مدير تنفيذي مساعد / موظف استقبال

المسؤوليات الرئيسية

الاستقبال والتنسيق المكتبي

• استقبال الزوار وضمان تجربة أمامية احترافية وودية
• إدارة المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والشحنات
• تنسيق قاعات الاجتماعات ودخول الضيوف وتقديم المرطبات
• الإشراف على منطقة الاستقبال والمناطق المشتركة
• العمل كنقطة الاتصال الأولى للاستفسارات المكتبية العامة
• التواصل مع إدارة المرافق وتقنية المعلومات وإدارة المبنى عند الحاجة

دعم المساعد التنفيذي (لثلاثة مدراء تنفيذيين)

• إدارة الجداول الزمنية والاجتماعات وحجوزات القاعات
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية
• إعداد جداول الأعمال والمستندات والعروض التقديمية الأساسية
• التعامل مع حجوزات السفر وبرامج الرحلات
• إدارة النفقات والفواتير والتقارير الأساسية
• متابعة الإجراءات والمواعيد النهائية لضمان استمرارية العمل
• العمل كنقطة اتصال موثوقة لأصحاب المصلحة

الإدارة والتنظيم

• الحفاظ على أنظمة حفظ ملفات منظمة (رقمية وورقية)
• دعم الإجراءات اللوجستية لتأهيل الموظفين الجدد
• المساعدة في المشاريع العرضية والمهام الإدارية
• الحفاظ على السرية التامة في جميع الأوقات

المهارات والخبرة

أساسي

• خبرة في دور استقبال أو مساعد تنفيذي أو دعم مكتبي
• القدرة على التواجد في المكتب يومياً
• مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت
• تواصل كتابي وشفهي واضح
• ثقة في التعامل مع كبار أصحاب المصلحة والزوار
• معرفة عمل جيدة ببرامج Outlook وWord وExcel وTeams (وConcur)

مستحسن

• خبرة في دعم عدة مدراء تنفيذيين
• خبرة في بيئة الشركات أو بيئة الخدمات المهنية
• إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية

توقعات أسلوب العمل

• عملي واستباقي
• موثوق وحريص على السرية
• مرتاح في التنقل بين المهام
• سعيد بالتواجد في المكتب كحضور مرئي

أساسي

• خبرة في دور استقبال أو مساعد تنفيذي أو دعم مكتبي
• القدرة على التواجد في المكتب يومياً
• مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت
• تواصل كتابي وشفهي واضح
• ثقة في التعامل مع كبار أصحاب المصلحة والزوار
• معرفة عمل جيدة ببرامج Outlook وWord وExcel وTeams (وConcur)

مستحسن

• خبرة في دعم عدة مدراء تنفيذيين
• خبرة في بيئة الشركات أو بيئة الخدمات المهنية
• إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية