مدير العطاءات

ملخص الدور:

سيعمل مدير العطاءات بشكل تعاوني مع مدير تطوير الأعمال وأعضاء الفريق الآخرين لتعزيز قدرة الشركة على الفوز بالعطاءات في المملكة العربية السعودية ومنطقة الخليج. سيكون الدور الأساسي لمدير العطاءات هو التخطيط والإنتاج والإدارة لعروض ومناقصات ومواد عروض تقديمية متكاملة وشاملة وجذابة وقادرة على المنافسة، ووثائق التأهيل المسبق، وذلك لخدمات إدارة البرامج وإدارة المشاريع وإدارة الإنشاءات وغيرها من خدمات الاستشارات الإنشائية المتخصصة ضمن أسواق المباني والبنية التحتية في المملكة العربية السعودية. سيكون مدير العطاءات مسؤولاً أيضاً عن بعض أنشطة التوظيف / البحث عن مرشحين للعروض كما هو موضح أدناه.

خط الإبلاغ: مدير تطوير الأعمال.

المسؤوليات الرئيسية:

تحليل وثائق استبيان التأهيل المسبق / طلب العطاء وتحديد متطلبات التقديم.
جدولة جلسات إحاطة مع مدير تطوير الأعمال للحصول على التوجيه حول استراتيجيات ومواضيع الفوز، وخطط التشبيك، والمعلومات المطلوبة.
إعداد مصفوفة مسؤوليات العطاء وتعميمها على أعضاء الفريق.
إعداد وجدولة مواعيد تقديم العروض وتعميمها، بما في ذلك معالم المراجعة، وتواريخ قطع المدخلات والمواعيد النهائية الرئيسية.
تتبع حالة المعلومات المطلوبة من الآخرين وضمان الرد في الوقت المناسب.
تسهيل عقد اجتماعات انطلاق العروض وجلسات المراجعة.
تعميم وثائق التأهيل المسبق / طلبات العطاء على الإدارات / أعضاء الفريق المعنيين للمراجعة والتعليقات.
جمع وتجميع الاستفسارات ما قبل العطاء للحصول على الموافقة وإرسالها في الوقت المناسب للعملاء.
تعميم متطلبات التوظيف والمؤهلات على فريق التوظيف للبحث عن سير ذاتية مناسبة وفقاً لمتطلبات التأهيل المسبق / طلب العطاء.
البحث في قاعدة البيانات عن سير ذاتية للمرشحين المناسبين بما يتوافق مع متطلبات التوظيف.
إعداد الأجزاء غير التقنية من العروض (خطاب الغلاف، الملخص التنفيذي، معلومات الشركة، وثائق التسجيل، الشهادات، القدرات، البيانات المالية، خبرات المشاريع، السير الذاتية والأقسام والنماذج غير التقنية الأخرى).
تنسيق إعداد الأجزاء التقنية من العروض مع أعضاء الفريق الآخرين (فهم المشروع، النهج والمنهجية، هياكل تنظيم المشروع، جدول نشر الفريق، جدول زمني للمشروع والأقسام التقنية الأخرى).
إجراء بحث عن المعلومات والمواد و/أو المراجع من خلال قاعدة بيانات الشركة وأعضاء الفريق الآخرين.
المساعدة في تنسيق المدخلات والردود في الوقت المناسب من الشركاء و/أو الاستشاريين الفرعيين.
جمع جداول التسعير المعتمدة لإعداد العرض التجاري.
إعداد قوالب التقديم والمواضيع الرسومية.
إنتاج العروض الفنية والتجارية الكاملة، ووثائق التأهيل المسبق بالشكل النهائي.
الحصول على الموافقات اللازمة قبل أي تقديم.
إدارة لوجستيات التقديم (عبر الإنترنت و/أو نسخ ورقية) وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية للتقديم.
المساعدة في أنشطة ما بعد العطاء (التوضيحات، العروض المنقحة، مقابلات وعروض تقديمية ما بعد العطاء للعملاء، إلخ).
إعداد مواد العروض التقديمية العامة، وبيانات القدرات، ورسائل التعبير عن الاهتمام.
الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة لأوراق وملفات تعريف مشاريع الشركة.
التواصل مع فرق الشركة المحلية والدولية لجمع المعلومات ذات الصلة.
إدارة والتحكم والحفاظ على نظام منظم وحديث لإدارة وثائق تطوير الأعمال والعروض، وقاعدة البيانات، والمراجع والمواد.
إدارة والتحكم والحفاظ على حسابات التسجيل والتقديم عبر الإنترنت للشركة لدى العملاء.
مواكبة متطلبات التقديم عبر الإنترنت و/أو التسجيل.
ضمان أن عروض ومناقصات التأهيل المسبق والعروض التقديمية تكون متكاملة وشاملة وجذابة وقادرة على المنافسة.
ضمان الامتثال لأفضل ممارسات إدارة تطوير الأعمال والعروض.
المساهمة في التحسين المستمر لممارسات وعمليات وإجراءات إدارة تطوير الأعمال والعروض في الشركة.

المؤهلات:

درجة البكالوريوس في الهندسة المعمارية، الهندسة، إدارة الإنشاءات، التسويق، إدارة الأعمال، الصحافة، اللغة الإنجليزية أو مجال ذي صلة.
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في كتابة العروض وتحريرها وإدارتها.
خبرة في صناعة الهندسة والإنشاءات والبناء، وخاصة في إدارة وإعداد العروض الكبيرة لخدمات إدارة البرامج والمشاريع والإنشاءات.
سجل حافل في إنتاج وإدارة عروض ناجحة برسوم استشارية تزيد عن 10 ملايين دولار أمريكي.
خبرة في المملكة العربية السعودية أو منطقة الخليج.
الخبرة والمعرفة في التوظيف واختيار السير الذاتية للمرشحين تعتبر ميزة إضافية.
خبرة في إنتاج وإدارة عروض القطاع الحكومي والقطاع الخاص.
خبرة عمل سابقة مع شركات إدارة المشاريع والاستشارات والهندسة ذات السمعة الطيبة.
القدرة على التنسيق والتعاون مع فرق متعددة التخصصات والوظائف.
الفهم والمعرفة لدورة حياة تطوير الأعمال وفق منهجية شيبلي.
إتقان حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، بوربوينت، إكسل). المعرفة بحزمة أدوبي الإبداعية (إن ديزاين، أكروبات برو، فوتوشوب) تعتبر ميزة إضافية.
مهارات قوية في إدارة الوقت وتحديد الأولويات: القدرة على التخطيط والإنتاج والإدارة لعدة عروض أو مهام في وقت واحد ضمن مواعيد نهائية ضيقة.
مهارات تنظيمية وإدارة وثائق قوية.
انتباه شديد للتفاصيل.
مهارات كتابة وتحرير قوية. إتقان اللغة الإنجليزية أمر ضروري. اللغة العربية تعتبر ميزة إضافية.
مهارات الكتابة التقنية تعتبر ميزة إضافة.
مهارات اتصال وعرض تقديمي قوية.
توجه فطري للإبداع، التصميم، رواية القصص، تصميم القصص المصورة والتسويق.