مدير وثائق

مسؤول توثيق المستندات مسؤول عن إدارة وتتبع وحفظ وصيانة وثائق المشروع لضمان تنفيذ عمليات التحكم في المستندات بشكل صحيح عبر المشروع. يدعم هذا الدور فريق المشروع من خلال ضمان تسجيل جميع المستندات الواردة والصادرة وتوزيعها وتخزينها وأرشفتها وفقًا لإجراءات المشروع ومعايير التحكم في المستندات ضمن نطاق عمل بارسونز.

ما الذي سوف تقوم به:

• مسح المستندات إلكترونيًا لتوزيعها كنسخ رقمية بصيغة PDF على المستلمين المحددين ورفعها إلى نظام إدارة العقود الخاص بالعميل.
• الحفاظ على مكتبة مرجعية من النسخ الورقية لجميع الوثائق لضمان سهولة وسرعة استرجاع المعلومات.
• استخدام أحدث إصدار من برنامج بريمافيرا لإدارة العقود للتحكم في حالة مستندات العقد وتحديثها.
• إعداد وتسجيل المراسلات والتقارير وطلبات الدفع وأوامر التغيير والتعليمات الموقعية وقوائم الملاحظات وتقارير عدم المطابقة باستخدام برنامج بريمافيرا لإدارة العقود.
• تتبع وتحديث حالة ومتابعة المستندات المقدمة وتقارير السلامة وطلبات التغيير ومحاضر اجتماعات الموقع والصور الفوتوغرافية للتقدم وقضايا العقود والمخططات.
• إنتاج تقارير دورية عن الإجراءات والردود المعلقة على المراسلات من خلال برنامج بريمافيرا لإدارة العقود.
• ضمان استخدام النماذج والتقارير الموحدة للعميل المتوفرة في برنامج بريمافيرا لإدارة العقود بالتنسيق مع نظام التشغيل والصيانة الخاص بهيئة الأشغال العامة.
• ضمان التكامل مع نظام التشغيل والصيانة من جميع أصحاب المصلحة في المشروع: هيئة الأشغال العامة - شركات إدارة المشاريع - المقاولون.

دبلوم أو درجة البكالوريوس في أي مجال

خبرة لا تقل عن 5 سنوات في التحكم في المستندات وتتبعها، بما في ذلك 3 سنوات على الأقل في استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية، ويفضل أن يكون برنامج بريمافيرا لإدارة العقود.

معرفة وخبرة واسعة في التحكم في المستندات من مرحلة بدء المشروع حتى مراحل الإغلاق، باستخدام الأنظمة المحوسبة (بريمافيرا لإدارة العقود/أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية)، ضمن إطار وظيفة خدمات مشاريع متكاملة للإدارة الفعالة للمشاريع المتزامنة.

إتقان اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.

مهارات حاسوبية جيدة.

مهارات تنظيمية قوية ومهارات إدارة الوقت.

الاهتمام بالتفاصيل والدقة في إدارة المستندات.

القدرة على العمل بفعالية في بيئة فريق عمل.

مهارات تواصل قوية للتنسيق مع مختلف أصحاب المصلحة.

الإلمام بمعايير وممارسات صناعة البناء أو الهندسة.