مساعد تنفيذي

نبحث عن مساعد تنفيذي عالي التنظيم ومبادر وموثوق لتقديم دعم شامل للمدير العام وفريق القيادة السعودي. في هذا الدور، ستكون شريكًا رئيسيًا في تمكين عمليات القيادة الفعّالة، وضمان التنسيق السلس بين أصحاب المصلحة، ودعم تحقيق أولويات الأعمال ذات التأثير العالي. سيتمتع المرشح المثالي بحضور تنفيذي قوي، وتقدير استثنائي، والقدرة على إدارة الأولويات المعقدة في بيئة ديناميكية وسريعة الخطى.

المسؤوليات الرئيسية

الدعم التنفيذي والمكتبي

تقديم دعم إداري مبادر للمدير العام، بما في ذلك إدارة التقويم والمراسلات والتوثيق والعمليات المكتبية اليومية. إعداد تقارير وعروض تقديمية ومواد مؤسسية عالية الجودة. الحفاظ على أنظمة أرشفة منظمة ودعم الإدارة المكتبية الفعّالة.

تنسيق القيادة وأصحاب المصلحة

العمل كحلقة وصل لفريق القيادة السعودي، وتسهيل التعاون بين الوظائف وأصحاب المصلحة. دعم التواصل والتنسيق مع الشركاء الداخليين والخارجيين. العمل كعضو موثوق وسري في فريق القيادة.

إدارة الاجتماعات والحوكمة

تنسيق اجتماعات القيادة، بما في ذلك جداول الأعمال والمواد والمحاضر وتتبع الإجراءات. دعم مراجعات الأعمال واللقاءات العامة ومنتديات القيادة لضمان التنفيذ الفعّال والمتابعة.

إدارة السفر والمصروفات

إدارة ترتيبات السفر المحلية والدولية والتأشيرات وبرامج الرحلات والإقامة. معالجة المصروفات ودعم تتبع الميزانية والتواصل مع الموردين وفقًا لسياسات الشركة.

الفعاليات والمشاركة

تخطيط وتنفيذ زيارات القيادة وفعاليات الموظفين وأنشطة المشاركة. تنظيم جميع زيارات فريق الإدارة العليا إلى السعودية وجميع جلسات فريق القيادة السعودي خارج الموقع/جلسات بناء الفريق. تنسيق الزيارات القيادية الإقليمية والعالمية بوعي ثقافي قوي ومهنية عالية.

السرية والامتثال

التعامل مع المعلومات الحساسة بتقدير ومهنية. ضمان الامتثال لسياسات الشركة وعملياتها ومعاييرها الإدارية.

المشاريع والتحسين المستمر

دعم المشاريع الخاصة ومبادرات التحسين التشغيلي. الاستفادة من الأدوات الرقمية ومنصات التعاون لتعزيز الكفاءة وطرق العمل. مشاريع إضافية: الشراكة مع الموارد البشرية في مبادرات التطوير التنظيمي والتصميم لدعم برامج تطوير الموظفين التي تعزز القدرات التنظيمية وتدعم النمو الوظيفي طويل الأمد.

• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دعم كبار التنفيذيين (مستوى مدير أول / تنفيذي).

• خبرة مثبتة في الإدارة التنفيذية وإدارة المكاتب ودعم القيادة.

• مهارات تنظيمية قوية في تحديد الأولويات، مع القدرة على إدارة متطلبات متعددة ومتنافسة.

• مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة، مع قدرات قوية في إشراك أصحاب المصلحة.

• إتقان متقدم لأدوات Microsoft Office (Outlook وWord وExcel وPowerPoint) ومنصات التعاون الرقمية.

• خبرة مثبتة في:

• إدارة التقويم والسفر المعقدة (بما في ذلك التأشيرات)

• تخطيط الفعاليات وتنسيقها

• إدارة المصروفات وتتبع الميزانية

• مستوى عالٍ من النزاهة والتقدير والمهنية.

• اهتمام قوي بالتفاصيل وقدرة على حل المشكلات والقدرة على توقع الاحتياجات.

• الوعي الثقافي والقدرة على العمل عبر فرق ومناطق جغرافية متنوعة.

المهارات المطلوبة:

• القدرة على التكيف، التواصل، تخطيط الفعاليات، العلاقات الشخصية، تنظيم الاجتماعات، Microsoft Outlook، الإدارة المكتبية، تحديد الأولويات، إعداد التقارير والتحليل، الجدولة