مدير العطاءات

ملخص الدور:

سيعمل مدير العطاءات بشكل تعاوني مع مدير تطوير الأعمال وأعضاء الفريق الآخرين لتعزيز قدرة الشركة على الفوز بالعطاءات في المملكة العربية السعودية ومنطقة الخليج. ستكون المهمة الأساسية لمدير العطاءات هي التخطيط والإنتاج والإدارة للمقترحات والمستندات المؤهلة ومواد العروض التقديمية التي تتميز بـ 4C (مطابقة للمتطلبات، شاملة، مقنعة، وقادرة على المنافسة)، وذلك في مجالات إدارة البرامج وإدارة المشاريع وإدارة الإنشاءات وخدمات الاستشارات الإنشائية المتخصصة الأخرى ضمن أسواق المباني والبنية التحتية في السعودية. سيكون مدير العطاءات مسؤولاً أيضاً عن بعض أنشطة التوظيف / البحث عن المرشحين للمقترحات كما هو موضح أدناه.

خط الإبلاغ: مدير تطوير الأعمال.

المسؤوليات الرئيسية:

تحليل استبيان التأهيل المسبق (PQQ) / مستندات طلب العرض (RFP) وتحديد متطلبات التقديم.
جدولة جلسات إحاطة مع مدير تطوير الأعمال للحصول على التوجيه حول استراتيجيات وموضوعات الفوز، وخطط التشكيل الفريقي، والمدخلات المطلوبة.
إعداد مصفوفة مسؤوليات العطاء وتعميمها على أعضاء الفريق.
إعداد وجدولة وقت تقديم العطاءات وتعميمها، بما في ذلك معالم المراجعة، وتواريخ قطع المدخلات والمواعيد النهائية الرئيسية.
تتبع حالة المدخلات المطلوبة من الآخرين وضمان الردود في الوقت المناسب.
تسهيل اجتماعات انطلاق المقترحات وجلسات المراجعة.
تعميم استبيانات التأهيل المسبق / طلبات العروض على الإدارات / أعضاء الفريق المعنيين للمراجعة والتعليقات.
جمع وتجميع الاستفسارات ما قبل العطاء للحصول على الموافقة وإرسالها في الوقت المناسب للعملاء.
تعميم متطلبات التوظيف والمؤهلات على فريق التوظيف للبحث عن السير الذاتية المناسبة وفقاً لمتطلبات استبيان التأهيل المسبق / طلب العرض.
البحث في قاعدة البيانات عن السير الذاتية للمرشحين المناسبين بما يتوافق مع متطلبات التوظيف.
إعداد الأجزاء غير التقنية من التقديمات (خطاب التغطية، الملخص التنفيذي، معلومات الشركة، مستندات التسجيل، الشهادات، القدرات، البيانات المالية، خبرات المشاريع، السير الذاتية والأقسام والنماذج غير التقنية الأخرى).
تنسيق إعداد الأجزاء التقنية من التقديمات مع أعضاء الفريق الآخرين (فهم المشروع، النهج والمنهجية، هياكل تنظيم المشروع، جدول نشر الفريق، جدول وقت المشروع والأقسام التقنية الأخرى).
إجراء بحث عن المعلومات والمواد و/أو الأدبيات من خلال قاعدة بيانات الشركة وأعضاء الفريق الآخرين.
المساعدة في تنسيق المدخلات والردود في الوقت المناسب من الشركاء و/أو الاستشاريين الفرعيين.
جمع أوراق التسعير المعتمدة لإعداد العرض التجاري.
إعداد قوالب التقديم والمواضيع الرسومية.
إنتاج المقترحات الفنية والتجارية الكاملة، ومستندات التأهيل المسبق بالشكل النهائي.
الحصول على الموافقات اللازمة قبل أي تقديم.
إدارة لوجستيات التقديم (عبر الإنترنت و/أو نسخة ورقية) وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية للتقديم.
المساعدة في أنشطة ما بعد العطاء (التوضيحات، التقديمات المنقحة، مقابلات وتقديمات ما بعد العطاء للعميل، إلخ).
إعداد مواد العروض التقديمية العامة، وبيانات القدرات، وتعبيرات الاهتمام.
الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة لأوراق وملفات مشاريع الشركة.
التواصل مع فرق الشركة المحلية والدولية لجمع المعلومات ذات الصلة.
إدارة والتحكم والحفاظ على نظام منظم وحديث لإدارة مستندات تطوير الأعمال والمقترحات، وقاعدة البيانات، والأدبيات والمواد.
إدارة والتحكم والحفاظ على حسابات التسجيل والتقديم عبر الإنترنت للشركة مع العملاء.
مواكبة متطلبات التقديم عبر الإنترنت و/أو التسجيل.
ضمان أن تكون تقديمات و عروض المقترحات والتأهيل المسبق مطابقة لمعايير 4C (مطابقة للمتطلبات، شاملة، مقنعة، وقادرة على المنافسة).
ضمان الامتثال لأفضل ممارسات إدارة تطوير الأعمال والمقترحات.
المساهمة في التحسين المستمر لممارسات وعمليات وإجراءات إدارة تطوير الأعمال والمقترحات في الشركة.

المؤهلات:

درجة البكالوريوس في الهندسة المعمارية، أو الهندسة، أو إدارة الإنشاءات، أو التسويق، أو إدارة الأعمال، أو الصحافة، أو اللغة الإنجليزية، أو مجال ذي صلة.
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في كتابة وتحرير وإدارة المقترحات.
خبرة في صناعة الهندسة والإنشاءات (AEC)، وخاصة في إدارة وإعداد المقترحات الكبيرة لخدمات إدارة البرامج وإدارة المشاريع وإدارة الإنشاءات.
سجل حافل في إنتاج وإدارة مقترحات ناجحة برسوم استشارية تزيد عن 10 ملايين دولار أمريكي.
خبرة في المملكة العربية السعودية أو دول الخليج.
الخبرة والمعرفة في التوظيف واختيار السير الذاتية للمرشحين تعتبر ميزة إضافية.
خبرة في إنتاج وإدارة مقترحات القطاع الحكومي والقطاع الخاص.
خبرة عمل سابقة مع شركات إدارة المشاريع والاستشارات (PMC) والشركات الهندسية ذات السمعة الطيبة.
القدرة على التنسيق والتعاون مع فرق متعددة التخصصات والوظائف.
الفهم والمعرفة لدورة حياة تطوير الأعمال وفق منهجية شيبلي.
إتقان حزمة برامج Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel). وإتقان حزمة Adobe Creative Suite (InDesign, Acrobat Pro, Photoshop) يعتبر ميزة إضافية.
مهارات قوية في إدارة الوقت وتحديد الأولويات: القدرة على التخطيط والإنتاج والإدارة لعدة تقديمات أو مهام في وقت واحد ضمن مواعيد نهائية ضيقة.
مهارات تنظيمية وإدارة مستندات قوية.
اهتمام شديد بالتفاصيل.
مهارات كتابة وتحرير قوية. إجادة اللغة الإنجليزية أمر ضروري. اللغة العربية تعتبر ميزة إضافية.
مهارات الكتابة التقنية تعتبر ميزة إضافية.
مهارات اتصال وعرض تقديمي قوية.
توجه فطري للإبداع، والتصميم، وسرد القصص، وتخطيط القصة، والتسويق.