الترجمة إلى العربية:
الدور: مساعد تنفيذي ناطق بالبرتغالية (لرئيس تنفيذي / شخص ذو ثروة عالية)
الموقع: جدة، المملكة العربية السعودية (في الموقع)
القطاع: المالية (شركة) – سننظر في المرشحين من أي خلفية صناعية
النوع: دوام كامل
الدور (اقرأ هذا إذا كنت مساعدًا تنفيذيًا حقيقيًا)
هذه ليست وظيفة إدارية لحجز المواعيد والسفر.
نحن نبحث عن مساعد تنفيذي ناطق بالبرتغالية لدعم شخص ذو ثروة عالية (على مستوى رئيس تنفيذي) في شركة مالية. وظيفتك هي حماية وقت الرئيس التنفيذي، والحفاظ على أولويات العمل، والتأكد من عدم إغفال أي أمر مهم.
ستعمل كشريك استراتيجي: حارس هادئ، ومنسق حاد، ومحرك للتنفيذ. إذا كنت من النوع الذي يتوقع التحديات، ويتحدى، ويغلق الحلقات دون أن يُطلب منك، فستحب هذا الدور.
ما ستتولاه
إدارة الجدول الزمني الاستراتيجي
- ترتيب أولويات جدول الرئيس التنفيذي بناءً على تأثير الأعمال (وليس على من يصرخ بأعلى صوت)
- حماية وقت العمل العميق وفترات التفكير الاستراتيجي
- تحدي طلبات الاجتماعات منخفضة القيمة وإعادة هيكلة جداول الأعمال بشكل استباقي
- بناء إيقاع يومي/أسبوعي مثالي ليبقى الرئيس التنفيذي مركزًا على العمل عالي القيمة
التواصل والحراسة
- إدارة الاتصالات الواردة عبر البريد الإلكتروني وواتساب والمكالمات
- تصفية وترتيب أولويات وتوجيه الموضوعات الهامة فقط إلى الرئيس التنفيذي
- صياغة الردود نيابة عن الرئيس التنفيذي عند الاقتضاء (واضحة، مهنية، سريعة)
- الحفاظ على سرعة الردود والمتابعات – لا تراخي
التحضير للاجتماعات والإحاطات
- إعداد إحاطات موجزة قبل الاجتماعات تغطي:
- من سيحضر ولماذا هم مهمون
- الأهداف والنتائج المتوقعة
- نقاط القرار الرئيسية والمخاطر
- التأكد من أن الرئيس التنفيذي يدخل كل اجتماع وهو مستعد تمامًا
المتابعات وتتبع التنفيذ (هذا هو المجال الذي يتميز فيه المساعدون التنفيذيون الممتازون)
- تسجيل القرارات والإجراءات والمسؤولين والمواعيد النهائية
- تتبع التقدم ومتابعة أصحاب المصلحة حتى إنجاز المهمة
- العمل كـ "مدير مشروع شخصي" للرئيس التنفيذي – المساءلة، والوتيرة، والإنجاز
إدارة السفر والخدمات اللوجستية
- تنسيق السفر بغرض العمل والشخصي من البداية إلى النهاية
- إدارة جداول الرحلات والطيران والفنادق والنقل والتأشيرات (إذا لزم الأمر) والخدمات اللوجستية في اللحظة الأخيرة
- توقع الاحتياجات والتعامل مع التغييرات بسلاسة عند تغير الخطط
إدارة المعلومات والتنظيم
- الحفاظ على سجلات منظمة للمستندات وجهات الاتصال والمعلومات الرئيسية
- ضمان استرجاع سريع للبيانات الهامة في أي وقت
الدعم الشخصي (حسب الحاجة)
- إدارة المواعيد الشخصية واختيار المهام الإدارية المتعلقة بنمط الحياة
- إزالة الاحتكاك من الجدول الشخصي للرئيس التنفيذي لحماية تركيزه
ما نبحث عنه
- البرتغالية: طلاقة (تحدثًا وكتابة)
- الإنجليزية: طلاقة
- خبرة من 5 إلى 10+ سنوات كمساعد تنفيذي لدعم المستوى التنفيذي الأعلى (يفضل رئيس تنفيذي)
- الخلفية: يمكن أن تكون من أي قطاع (الخبرة المالية ميزة إضافية، وليست مطلوبة)
- ملكية عالية واستباقية: تتوقع الاحتياجات وتتحمل مسؤولية النتائج
- حكم قوي: تستطيع التمييز بين العاجل والمهم واتخاذ القرارات بتوجيه محدود
- منظم للغاية مع اهتمام حاد بالتفاصيل
- حذر وجدير بالثقة: السرية أمر غير قابل للتفاوض
- هادئ تحت الضغط، يركز على الحلول أولاً، ومريح في العمل بسرعة
كيف سيتم قياس النجاح (مؤشرات الأداء الرئيسية)
- وقت الرئيس التنفيذي محمي ومحسّن (الحفاظ على العمل العميق)
- عدد أقل من الاجتماعات والمقاطعات غير الضرورية
- إحاطات اجتماعات عالية الجودة باستمرار
- معدل متابعة وتنفيذ قوي عبر أصحاب المصلحة
- زيادة واضحة في إنتاجية وتركيز الرئيس التنفيذي
