موظف استقبال

بصفتك واجهة Gartner، سيقوم موظف الاستقبال باستخدام المهارات التنظيمية ومهارات التعامل مع الآخرين للتعاون مع جميع الزملاء والعملاء. التواصل: تعزيز وترسيخ علاقات قوية مع العملاء عند وصولهم إلى منطقة الاستقبال. الرد على الهاتف بطريقة واضحة وإيجابية ومهنية لضمان خدمة عملاء جيدة لجميع الاستفسارات. ضمان الترحيب بجميع الزوار لمبنى Gartner، والتأكد من احتياجاتهم، ومساعدتهم بمعلومات عامة أو تحويلهم إلى الشخص المناسب. ضمان التزام جميع الزوار والزملاء بنظام إدارة الزوار. ضمان ومساعدة الزملاء على الالتزام بالمنصات التقنية المختلفة التي يتم إدخالها في Gartner للمساحات المكتبية ونظام الأمن. العمل كحلقة التواصل المركزية بين جميع الزملاء والزوار لمكتب Gartner وفريق العقارات. تنسيق عمليات المكتب: تنسيق تعيين الموظفين الجدد وإنهاء الخدمة وإجراء التعريفات وإعداد حزم الترحيب وتخصيص الخزائن وبطاقات الدخول للمبنى. معالجة فواتير الموردين ضمن Coupa. معالجة وتنسيق طلبات البريد السريع والبريد العادي. معالجة بطاقات العمل وشارات أسماء الموظفين وطلبات الطباعة الأخرى ودعمها. معالجة وتنسيق جميع طلبات الضيافة - تقديم الطعام وإعداد القاعات. تدقيق مستلزمات المكتب ومسؤولية الشراء والتخزين الفعّال لمستلزمات المكتب والمطبخ. فهم تشغيل وصيانة المعدات مثل آلات القهوة وغسالات الأطباق وأجهزة الميكروويف والثلاجات وغيرها. العمل الجماعي: تقديم الدعم الاحتياطي ضمن الهيكل الوظيفي وأداء مهام عضو آخر من فريق GRE في حالة الغياب أو المرض لضمان استمرارية الخدمة لجميع الزوار والزملاء. العمل عن كثب مع فريق العقارات لتقديم الخدمات بفعالية من مكتب الاستقبال. بالإضافة إلى ذلك، يساهم موظف الاستقبال في الإدارة الفعّالة لعمليات المكتب (جدولة الصيانة والعناية بالمكتب ومظهره). التواصل والتشبيك: التشاور مع الزملاء والعملاء/الزوار الخارجيين لـ Gartner لتحقيق أهداف وغايات هذا المنصب وتقديم خدمة شاملة لعملائنا. العمل عن كثب مع إدارة المبنى والموردين الآخرين والفرق لعمليات المكتب اليومية. رفع التذاكر عند الاقتضاء. تقديم الخدمة: المسؤولية عن تقديم مستويات عالية من العناية بالعملاء وتقديم الخدمات ضمن منطقة الاستقبال ومناطق المكتب المشتركة. التنسيق بشأن طلبات الزملاء لتقديم دور داعم لأنشطتهم المكتبية واستخدامهم للمرافق. الحفاظ على منطقة الاستقبال والمكتب في حالة نظيفة وعملية وآمنة. المساعدة في تنسيق وتنظيف مناطق المطبخ/المخزن والمعدات للاستخدام اليومي، بما في ذلك إعادة تخزين المخزن والعناصر الاستهلاكية الأخرى حسب الحاجة. العناية بقاعات الاجتماعات - يجب أن تكون قاعات الاجتماعات متاحة بعد كل استخدام. يجب تجديد جميع القاعات وإعادة الكراسي إلى مواضعها والتحقق من أنشطة التنظيف والصيانة الأخرى. الاجتهاد في الفحص والتسجيل والتصعيد والحل. تحديد أنشطة التنظيف والإصلاح والصيانة وتسجيلها يوميًا. اتباع الجدول الزمني للإجراءات اليومية والأدلة وقوائم التحقق. إظهار فهم إدارة علاقات العملاء ودمجها في دور موظف الاستقبال لتعزيز رضا العملاء بالخدمات المقدمة.

مهارات تواصل شفهية وكتابية جيدة. إجادة مستوى MS Word و Excel أمر أساسي. تُفضَّل الخبرة السابقة في الاستقبال وتنسيق المكاتب. الخبرات من الفنادق والمطاعم وشركات الطيران ستضيف نقاط قوة لهذا الدور. الاستقبال وخدمات العملاء وخدمات المسافرين وغيرها ميزة عالية. خبرة مُثبتة في مبادرات التحسين المستمر. أسلوب هاتفي ممتاز ومهارات التعامل مع الآخرين والتواصل. المبادرة والقدرة على العمل بشكل مستقل بأقل توجيه. منظم للغاية ومتعاون بمستوى عالٍ من المرونة وأخلاقيات عمل قوية. القدرة على تعدد المهام وترتيب الأولويات والعمل لساعات إضافية حسب الحاجة في بيئة سريعة الوتيرة. الحفاظ على مستوى عالٍ من النزاهة عند الإشراف على المستندات والمعلومات السرية. شخصية ودودة وواثقة. القدرة على التفاعل بفعالية مع جميع المستويات في الفريق.