مساعد مدير مكتب الاستقبال

دعم إدارة فريق مكتب الاستقبال

يستخدم مهارات التعامل مع الآخرين ومهارات التواصل لقيادة الآخرين والتأثير عليهم وتشجيعهم؛ يدعو إلى اتخاذ قرارات مالية/تجارية سليمة؛ يُظهر الصدق والنزاهة؛ يقود بالقدوة.

يشجع ويبني الثقة المتبادلة والاحترام والتعاون بين أعضاء الفريق.

يعمل كقدوة لإظهار السلوكيات المناسبة.

يدعم جميع العمليات اليومية.

يفهم مناصب الموظفين جيدًا بما يكفي لأداء الواجبات في غياب الموظفين.

يدرب الموظفين ويوجههم ويشجعهم.

يتعامل مع أسئلة الموظفين واستفساراتهم ومخاوفهم.

يدعم جميع مناطق مكتب الاستقبال في غياب مدير مكتب الاستقبال أو مدير مكتب الواجهة.

يوجه عمليات نوبات عمل مكتب الاستقبال اليومية.

يوصل توقعات الأداء إلى الموظفين وفقًا للتوصيف الوظيفي لكل منصب.

مراقبة ودعم التقدم نحو أهداف خدمة الضيوف ومكتب الاستقبال

يدير العمليات اليومية، مما يضمن الجودة والمعايير وتلبية توقعات العملاء على أساس يومي.

يضع أهدافًا وخططًا محددة لتحديد الأولويات وتنظيم وإنجاز العمل.

يتعامل مع الشكاوى، ويحل النزاعات، ويعالج التظلمات والصراعات، أو يتفاوض مع الآخرين.

يشارك في اجتماعات الإدارة ويواصل توصيل رسالة واضحة ومتسقة بشأن أهداف مكتب الاستقبال لتحقيق النتائج المرجوة.

يسعى لتحسين أداء الخدمة.

يشرف على مستويات التوظيف لضمان تلبية احتياجات خدمة الضيوف والاحتياجات التشغيلية والأهداف المالية.

يدرب الموظفين على الالتزام بجميع سياسات وإجراءات الائتمان لتقليل الديون المعدومة والخصومات.

يشرف على إجراءات البيع في نفس اليوم لتعظيم إيرادات الغرف وإشغال العقار.

يفهم تأثير عمليات مكتب الاستقبال على الأهداف والغايات المالية العامة للعقار.

ضمان خدمة عملاء استثنائية

يقدم خدمات تتجاوز التوقعات لرضا العملاء والاحتفاظ بهم.

يحسّن الخدمة من خلال التواصل مع الأفراد ومساعدتهم على فهم احتياجات الضيوف، وتقديم التوجيه والملاحظات والتدريب الفردي عند الحاجة.

يضع مثالًا إيجابيًا للعلاقات مع الضيوف.

يمكّن الموظفين من تقديم خدمة عملاء ممتازة ضمن الإرشادات.

يتعامل مع مشاكل الضيوف وشكاواهم ويطلب المساعدة من المشرف عند الضرورة.

يتفاعل مع الضيوف للحصول على ملاحظات حول جودة المنتج ومستويات الخدمة.

إدارة المشاريع والسياسات

تنفيذ برنامج التعرف على العملاء/الخدمة، والتواصل وضمان سير العملية.

يساعد في مراجعة بطاقات التعليقات ونتائج رضا الضيوف مع الموظفين.

يضمن حصول الموظفين على المستلزمات والزي الرسمي المناسب.

يساعد في استخدام نظام تتبع معلومات الضيوف لضمان تطبيق برنامج ناجح للتعرف على الضيوف المتكررين للتعرف على تفضيلات الضيوف والمساعدة في حل المشكلات.

دعم التعامل مع أنشطة الموارد البشرية

تحديد الاحتياجات التطويرية للآخرين وتدريبهم وإرشادهم أو مساعدتهم بطرق أخرى لتحسين معارفهم أو مهاراتهم.

تقديم التوجيه والإرشاد للمرؤوسين، بما في ذلك وضع معايير الأداء ومراقبة الأداء.

تقديم ملاحظات للأفراد بناءً على ملاحظة سلوكيات الخدمة.

المشاركة في برنامج مستمر لتكريم الموظفين.

إجراء التدريب عند الاقتضاء.

المشاركة في عملية تقييم أداء الموظفين.

مسؤوليات إضافية

تقديم المعلومات للمشرفين والزملاء والمرؤوسين عبر الهاتف أو كتابيًا أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا.

تحليل المعلومات وتقييم النتائج لاختيار أفضل حل وحل المشكلات.

إبلاغ و/أو تحديث المديرين التنفيذيين والأقران والمرؤوسين بالمعلومات ذات الصلة في الوقت المناسب.

أداء جميع الواجبات في مكتب الاستقبال حسب الضرورة.

فهم وظائف عمليات فريق حمل الأمتعة والمقسم المركزي وخدمة الكونسيرج/خدمة الضيوف.

الامتثال لسياسات وإجراءات منع الخسائر.

التعليم والخبرة

شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (GED)؛ سنتان من الخبرة في خدمة الضيوف أو مكتب الاستقبال أو مجال مهني ذي صلة.

أو

درجة جامعية لمدة سنتين من جامعة معتمدة في إدارة الفنادق والمطاعم أو الضيافة أو إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة؛ لا تتطلب خبرة عمل.