مدير العطاءات

ملخص الدور:

سيعمل مدير العطاءات بشكل تعاوني مع مدير تطوير الأعمال وأعضاء الفريق الآخرين لتعزيز قدرة الشركة على الفوز بالعطاءات في المملكة العربية السعودية ومنطقة الخليج. ستكون المهمة الأساسية لمدير العطاءات هي التخطيط والإنتاج والإدارة للمقترحات والمستندات المؤهلة ومواد العروض التقديمية التي تتميز بـ 4C (مطابقة للمتطلبات، شاملة، مقنعة، وقادرة على المنافسة)، وذلك في مجالات إدارة البرامج وإدارة المشاريع وإدارة الإنشاءات وخدمات الاستشارات الإنشائية المتخصصة الأخرى ضمن أسواق المباني والبنية التحتية في السعودية. سيكون مدير العطاءات مسؤولاً أيضاً عن بعض أنشطة التوظيف / البحث عن المرشحين للمقترحات كما هو موضح أدناه.

خط الإبلاغ: مدير تطوير الأعمال.

المسؤوليات الرئيسية:

تحليل استبيان التأهيل المسبق (PQQ) / مستندات طلب العرض (RFP) وتحديد متطلبات التقديم.
جدولة جلسات إحاطة مع مدير تطوير الأعمال للحصول على التوجيه حول استراتيجيات ومواضيع الفوز، وخطط التشبيك، والمُدخلات المطلوبة.
إعداد مصفوفة مسؤوليات العطاء وتعميمها على أعضاء الفريق.
إعداد وجدولة مواعيد تقديم العروض وتعميمها، بما في ذلك معالم المراجعة، وتواريخ قطع المدخلات والمواعيد النهائية الرئيسية.
تتبع حالة المدخلات المطلوبة من الآخرين وضمان الردود في الوقت المناسب.
تسهيل عقد اجتماعات انطلاق المقترحات وجلسات المراجعة.
تعميم استبيانات التأهيل المسبق / طلبات العروض على الإدارات / أعضاء الفريق المعنيين للمراجعة والتعليقات.
جمع وتجميع الاستفسارات قبل العطاء للحصول على الموافقة وإرسالها في الوقت المناسب للعملاء.
تعميم متطلبات التوظيف والمؤهلات على فريق التوظيف للبحث عن السير الذاتية المناسبة وفقاً لمتطلبات PQQ/RFP.
البحث في قاعدة البيانات عن السير الذاتية للمرشحين المناسبين بما يتوافق مع متطلبات التوظيف.
إعداد الأجزاء غير الفنية من العروض (خطاب الغلاف، الملخص التنفيذي، معلومات الشركة، مستندات التسجيل، الشهادات، القدرات، البيانات المالية، خبرات المشاريع، السير الذاتية والأقسام والنماذج غير الفنية الأخرى).
تنسيق إعداد الأجزاء الفنية من العروض مع أعضاء الفريق الآخرين (فهم المشروع، النهج والمنهجية، هياكل تنظيم المشروع، جدول نشر الفريق، جدول زمني للمشروع والأقسام الفنية الأخرى).
إجراء بحث عن المعلومات والمواد و/أو المراجع من خلال قاعدة بيانات الشركة وأعضاء الفريق الآخرين.
المساعدة في تنسيق المدخلات والردود في الوقت المناسب من الشركاء و/أو الاستشاريين الفرعيين.
جمع أوراق التسعير المعتمدة لإعداد العرض التجاري.
إعداد قوالب التقديم والمواضيع الرسومية.
إنتاج المقترحات الفنية والتجارية الكاملة، ومستندات التأهيل المسبق بالصيغة النهائية.
الحصول على الموافقات اللازمة قبل أي تقديم.
إدارة لوجستيات التقديم (عبر الإنترنت و/أو نسخة ورقية) وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية للتقديم.
المساعدة في أنشطة ما بعد العطاء (التوضيحات، العروض المنقحة، مقابلات وعروض تقديمية ما بعد العطاء للعميل، إلخ).
إعداد مواد العروض التقديمية العامة، وبيانات القدرات، وتعبيرات الاهتمام.
الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة لأوراق وملفات تعريف مشاريع الشركة.
التواصل مع فرق الشركة المحلية والدولية لجمع المعلومات ذات الصلة.
إدارة والتحكم والحفاظ على نظام منظم وحديث لإدارة مستندات تطوير الأعمال والمقترحات، وقاعدة البيانات، والمراجع والمواد.
إدارة والتحكم والحفاظ على حسابات التسجيل والتقديم عبر الإنترنت للشركة مع العملاء.
مواكبة متطلبات التقديم عبر الإنترنت و/أو التسجيل.
ضمان أن تكون مقترحات وعروض التأهيل المسبق والعروض التقديمية متسمة بـ 4C (مطابقة للمتطلبات، شاملة، مقنعة، وقادرة على المنافسة).
ضمان الامتثال لأفضل ممارسات إدارة تطوير الأعمال والمقترحات.
المساهمة في التحسين المستمر لممارسات وعمليات وإجراءات إدارة تطوير الأعمال والمقترحات في الشركة.

المؤهلات:

درجة البكالوريوس في الهندسة المعمارية، الهندسة، إدارة الإنشاءات، التسويق، إدارة الأعمال، الصحافة، اللغة الإنجليزية أو مجال ذي صلة.
5+ سنوات من الخبرة في كتابة وتحرير وإدارة المقترحات.
خبرة في صناعة الهندسة والإنشاءات والبناء (AEC)، وخاصة في إدارة وإعداد المقترحات الكبيرة لخدمات إدارة البرامج والمشاريع والإنشاءات.
سجل حافل في إنتاج وإدارة مقترحات ناجحة تزيد قيمتها الاستشارية عن 10+ مليون دولار أمريكي.
خبرة في المملكة العربية السعودية أو دول الخليج.
الخبرة والمعرفة في التوظيف واختيار السير الذاتية للمرشحين تعتبر ميزة إضافية.
خبرة في إنتاج وإدارة مقترحات القطاع الحكومي والقطاع الخاص.
خبرة عمل سابقة مع شركات إدارة المشاريع والاستشارات (PMC) والشركات الهندسية المرموقة.
القدرة على التنسيق والتعاون مع فرق متعددة التخصصات والوظائف.
الفهم والمعرفة بدورة حياة تطوير الأعمال وفق منهجية شيبلي.
إتقان حزمة برامج Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel). إتقان حزمة Adobe Creative Suite (InDesign, Acrobat Pro, Photoshop) يعتبر ميزة إضافية.
مهارات قوية في إدارة الوقت وتحديد الأولويات: القدرة على التخطيط والإنتاج والإدارة لعدة عروض أو مهام في وقت واحد ضمن مواعيد نهائية ضيقة.
مهارات تنظيمية قوية ومهارات في إدارة المستندات.
اهتمام شديد بالتفاصيل.
مهارات كتابة وتحرير قوية. إتقان اللغة الإنجليزية أمر ضروري. اللغة العربية تعتبر ميزة إضافية.
مهارات الكتابة التقنية تعتبر ميزة إضافية.
مهارات اتصال وعرض تقديمي قوية.
توجه فطري نحو الإبداع، التصميم، رواية القصص، تصميم القصص المصورة والتسويق.