الوصف الوظيفي
المنصب
- الإشراف على جميع جوانب علاقات الضيوف وتوجيهها لتحقيق أقصى درجات رضا الضيوف.
الأدوار والمسؤوليات الرئيسية
- تجسيد وإبراز أهداف الشركة وفلسفتها ورؤيتها ورسالتها وقيمها الأساسية.
- الالتزام بمعايير المظهر العامة للشركة في جميع الأوقات.
- أن يكون مصدراً مستمراً للمعلومات والمساعدة والدعم لجميع الضيوف.
- إعداد جداول المناوبات الأسبوعية.
- الإشراف على موظفي علاقات الضيوف.
- إبقاء المدير المباشر على اطلاع كامل بجميع المشاكل أو الأمور غير المعتادة ذات الأهمية. التواصل والتنسيق بشكل دائم مع المدير المباشر.
- الحفاظ على قنوات اتصال وتنسيق وتغذية راجعة مفتوحة وشفافة مع الإدارات ذات الصلة لضمان التعامل مع طلبات وشكاوى العملاء بفعالية وكفاءة.
- إجراء جولات تفتيشية على الغرف / معاينة الموقع وتجهيز غرف خاصة لكبار الشخصيات.
- مرافقة جميع الضيوف القادمين إلى أجنحتهم الخاصة.
- مرافقة الضيوف الخارجيين إلى وجهاتهم.
- مرافقة الضيوف المغادرين إلى وسائل النقل الخاصة بهم.
- فحص جميع غرف كبار الشخصيات قبل وصولهم والتأكد من الحفاظ على المستوى الصحيح (التخصيصات، ووسائل الراحة، والطلبات الخاصة).
- الترحيب بجميع ضيوف الإقامة شخصياً.
- الترويج لمبيعات الفنادق الداخلية والمرافق المتوفرة في الفندق.
- التعامل مع شكاوى وملاحظات الضيوف وفقاً لمعايير فنادق "سوفيتيل" مع ضمان اتخاذ الإجراءات اللازمة والمتابعة والتوثيق.
- استكمال قائمة المغادرة لليوم التالي والتواصل مع الضيوف من كبار الشخصيات لترتيب أي مستلزمات ضرورية.
- تحقيق أقصى درجات رضا الضيوف من خلال الاهتمام الشخصي والاستقبال اللطيف والسريع لجميع ضيوف الإقامة.
- ضمان حصول أعضاء النادي بشكل مستمر على جميع المزايا، وحصول الضيوف المتكررين وكبار الشخصيات الآخرين على تقدير وخدمة خاصة.
- التنسيق الوثيق مع مكتب الكونسيرج والبتلر ونادي سوفيتيل بشأن فعاليات الفندق، والعروض الترويجية للمطاعم، ومتطلبات الليموزين، والطلبات أو التحضيرات الخاصة لكبار الشخصيات.
- إعداد الكتيبات الإرشادية قبل وصول الضيوف والتحقق من نظام المعلومات عند الحاجة.
- الحفاظ على تواصل وثيق مع كونسيرج المطار ومكتب الاستقبال بخصوص الوافدين الجدد والمغادرين.
- تحديث وصيانة نظام سجل تاريخ الضيوف بكفاءة.
- إعداد طلبات توريد وتوزيع وسائل الراحة في الوقت المناسب.
- ضمان الحفاظ على نظافة وترتيب مكتب علاقات الضيوف والبهو الرئيسي في جميع الأوقات.
- حضور الاجتماعات والإحاطات اليومية والشهرية لتسهيل التواصل وسير العمل بسلاسة.
- الالتزام بجميع السياسات والإجراءات.
- الإلمام الكامل بمعايير فنادق "سوفيتيل".
- أداء المهام ذات الصلة والمشاريع الخاصة التي يكلف بها من قبل الإدارة العليا.
المؤهلات
الصفات الشخصية
- مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفهي باللغة الإنجليزية.
- القدرة على بناء علاقات طيبة مع الزملاء والموظفين الإداريين.
- القدرة على العمل بتعاون مع زملاء العمل كجزء من فريق متعدد الثقافات.
- القدرة على التركيز على احتياجات الضيوف مع الحفاظ على الهدوء واللباقة في جميع الأوقات.
- القدرة على تعزيز العلاقات الإيجابية مع الضيوف والزبائن.
- القدرة على إصدار الأحكام السليمة عند التعامل مع الضيوف الصعبين.
المؤهلات العلمية
- شهادة جامعية من كلية السياحة وإدارة الفنادق.
الخبرة
- خبرة لا تقل عن 3 - 5 سنوات في مجال ذي صلة، على أن تتضمن سنتين على الأقل في منصب إشرافي.
