين يحتفظ كل منهم بخط تقاريره ومسؤوليته المهنية الخاصة.
- متابعة قرارات الإدارة حتى الإغلاق وإبلاغ الرئيس التنفيذي بالإجراءات المتأخرة.
- تتبع المخرجات التعاقدية والالتزامات المتكررة والمدخلات المطلوبة ومشكلات الخدمة والتبعيات مع المالية والموارد البشرية والامتثال والقانونية وتقنية المعلومات/الأمن والمزودين الآخرين.
- رفع الاستثناءات غير المحلولة أو الجوهرية على الفور، مع ترك الحكم التقني والالتزامات التعاقدية والقرارات المهنية لأصحابها المعتمدين.
- الاحتفاظ بتقويم للمزودين يتضمن المخرجات الرئيسية ومعالم العقود لإطلاع الرئيس التنفيذي (دون صلاحية تعديل العقود أو الرسوم أو اتفاقيات مستوى الخدمة).
- تنسيق لوجستيات دورة مجلس الإدارة وتقويم الحوكمة وأوراق الإدارة وضبط الإصدارات ومتابعة الإجراءات، وفقاً لتوجيهات الرئيس التنفيذي.
- دعم أمين مجلس الإدارة المعين رسمياً. لا يمنح الدور صلاحيات أمين مجلس الإدارة أو أي صلاحية مفوضة من المجلس.
- تنسيق المشاريع والشراكات ومبادرات المنتجات التي يرعاها الرئيس التنفيذي؛ والحفاظ على المعالم وتحديد اختناقات التنفيذ.
- تحسين معلومات الإدارة، وإزالة التقارير غير الضرورية، ودعم سير عمل الأتمتة/الذكاء الاصطناعي المعتمد مع ضوابط التحقق وأمن المعلومات.
المتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو المالية أو الاقتصاد أو القانون أو مجال ذي صلة.
- يُفضل درجة الماجستير في إدارة الأعمال أو درجة ماجستير ذات صلة.
- خبرة مهنية إجمالية تزيد عن 7 سنوات، يُفضل أن تشمل أكثر من عامين في مكتب الرئيس التنفيذي أو الاستراتيجية أو مكتب إدارة المشاريع أو الاستشارات الإدارية أو التنسيق التنفيذي.
- يُفضل الخبرة في صناعة التكنولوجيا المالية أو الخدمات المالية، لكنها ليست إلزامية.
- خبرة في التنسيق التنفيذي وإدارة العقود وإدارة مزودي الخدمات الخارجيين والتنسيق عبر أقسام متعددة.
- القدرة على إدارة العلاقات مع الأقسام الداخلية ومزودي الخدمات الخارجيين وشركاء الأعمال.
- فهم قوي للعمليات التشغيلية وتقارير الإدارة والدعم التنفيذي.
- إجادة ممتازة للغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً.
- خبرة عملية في استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لدعم العمل وتحسين كفاءة العمليات.
- مهارات قوية في التواصل وحل المشكلات والتنظيم وإدارة أصحاب المصلحة.
- مستوى عالٍ من التقدير والنزاهة والسرية.
