أخصائي - تسليم

الغرض من الوظيفة:

يتولى أخصائي التسليم إدارة النقل النهائي للوحدات العقارية المكتملة من شركة البحر الأحمر (RSG) إلى المشتري، مع ضمان الجودة، والتعامل مع المستندات، وتنسيق فرق العمل (القانونية، والمالية، والصيانة)، وإجراء عمليات التفتيش، وحل المشكلات الطارئة، وضمان تجربة عملاء سلسة واحترافية، تشمل التواصل، وحل المشكلات، والاهتمام بالتفاصيل. سيكون التركيز على بناء علاقات دائمة، وتعزيز الثقة، والحفاظ على معايير عالية من الخدمة والكفاءة. يكون بمثابة نقطة الاتصال الرئيسية للعملاء خلال عملية التسليم، مع ضمان معالجة استفساراتهم بسرعة وبشكل احترافي ووفقًا لرضاهم.

المسؤوليات الرئيسية:

• تطوير والحفاظ على علاقات بناءة وتعاونية مع العملاء.
• التفاعل مع العملاء باحترافية ولباقة عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والرسائل والتواصل المباشر.
• التحقيق في شكاوى واستفسارات العملاء وحلها.

إدارة العمليات:

• تنسيق وإدارة عملية تسليم الوحدات العقارية من البداية إلى النهاية، بدءًا من عمليات الفحص ما قبل التسليم وحتى التوقيع النهائي.

الاتصال بالعملاء:

• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية، وإبقاء العملاء على اطلاع، ومعالجة استفساراتهم، وإدارة شكاواهم، وتقديم تجربة احترافية.

ضمان الجودة:

• إجراء عمليات التفتيش ما قبل التسليم (للكشف عن العيوب)، وضمان مطابقة الوحدات لمعايير الجودة، والمتابعة لإصلاح العيوب.

المستندات:

• إدارة ومعالجة مستندات التسليم، وجمع الموافقات الموقعة، وضمان اكتمال جميع الأوراق القانونية والفنية وأرشفتها.

التنسيق الداخلي:

• التنسيق مع فرق عمليات المبيعات والمبيعات والقانونية والمالية لضمان انسجام جميع الأقسام للإنجاز في الوقت المحدد.

إعداد التقارير:

• إعداد تقارير عن تقدم عمليات التسليم ومراجعات الأعمال.
• ضمان حفظ سجلات دقيقة لجميع المعلومات المتعلقة بالعملاء والعقود والاتفاقيات والمراسلات في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بالشركة.
• الالتزام باللوائح والقوانين والمعايير وأفضل الممارسات المعمول بها والاطلاع عليها باستمرار.
• التنسيق مع الجهات الحكومية المحلية والممثلين القانونيين.
• أداء و/أو توجيه المهام الإدارية اليومية.
• إنشاء وتوزيع والتوقيع على المستندات المتعلقة بخدمات التسليم.

التطوير الاستراتيجي

• إعداد التقارير والإحصائيات لمدير التسليم.

القيادة

• تزويد العملاء بالإرشادات حول إجراءات التعامل مع الشكاوى وتصعيدها.

إدارة المستندات

• إدارة وتحميل جميع السجلات والمعلومات ذات الصلة إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) بما يتماشى مع سياسات وإجراءات التحكم في المستندات الخاصة بالشركة، بما في ذلك جميع مراسلات العملاء.
• ضمان تخزين الوثائق بشكل آمن وصيانتها بطريقة منظمة.

عمليات التفتيش والتسليم

• التنسيق مع مدير التسليم وفرق عمليات المبيعات لضمان تسليم الوحدات العقارية للعملاء بسلاسة وفي الوقت المحدد.
• التنسيق مع الأقسام المعنية لضمان معالجة جميع العيوب والمشكلات حتى حلها الكامل.

التقارير – عمليات التفتيش والتسليم

• إعداد تقارير تلخص الوحدات المسلمة للعملاء حسب المشروع.
• إنتاج تقارير تفصيلية عن العيوب لكل وحدة ولكل مشروع.
• تتبع حالة إنجاز إصلاح العيوب وإعداد التقارير عنها.
• تقديم أي تقارير إضافية حسب ما يطلبه الإدارة.
• التنسيق مع مدير التسليم وفريق عمليات المبيعات لضمان تسليم الوحدات العقارية للعملاء بسلاسة وفي الوقت المحدد.

الاتصالات وعلاقات العمل:

داخلياً:

• مدير التسليم، وعمليات المبيعات، ومدير عمليات المبيعات السكنية فيما يتعلق بالمراحل الرئيسية، والقضايا المحتملة، وحل المشكلات. التنسيق مع جميع وظائف فريق عمليات المبيعات لضمان تقديم الخدمات للعملاء بنجاح.

خارجياً:

• أي أطراف خارجية مطلوبة لأداء الدور بما في ذلك الجهات الرسمية، والبنوك، وغيرها، بالتنسيق الدقيق مع مدير التسليم ومدير عمليات المبيعات.

الأطراف / الحدود وسلطة اتخاذ القرار:

• مدير عمليات المبيعات السكنية، ومدير التسليم، وفريق عمليات المبيعات.
• العمل ضمن السياسات والإجراءات التي توافق عليها الإدارة.
• إدارة تسليم الوحدات للعملاء، وتقديم مجموعة واسعة من الخدمات للعملاء.
• تحويل قرارات الإحالة إلى مدير التسليم والمدير حسب الحاجة.

المؤهلات / المهارات / الخبرة:

• درجة البكالوريوس أو ما يعادلها من كلية / جامعة معترف بها.
• مؤهل مهني في الهندسة المدنية أو الكهربائية أو الميكانيكية أو خدمة العملاء أو ما شابه.
• المعرفة والفهم لعملية التطوير العقاري وعمليات التسليم.
• يجب أن يكون لديه خبرة لا تقل عن 3 سنوات، منها سنتين على الأقل في دور إداري أو تحكمي مع خلفية في خدمة العملاء / العمليات والإدارة في شركة عقارية / تطوير.
• خبرة في تقديم خدمة العملاء للعملاء في المشاريع السكنية (ما قبل التسليم وما بعده).
• قدرة واضحة على حل النزاعات.
• مهارات اتصال فعالة واتخاذ قرار.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Word و Excel و PowerPoint.
• مهارات متقدمة في Excel لإنشاء لوحات التحكم والمتتبعات وتحليل البيانات وإعداد التقارير.
• مهارات في PowerPoint لإعداد العروض التقديمية الاحترافية والتقارير الإدارية الموجزة.
• إجادة استخدام Aconex للتحكم في المستندات والتحميلات وسير العمل والإرساليات والتتبع.

الصفات الشخصية:

• الحافز لتقديم خدمة عملاء استثنائية باستمرار.
• مهارات استثنائية في التعامل مع الآخرين والتفاوض وحل النزاعات.
• قدرة طبيعية على تنمية وبناء علاقات طويلة الأمد.
• قدرات مثبتة في التخطيط والتنظيم.
• مستوى عالٍ من المظهر الشخصي.
• يتحدث العربية والإنجليزية.

الموقع: موقع البحر الأحمر بالقرب من أملج