مساعد تنفيذي

"مسؤول عن تقديم الدعم الإداري والتنفيذي عالي المستوى، بما في ذلك إدارة الاتصالات، وتنسيق الجداول الزمنية والاجتماعات، وإجراء البحوث، وإعداد التقارير والعروض التقديمية، ومعالجة طلبات المعلومات، والإشراف على الوظائف الإدارية العامة وحفظ السجلات.

الدعم التنفيذي وإدارة الاتصالات - العمل كنقطة الاتصال الأساسية بين مكتب المدير العام وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وضمان تواصل واضح ومهني وفي الوقت المناسب - فرز وترتيب أولويات وإدارة المكالمات الواردة والمراسلات والمستندات؛ والرد بشكل مستقل حيثما كان ذلك مناسباً وتصعيد المسائل الحرجة مع التوصيات - مراجعة المستندات الرئيسية وإحاطة المدير العام بالأولويات والمخاطر والإجراءات المطلوبة

الاجتماعات والفعاليات وتنسيق المشاريع - تنظيم وتنسيق والمشاركة في الاجتماعات، وضمان إدارة جداول الأعمال والمواد والمتابعات بفعالية - التخطيط وإدارة الفعاليات والارتباطات على المستوى التنفيذي حسب الحاجة - تنسيق وتسهيل زيارات الضيوف كبار الشخصيات وأصحاب المصلحة إلى المنظمة - التخطيط والتنظيم وتنفيذ التوجيهات والمهام الخاصة نيابة عن المدير العام - المساعدة في العروض التقديمية والتقارير والمستندات الأخرى حسب الحاجة

إشراك أصحاب المصلحة وإدارة العلاقات - بناء والحفاظ على علاقات مهنية قوية مع الإدارة العليا والشركاء الخارجيين والعملاء - التواصل بفعالية عبر الإدارات ومع الكيانات الخارجية (العملاء والموردين والشركاء) نيابة عن المدير العام - العمل كسفير وقدوة تمثل المجموعة بمهنية على أعلى المستويات

إعداد التقارير والبحوث والدعم الاستراتيجي - إعداد التقارير والعروض التقديمية ومواد الإحاطة حسب ما يطلبه المدير العام - إجراء البحوث وجمع البيانات، بما في ذلك التقارير التحليلية والإحصائية

إدارة التقويم والسفر والشؤون الإدارية - إدارة تقويم المدير العام وجدولة المواعيد وضمان إدارة الوقت المثلى - تنسيق ترتيبات السفر بما في ذلك مسارات الرحلة والخدمات اللوجستية وتتبع النفقات بالتعاون مع الإدارات المعنية - أداء المهام المكتبية العامة مثل طلب اللوازم والحفاظ على أنظمة إدارة السجلات"