منسق مشروع (سعودي الجنسية فقط)

"ديسيما إنترناشونال هي شركة خدمات مهنية، تقدم خدمات إدارة المشاريع والرقابة للعملاء في الولايات المتحدة والشرق الأوسط. مهمتنا هي أن نصبح مزود الخدمات المهنية الرائد في جميع القطاعات الصناعية التي نعمل فيها. ولتحقيق ذلك، أسس مؤسسو ديسيما إنترناشونال صيغة بسيطة لكنها قوية:

التعامل مع كل ارتباط مع العميل كـشراكة، وخلق بيئة تجذب أكثر المهنيين موهبة وتسمح لهم بالازدهار، وتنظيم النمو للحفاظ على التميز في معايير خدمتنا.

 

نظرة عامة على الدور

نبحث عن مساعد إداري مبادر ومنظم ويهتم بالتفاصيل لدعم الأنشطة الإدارية والتشغيلية اليومية لمكتبنا في المملكة العربية السعودية.

سيساعد المرشح الناجح في ضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة من خلال تنسيق الجداول الزمنية، وإدارة الوثائق والمراسلات، ودعم الاجتماعات وترتيبات السفر، والحفاظ على سجلات المكتب، ومساعدة الأقسام المختلفة في المتطلبات الإدارية العامة.

يتطلب هذا الدور مهارات قوية في التنظيم والتواصل والمتابعة وتعدد المهام، إلى جانب موقف مهني وموجه نحو الخدمة.

المسؤوليات الرئيسية

• تقديم الدعم الإداري اليومي للإدارة والفرق الداخلية.
• إدارة التقويمات والمواعيد والاجتماعات والجداول الزمنية حسب الحاجة.
• تنسيق قاعات الاجتماعات وإعداد مواد الاجتماعات ودعم الاجتماعات الداخلية والخارجية.
• التعامل مع المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات واستفسارات المكتب العامة باحترافية.
• إعداد وتنسيق وتنظيم وصيانة الوثائق والتقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات والسجلات الإدارية.
• الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والورقية بدقة.
• تنسيق ترتيبات سفر العمل، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل والوثائق ذات الصلة عند الحاجة.
• دعم شراء مستلزمات المكتب وتتبع المخزون والتنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات.
• المساعدة في الفواتير وطلبات الشراء ووثائق المصروفات والسجلات الإدارية الأساسية الأخرى.
• تنسيق خدمات البريد والتسليمات والوثائق الواردة والصادرة.
• دعم أنشطة تأهيل الموظفين الجدد، بما في ذلك تجهيز محطات العمل والوثائق والتنسيق مع الأقسام المعنية.
• مساعدة الموارد البشرية والعمليات والمالية والأقسام الأخرى في المهام الإدارية حسب الحاجة.
• الحفاظ على معايير المكتب والمساعدة في ضمان بقاء مكان العمل منظماً ومهنياً.
• متابعة الإجراءات الإدارية الموكلة وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.
• التعامل مع معلومات الشركة والموظفين السرية بتقدير.
• دعم فعاليات الشركة والاجتماعات وأنشطة الموظفين ومبادرات المكتب الأخرى عند الحاجة.

المؤهلات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو التجارة أو مجال ذي صلة.
• خبرة 2-4 سنوات في دور مساعد إداري أو مدير مكتب أو مساعد تنفيذي أو دور مشابه.
• يُفضل الخبرة السابقة في بيئة خدمات مهنية أو هندسية أو إنشائية أو استشارية أو متعددة الجنسيات.
• إجادة قوية في مايكروسوفت أوفيس، خاصة Outlook وWord وExcel وPowerPoint.
• مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي باللغتين الإنجليزية والعربية.
• مهارات جيدة في التنظيم وإدارة الوقت.
• اهتمام قوي بالتفاصيل والقدرة على الحفاظ على سجلات دقيقة.
• القدرة على إدارة أولويات متعددة والمتابعة بفعالية.
• مظهر مهني وأسلوب تواصل احترافي.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بشكل مناسب.

الكفاءات الرئيسية

• التنظيم والتخطيط
• الاهتمام بالتفاصيل
• مهارات التواصل والتعامل مع الآخرين
• المتابعة والمساءلة
• إدارة الوقت
• حل المشكلات
• تعدد المهام وتحديد الأولويات
• المهنية والتقدير
• القدرة على التكيف
• العمل الجماعي والتوجه نحو الخدمة

الملف المفضل

المرشح المثالي هو شخص منظم للغاية ومتجاوب ومبادر، وليس شخصاً ينتظر أن يُوجَّه في كل مهمة. يجب أن يكون مرتاحاً في دعم أصحاب مصلحة متعددين، والمتابعة المستمرة، وإدارة الأولويات المتغيرة، والحفاظ على تنظيم الأنشطة الإدارية في بيئة مهنية سريعة الخطى.

ديسيما إنترناشونال هي صاحب عمل يوفر تكافؤ الفرص وملتزم بسلامة ورفاهية الجميع. سيُمنح جميع المتقدمين المؤهلين اعتباراً للتوظيف دون النظر إلى العرق أو الدين أو العقيدة أو اللون أو الأصل القومي أو النسب أو الجنس (بما في ذلك الحمل أو الولادة أو الرضاعة الطبيعية أو الحالات الطبية المتعلقة بالحمل أو الولادة أو الرضاعة الطبيعية) أو العمر أو الحالة الطبية أو الحالة الزوجية أو حالة الشريك المنزلي أو التوجه الجنسي أو الجنس أو الهوية الجنسية أو التعبير الجنسي أو حالة التحول الجنسي أو الإعاقة العقلية أو الإعاقة الجسدية أو المعلومات الوراثية أو الحالة العسكرية أو حالة المحارب القديم أو المواطنة أو حالة الدخل المنخفض أو أي وضع أو خاصية أخرى محمية بموجب القانون المعمول به."