مدير مكتب الاستقبال

تقديم التقارير إلى المدير العام، تشمل المسؤوليات والوظائف الأساسية ما يلي على سبيل المثال لا الحصر:

• تقديم خدمة مهنية وودودة وجذابة باستمرار
• قيادة وإدارة جميع جوانب قسم مكتب الاستقبال وضمان اتباع جميع معايير الخدمة
• تعظيم إيرادات الغرف من خلال المشاركة في اجتماعات إدارة العائدات وتنفيذ استراتيجيات وممارسات إدارة الإيرادات المتفق عليها ودعمها
• التعامل مع استفسارات النزلاء والرد بسرعة، مع تسجيلها وإخطار الجهات المعنية
• عقد اجتماعات قسمية منتظمة
• إدارة ميزانية القسم
• الموازنة بين احتياجات العمليات والإدارة والزملاء
• مساعدة النزلاء فيما يتعلق بمرافق الفندق بطريقة مفيدة وغنية بالمعلومات
• اتباع سياسات القسم وإجراءاته ومعايير الخدمة
• اتباع جميع سياسات السلامة
• مهام أخرى يتم تكليفها
• الوصول إلى مكان العمل في الوقت المحدد بالزي الرسمي الكامل ومستعدًا بالأدوات وجميع المعدات اللازمة للخدمة
• مراجعة حالات الوصول المتوقعة لليوم الحالي والتحقق من جميع حجوزات كبار الشخصيات والطلبات الخاصة لضمان تسجيلها مسبقًا وحجزها بشكل صحيح وإخطار الأقسام الأخرى بتخصيص الغرف
• مراجعة توفر الغرف والتحقق من حالة المغادرة يوميًا
• نقل جميع المعلومات ذات الصلة إلى موظفي مكتب الاستقبال، ومشرف الوردية التالي، ومساعد مدير مكتب الاستقبال، وجميع المناطق ذات الصلة في قسم الغرف
• الإشراف على موظفي مكتب الاستقبال وتدريبهم وتوجيههم لضمان التسلسل الصحيح للأحداث لتسجيل الوصول والمغادرة المناسبين للنزلاء
• تخصيص فترات الراحة والمهام المحددة المتعلقة بالائتمان والعناوين المفقودة وطباعة بطاقات التسجيل وتسجيل النزلاء وإدخال مفاتيحهم وإنشاء حزم تسجيل الوصول وترحيل الرسوم والنظافة العامة وتنظيم مكتب الاستقبال
• إدارة مستويات التوظيف مع تقلب الإشغال
• الأولوية القصوى هي دفع المعايير أثناء التواجد في الميدان مع موظفي مكتب الاستقبال
• عند مراقبة الموظفين، ضمان تسجيل وصول ومغادرة وخدمة هاتفية فعالة للنزلاء. ضمان إتمام واجباتهم وفقًا للسياسات والإجراءات والمعايير المقررة
• التعامل مع أي تحديات قد تنشأ من النزلاء
• حل أي فرصة للنزلاء لضمان رضاهم التام. ثم استخدام الفرصة كأداة تدريب لموظفي مكتب الاستقبال حتى لا تتكرر المشكلة
• خلق بيئة ترحيبية لجميع النزلاء والزبائن؛ ضمان تحية جميع النزلاء أثناء وجودهم في الردهة سواء شفهيًا أو بصريًا. قبول طلبات النزلاء بخصوص التعامل مع الأمتعة وتخزينها وتوصيل الأغراض. الحفاظ على جميع سجلات اليوميات، مع إبقائها دقيقة ومحدثة ومنظمة
• حل مخاوف النزلاء والموظفين بسرعة وبطريقة مفيدة لجميع المعنيين
• عقد اجتماعات ما قبل الوردية يوميًا
• المشاركة في التدريب المستمر للموظفين لتحسين الأداء المستمر. تقدير الأداء المتميز من قبل موظفي الخدمة والتعامل مع التأديب وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية
• فحص زيّ الموظفين ومناطق القسم التشغيلية من حيث النظافة والتنظيم، وتصحيح ذلك حسب الضرورة وإبلاغ التوقعات المتعلقة بهذه المناطق للموظفين
• قبول الدفع لحسابات النزلاء سواء في وقت تسجيل الوصول أو عند المغادرة
• الحفاظ على صندوق نقدي للفندق وإيداع وتقديم تقرير دقيق عن الإيرادات يوميًا
• صرف الشيكات وتبادل العملات للنزلاء
• الحفاظ على سجل يومي لجميع فرص النزلاء مع خطوات الإجراء التصحيحي
• متابعة أي مواقف لم يتم حلها في الوقت المناسب ونقل المعلومات المناسبة إلى المدراء الآخرين للتعامل معها
• عند الضرورة، المساهمة بنشاط في التشغيل الناجح للمنتجع من خلال وضع علامات على أمتعة النزلاء والتعامل معها و/أو تخزينها أو توصيل أغراض النزلاء عند الطلب
• دعم موظفي حمل الأمتعة والبوابين ومواقف السيارات وموظفي الكونسيرج حسب الحاجة

الجنسية السعودية إلزامية

• درجة البكالوريوس في إدارة الضيافة أو مجال ذي صلة
• خبرة مثبتة كمدير مكتب استقبال أو في دور إشرافي مماثل
• مهارات ممتازة في التواصل والقيادة
• قدرات قوية في التنظيم وتعدد المهام
• الإلمام ببرامج إدارة الفنادق
• خبرة سابقة في العمل مع نظام Opera أو نظام ذي صلة
• قدرات قوية في التعامل مع الآخرين وحل المشكلات
• إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية