مدير العطاءات

ملخص الدور:

سيعمل مدير العطاءات بشكل تعاوني مع مدير تطوير الأعمال وأعضاء الفريق الآخرين لتعزيز قدرة الشركة على الفوز بالعطاءات في المملكة العربية السعودية ومنطقة الخليج. ستكون المهمة الأساسية لمدير العطاءات هي التخطيط والإنتاج والإدارة للمقترحات ووثائق التأهيل المسبق ومواد العروض التقديمية التي تتميز بـ 4C (مطابقة للمتطلبات، شاملة، مقنعة، وقادرة على المنافسة)، وذلك في مجالات إدارة البرامج، وإدارة المشاريع، وإدارة الإنشاءات، وخدمات الاستشارات الإنشائية المتخصصة الأخرى ضمن أسواق المباني والبنية التحتية في المملكة العربية السعودية. سيكون مدير العطاءات مسؤولاً أيضاً عن بعض أنشطة التوظيف / البحث عن المرشحين للمقترحات كما هو موضح أدناه.

خط الإبلاغ: مدير تطوير الأعمال.

المسؤوليات الرئيسية:

تحليل وثائق استبيان التأهيل المسبق (PQQ) / طلب تقديم العرض (RFP) وتحديد متطلبات التقديم.
جدولة جلسات إحاطة مع مدير تطوير الأعمال للحصول على التوجيه حول استراتيجيات وموضوعات الفوز، وخطط التشكيل الفريقي، والمدخلات المطلوبة.
إعداد مصفوفة مسؤوليات العطاء وتعميمها على أعضاء الفريق.
إعداد وجدولة مواعيد تقديم العطاءات وتعميمها، بما في ذلك معالم المراجعة، وتواريخ قطع المدخلات والمواعيد النهائية الرئيسية.
تتبع حالة المدخلات المطلوبة من الآخرين وضمان الرد في الوقت المناسب.
تسهيل عقد اجتماعات انطلاق المقترحات وجلسات المراجعة.
تعميم وثائق استبيان التأهيل المسبق / طلب تقديم العرض على الإدارات / أعضاء الفريق المعنيين للمراجعة والتعليقات.
جمع وتجميع الاستفسارات ما قبل العطاء للحصول على الموافقة وإرسالها في الوقت المناسب للعملاء.
تعميم متطلبات التأهيل للكوادر على فريق التوظيف للبحث عن السير الذاتية المناسبة وفقاً لمتطلبات استبيان التأهيل المسبق / طلب تقديم العرض.
البحث في قاعدة البيانات عن السير الذاتية للمرشحين المناسبين بما يتوافق مع متطلبات الكوادر.
إعداد الأجزاء غير التقنية من العروض المقدمة (خطاب الغلاف، الملخص التنفيذي، معلومات الشركة، وثائق التسجيل، الشهادات، القدرات، البيانات المالية، خبرات المشاريع، السير الذاتية والأقسام والنماذج غير التقنية الأخرى).
تنسيق إعداد الأجزاء التقنية من العروض المقدمة مع أعضاء الفريق الآخرين (فهم المشروع، النهج والمنهجية، هياكل تنظيم المشروع، جدول نشر الفريق، جدول زمني للمشروع والأقسام التقنية الأخرى).
إجراء بحث عن المعلومات والمواد و/أو المراجع من خلال قاعدة بيانات الشركة وأعضاء الفريق الآخرين.
المساعدة في تنسيق المدخلات والردود في الوقت المناسب من الشركاء و/أو الاستشاريين الفرعيين.
جمع أوراق التسعير المعتمدة لإعداد العرض التجاري.
إعداد قوالب التقديم والمواضيع الرسومية.
إنتاج المقترحات الفنية والتجارية الكاملة، ووثائق التأهيل المسبق بالشكل النهائي.
الحصول على الموافقات اللازمة قبل أي تقديم.
إدارة لوجستيات التقديم (عبر الإنترنت و/أو نسخة ورقية) وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية للتقديم.
المساعدة في أنشطة ما بعد العطاء (التوضيحات، العروض المقدمة المنقحة، مقابلات وعروض تقديمية ما بعد العطاء للعملاء، إلخ).
إعداد مواد العروض التقديمية العامة، وبيانات القدرات، وتعبيرات الاهتمام.
الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة لأوراق وملفات تعريف مشاريع الشركة.
التواصل مع فرق الشركة المحلية والدولية لجمع المعلومات ذات الصلة.
إدارة والتحكم والحفاظ على نظام منظم وحديث لإدارة وثائق تطوير الأعمال والمقترحات، وقاعدة البيانات، والمراجع والمواد.
إدارة والتحكم والحفاظ على حسابات التسجيل والتقديم عبر الإنترنت للشركة مع العملاء.
مواكبة متطلبات التقديم عبر الإنترنت و/أو التسجيل.
ضمان أن تكون عروض المقترحات والتأهيل المسبق والعروض التقديمية متسمة بـ 4C (مطابقة للمتطلبات، شاملة، مقنعة، وقادرة على المنافسة).
ضمان الامتثال لأفضل ممارسات إدارة تطوير الأعمال والمقترحات.
المساهمة في التحسين المستمر لممارسات وعمليات وإجراءات إدارة تطوير الأعمال والمقترحات في الشركة.

المؤهلات:

درجة البكالوريوس في الهندسة المعمارية، الهندسة، إدارة الإنشاءات، التسويق، إدارة الأعمال، الصحافة، اللغة الإنجليزية أو مجال ذي صلة.
5+ سنوات من الخبرة في كتابة وتحرير وإدارة المقترحات.
خبرة في صناعة الهندسة والإنشاءات والبناء (AEC)، وخاصة في إدارة وإعداد المقترحات الكبيرة لخدمات إدارة البرامج، وإدارة المشاريع، وإدارة الإنشاءات.
سجل حافل في إنتاج وإدارة مقترحات ناجحة تزيد رسومها الاستشارية عن 10+ مليون دولار أمريكي.
خبرة في المملكة العربية السعودية أو منطقة الخليج.
الخبرة والمعرفة في التوظيف واختيار السير الذاتية للمرشحين تعتبر ميزة إضافية.
خبرة في إنتاج وإدارة مقترحات القطاع الحكومي والقطاع الخاص.
خبرة عمل سابقة مع شركات إدارة المشاريع والإنشاءات (PMC) والشركات الهندسية ذات السمعة الطيبة.
القدرة على التنسيق والتعاون مع فرق متعددة التخصصات والوظائف.
الفهم والمعرفة بدورة حياة تطوير الأعمال وفق منهجية شيبلي.
إتقان حزمة برامج Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel). إتقان حزمة Adobe Creative Suite (InDesign, Acrobat Pro, Photoshop) يعتبر ميزة إضافية.
مهارات قوية في إدارة الوقت وتحديد الأولويات: القدرة على التخطيط والإنتاج والإدارة لعدة عروض تقديمية أو مهام في وقت واحد ضمن مواعيد نهائية ضيقة.
مهارات تنظيمية قوية ومهارات في إدارة الوثائق.
الاهتمام الشديد بالتفاصيل.
مهارات كتابة وتحرير قوية. إجادة اللغة الإنجليزية أمر ضروري. اللغة العربية تعتبر ميزة إضافية.
مهارات الكتابة التقنية تعتبر ميزة إضافية.
مهارات اتصال وعرض تقديمي قوية.
توجه فطري نحو الإبداع، التصميم، رواية القصص، تصميم القصص المصورة والتسويق.