مدير المشتريات

نظرة عامة على المهام والمسؤوليات:

• إعداد وتخطيط وتنفيذ وتقييم مشاريع الشراء (إدارة دورة حياة مشروع الشراء الكاملة من البداية إلى النهاية، بدءًا من تحليل المتطلبات الأولية والتخطيط وصولاً إلى تنفيذ طلبات العروض (RFI/RFP/RFQ) وتقييم ما بعد المشروع)
• التفاوض على العقود: التفاوض على العقود والاتفاقيات مع الموردين (قيادة مفاوضات العقود مع الموردين الرئيسيين، بما يشمل التسعير وشروط الدفع واتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) والتخفيف من المخاطر)
• إدارة الموردين: تحديد وتقييم وإدارة وتطوير العلاقات مع موردينا
• تحليل إنفاق الموردين والسلع وإنشاء خطط شراء استراتيجية
• العمل كشريك الأعمال الرئيسي للشراء لفرق العمليات والمنتجات، وترجمة خططهم واحتياجاتهم إلى استراتيجيات توريد فعالة.
• التعاون مع أصحاب المصلحة الداخليين لفهم احتياجاتهم ومتطلباتهم الشرائية ومواءمة أنشطة الشراء مع أهداف المنظمة مع التركيز بشكل خاص على عمليات المملكة العربية السعودية.

المهام الرئيسية:

1. مشاريع الشراء

• التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين لتحديد مشاريع الشراء
• الاتفاق على الجدول الزمني للمشاريع مع أصحاب المصلحة الداخليين
• إعداد المستندات بما في ذلك اتفاقية عدم الإفصاح ونطاق العمل وسياسة المناقصات وغيرها
• تحديد الموردين المحتملين
• نشر المستندات وتنفيذ عمليات التوريد (طلب عرض أسعار، طلب تقديم عروض، مناقصة، أو ما شابه)
• مقارنة العروض/المقترحات وتقديم نقطة القرار
• دعم أصحاب المصلحة الداخليين في عملية اتخاذ القرار
• ترسية العقد على المورد بما في ذلك المفاوضات النهائية وإبرام العقود

2. إدارة الموردين

• بناء علاقات قوية مع الموردين قائمة على الثقة والشفافية والتعاون. إنشاء قنوات تواصل مفتوحة لتسهيل حل المشكلات والابتكار.
• العمل مع الموردين لتحسين قدراتهم وعملياتهم وأدائهم.
• مراقبة أداء الموردين لضمان استيفائهم لمستويات الخدمة المتفق عليها ومعايير الجودة وجداول التسليم.
• حل المشكلات في حالة النزاعات (مثل التأخر في التسليم أو مخاوف الجودة أو الخلافات حول الشروط التعاقدية)
• تحديد المخاطر المرتبطة بالموردين والتخفيف منها، مثل انقطاعات سلسلة التوريد أو عدم الاستقرار المالي أو العوامل الجيوسياسية.
• التقييم المستمر لتكاليف الموردين والبحث عن فرص لتحسين عمليات الشراء وتقليل النفقات وتحقيق وفورات في التكاليف.
• تحديد فرص تحسين العمليات وتحقيق مكاسب الكفاءة ضمن وظيفة إدارة الموردين

3. تحسينات عملية الشراء

• تحليل العمليات الحالية لتحديد أوجه القصور والعقبات ومجالات التحسين.
• تحديد فرص تحسين العمليات، مثل أتمتة المهام اليدوية وتبسيط سير العمل وتقليل أوقات الدورة والقضاء على الأنشطة المكررة.
• تطوير وتقييم الحلول المحتملة لتحسين العمليات، مثل تنفيذ تقنيات جديدة أو إعادة تصميم سير العمل أو توحيد الإجراءات.
• إدارة عملية التغيير المرتبطة بتنفيذ تحسينات العمليات، بما في ذلك إبلاغ أصحاب المصلحة بالتغييرات ومعالجة المقاومة وتوفير التدريب والدعم
• نشر ثقافة التحسين المستمر من خلال تشجيع التقييم المستمر وتحسين العمليات. التماس الملاحظات من أصحاب المصلحة والبحث بنشاط عن فرص لمزيد من التحسين.
• توثيق العمليات والإجراءات وأفضل الممارسات المحدثة لضمان الاتساق وتسهيل التدريب ودعم نقل المعرفة داخل المنظمة.
• مشاركة الدروس المستفادة وأفضل الممارسات عبر المنظمة لتسهيل التعلم وتكرار تحسينات العمليات الناجحة في مجالات أخرى.

4. تدقيق الاستلام

• جمع البيانات والمستندات ذات الصلة بعملية الاستلام، مثل تقارير الاستلام وأوامر الشراء وإشعارات التعبئة والفواتير وسجلات مراقبة الجودة.
• إجراء فحوصات مادية للبضائع المستلمة للتحقق من كميتها وحالتها ومطابقتها للمواصفات.
• مراجعة مستندات الاستلام لضمان الدقة والاكتمال.
• تقييم جودة البضائع المستلمة لضمان استيفائها لمعايير الجودة والمواصفات الخاصة بالمنظمة.
• مراجعة عمليات وإجراءات الاستلام لضمان الامتثال لسياسات المنظمة ومعايير الصناعة والمتطلبات التنظيمية.
• تقييم أداء البائعين والموردين بناءً على جودة ودقة وتوقيت البضائع المستلمة.
• التحقيق في التناقضات المحددة أثناء التدقيق وحلها، مثل النقص أو الزيادة أو البضائع التالفة أو الشحنات الخاطئة.

المتطلبات:

المهارات:

• التواصل (منفتح وودود، لكن حازم)

• إجادة اللغة الإنجليزية

• فهم عميق لتقنية المعلومات (برامج المكتب، وخاصة Excel، وبرامج إدارة المشاريع، وبرامج التوريد)

• عقلية تحليلية: تستمتع بالتعمق في البيانات (مثل تقارير الإنفاق) وتحديد الأنماط وبناء استراتيجية ملموسة من النتائج التي تتوصل إليها.

• خلفية مالية

• إدارة الموردين / إدارة سلسلة التوريد

• من المفيد امتلاك خبرة في برامج الشراء الرقمية (يفضل Coupa)

• القدرة على العمل في بيئة دولية ذات ثقافات عمل مختلفة

التعليم: درجة البكالوريوس

الخبرة:

• 3-5 سنوات من الخبرة العملية في منصب مشابه -- من المفيد أن يكون قد عمل في صناعة التلفزيون/الترفيه/الرياضة/الفعاليات
• عمليات الشراء والعمليات المالية