موظف استقبال نادي الغولف

المسؤوليات والواجبات

عمليات مكتب الاستقبال:

• الترحيب بالأعضاء والضيوف والزوار عند وصولهم إلى النادي، وضمان انطباع أولي ودود ومهني.
• إدارة عمليات تسجيل الدخول والخروج للأعضاء والضيوف، وضمان اتباع جميع الإجراءات اللازمة.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وإدارتها، ورسائل البريد الإلكتروني، والاتصالات الأخرى، وتوجيه الاستفسارات إلى الأقسام أو الأشخاص المناسبين.
• التعامل مع الحجوزات وال bookings، والتي قد تشمل أوقات اللعب، وحجوزات تناول الطعام، وتسجيلات الفعاليات، وضمان المعالجة الدقيقة وفي الوقت المناسب.

خدمة العملاء:

• تقديم خدمة عملاء استثنائية من خلال تلبية احتياجات الأعضاء والضيوف واستفساراتهم ومخاوفهم بسرعة وفعالية.
• مساعدة الأعضاء والضيوف بمعلومات حول مرافق النادي وخدماته وفعالياته، وضمان حصولهم على تجربة إيجابية.
• التعامل مع الشكاوى والمشكلات بلباقة ومهنية، وتصعيد الأمور إلى الإدارة عند الضرورة.

الدعم الإداري:

• الحفاظ على منطقة الاستقبال، وضمان نظافتها وتنظيمها وتزويدها بالمواد اللازمة، مثل الكتيبات ونماذج العضوية.
• معالجة المدفوعات مقابل الخدمات والعضويات والمعاملات الأخرى المتعلقة بالنادي، وضمان الدقة وحفظ السجلات بشكل صحيح.
• المساعدة في المهام الإدارية مثل الأرشفة وإدخال البيانات والحفاظ على سجلات الأعضاء، وضمان السرية والدقة.
• التنسيق مع الأقسام الأخرى، مثل متجر الغولف والمطاعم والفعاليات، لتسهيل العمليات السلسة والتواصل.

دعم تنسيق الفعاليات:

• تقديم الدعم لفعاليات النادي من خلال المساعدة في تأكيدات الحضور وقوائم الضيوف والتفاصيل اللوجستية الأخرى حسب الحاجة.
• إبلاغ الأعضاء والضيوف بتفاصيل الفعاليات، وتزويدهم بجميع المعلومات اللازمة والإجابة على أي أسئلة.
• المساعدة في تجهيز الفعاليات وتفكيكها عند الحاجة، وضمان تجهيز كل شيء وفقاً لمعايير النادي.

التواصل وإدارة المعلومات:

• الحفاظ على معرفة محدثة بفعاليات النادي والعروض الترويجية والخدمات لإبلاغ الأعضاء والضيوف بفعالية.
• إدارة لوحات التواصل والشاشات الرقمية في النادي، وضمان أن المعلومات حديثة ومعروضة بدقة.
• التعامل مع توزيع البريد والطرود للأعضاء والموظفين، وضمان التسليم الفوري.

الأمن والسلامة:

• مراقبة والتحكم في الوصول إلى النادي، وضمان دخول الأفراد المصرح لهم فقط إلى المبنى.
• اتباع بروتوكولات وإجراءات الأمن لضمان سلامة وخصوصية الأعضاء والضيوف والموظفين.
• الإبلاغ عن أي نشاط مشبوه أو مخاوف أمنية إلى السلطات المختصة أو إدارة النادي.

التقارير

سيقدم موظف الاستقبال تقاريره مباشرة إلى مدير المكتب الأمامي و/أو مساعد المدير العام، وسيعمل عن كثب مع الأقسام الأخرى، بما في ذلك خدمات العضوية والفعاليات ومتجر الغولف، لضمان العمليات السلسة وتجربة عضوية متكاملة. قد يتلقى موظف الاستقبال أيضاً التوجيه والإرشاد من الإدارة العليا، لا سيما في التعامل مع الضيوف المميزين أو الفعاليات الخاصة.

مطلوب شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ المؤهلات الإضافية في الضيافة أو خدمة العملاء تعتبر ميزة إضافية.

خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في دور موظف استقبال أو مكتب أمامي أو خدمة عملاء، ويفضل في بيئة ضيافة فاخرة أو فندق أو نادٍ حصري.

خبرة في أنظمة الحجوزات وأنظمة نقاط البيع (POS) والإجراءات المحاسبية الأساسية.

إجادة استخدام حزمة Microsoft Office (Word وExcel وOutlook) والإلمام ببرامج المكتب الأمامي أو أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM).

قدرات تنظيمية قوية ومهارات تعدد المهام، مع الاهتمام بالتفاصيل في جميع المهام.

المهارات الشخصية:

مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة، مع أسلوب أنيق ومهني.

مهارات تعامل قوية، مع القدرة على التفاعل بفعالية مع مجموعة متنوعة من الأعضاء والضيوف والموظفين.

مستوى عالٍ من التقدير والنزاهة والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية بعناية.

الكفاءات

التميز في خدمة العملاء - يُظهر التزاماً قوياً بتقديم خدمة استثنائية للأعضاء والضيوف، وضمان تلبية احتياجاتهم بسرعة وفعالية.

التواصل - يمتلك مهارات تواصل متميزة، شفهية وكتابية، مع القدرة على نقل المعلومات بوضوح ومهنية.

المهنية - يحافظ على معيار عالٍ من المظهر الشخصي والمهنية في جميع الأوقات، ويمثل قيم النادي وسمعته.

حل المشكلات - قادر على حل المشكلات أو المخاوف التي تنشأ بسرعة وفعالية، وضمان رضا الأعضاء والضيوف.

الاهتمام بالتفاصيل - يضمن الدقة في جميع جوانب عمليات المكتب الأمامي، من التعامل مع الحجوزات إلى معالجة المدفوعات.

التعاون الجماعي - يعمل بفعالية مع الأقسام الأخرى لضمان تجربة متكاملة وسلسة لجميع أعضاء النادي وضيوفه.

القدرة على التكيف - قادر على التعامل مع بيئة سريعة الوتيرة وإدارة مهام متعددة في وقت واحد، وتعديل الأولويات حسب الحاجة.

الوعي الأمني - يُظهر وعياً ببروتوكولات وإجراءات الأمن، وضمان سلامة وخصوصية جميع الأفراد في النادي.