مدير مكتب الاستقبال
SOFITEL
الرياضدوام كامل
5–7 سنوات خبرة
قبل ٤ أشهر
تفاصيل الوظيفة
"تقديم التقارير إلى المدير العام، تشمل المسؤوليات والوظائف الأساسية على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:
- تقديم خدمة احترافية وودودة وجذابة باستمرار
- قيادة وإدارة جميع جوانب قسم مكتب الاستقبال وضمان اتباع جميع معايير الخدمة
- تعظيم إيرادات الغرف من خلال المشاركة في اجتماعات إدارة العائد وتنفيذ استراتيجيات وممارسات إدارة الإيرادات المتفق عليها ودعمها
- التعامل مع مخاوف الضيوف والاستجابة بسرعة، مع تسجيلها وإخطار الجهات المناسبة
- عقد اجتماعات قسم منتظمة مجدولة
- إدارة ميزانية القسم
- الموازنة بين الاحتياجات التشغيلية والإدارية واحتياجات الزملاء
- مساعدة الضيوف فيما يتعلق بمرافق الفندق بطريقة مفيدة وغنية بالمعلومات
- اتباع سياسات القسم وإجراءاته ومعايير الخدمة
- اتباع جميع سياسات السلامة
- مهام أخرى يتم تكليفها
- الوصول إلى مكان العمل في الوقت المحدد بالزي الرسمي الكامل ومجهزًا بالأدوات وجميع المعدات اللازمة للخدمة.
- مراجعة حالات الوصول المتوقعة لليوم الحالي والتحقق من جميع حجوزات كبار الشخصيات وطلبات الاحتياجات الخاصة لضمان تسجيلها مسبقًا وحجزها بشكل صحيح وإخطار الأقسام الأخرى بتخصيص الغرف.
- مراجعة توفر الغرف والتحقق من حالة المغادرين على أساس يومي.
- نقل جميع المعلومات ذات الصلة إلى موظفي مكتب الاستقبال ومشرف الوردية التالية ومساعد مدير مكتب الاستقبال وجميع المناطق ذات الصلة في قسم الغرف.
- الإشراف على موظفي مكتب الاستقبال وتدريبهم وإرشادهم لضمان التسلسل الصحيح للأحداث لتسجيل وصول ومغادرة الضيوف بشكل سليم.
- تخصيص فترات الراحة والمهام المحددة المتعلقة بالائتمان والعناوين المفقودة وطباعة بطاقات التسجيل وتسجيل الضيوف وإصدار المفاتيح وإنشاء حزم تسجيل الوصول وترحيل الرسوم والنظافة العامة وتنظيم مكتب الاستقبال.
- إدارة مستويات التوظيف مع تقلب نسبة الإشغال.
- الأولوية القصوى هي قيادة المعايير أثناء التواجد في الميدان مع موظفي مكتب الاستقبال.
- عند مراقبة الموظفين، ضمان تسجيل وصول ومغادرة الضيوف بكفاءة وخدمة الهاتف. وضمان إتمام واجباتهم وفقًا للسياسات والإجراءات والمعايير المعمول بها.
- التعامل مع أي تحديات قد تنشأ من الضيوف.
- حل أي فرص لتحسين تجربة الضيوف لضمان رضا الضيوف الكامل. ثم استخدام الفرصة كأداة تدريب لموظفي مكتب الاستقبال حتى لا تتكرر المشكلة.
- خلق بيئة ترحيبية لجميع الضيوف والرواد؛ وضمان الترحيب بجميع الضيوف أثناء تواجدهم في اللوبي سواء شفهيًا أو بصريًا. قبول طلبات الضيوف فيما يتعلق بالتعامل مع الأمتعة وتخزينها وتسليم الأغراض. الحفاظ على جميع سجلات اليوميات وإبقائها دقيقة ومحدثة ومنظمة.
- حل مخاوف الضيوف والموظفين بسرعة وبطريقة مفيدة لجميع الأطراف المعنية.
- عقد اجتماعات ما قبل الوردية يوميًا.
- المشاركة في التدريب المستمر للموظفين لتحسين الأداء المستمر. تقدير الأداء المتميز من قبل موظفي الخدمة والتعامل مع الانضباط وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية.
- فحص زيّ الموظفين ومناطق القسم التشغيلية للتأكد من النظافة والتنظيم، وتصحيح ذلك عند الضرورة وإبلاغ الموظفين بالتوقعات المتعلقة بهذه المناطق.
- قبول الدفع لحسابات الضيوف في وقت تسجيل الوصول وعند المغادرة.
- الحفاظ على صندوق نقدية داخلي وإيداع وتقديم تقرير دقيق عن الإيرادات يوميًا.
- صرف الشيكات وتحويل العملات للضيوف.
- الاحتفاظ بسجل يومي لجميع فرص تحسين تجربة الضيوف مع خطوات الإجراءات التصحيحية.
- متابعة أي مواقف غير محلولة في الوقت المناسب ونقل المعلومات المناسبة إلى المديرين الآخرين للتعامل معها.
- عند الضرورة، المساهمة بنشاط في التشغيل الناجح للمنتجع من خلال وضع علامات على أمتعة الضيوف والتعامل معها و/أو تخزينها أو تسليم أغراض الضيوف عند الطلب.
- دعم موظفي حمل الأمتعة والباب والانتظار والكونسيرج حسب الحاجة.
الجنسية السعودية إلزامية
- درجة البكالوريوس في إدارة الضيافة أو مجال ذي صلة.
- خبرة مثبتة كمدير مكتب استقبال أو في دور إشرافي مماثل.
- مهارات ممتازة في التواصل والقيادة.
- قدرات تنظيمية قوية والقدرة على تعدد المهام.
- الإلمام ببرامج إدارة الفنادق.
- خبرة سابقة في العمل مع نظام Opera أو نظام ذي صلة.
- مهارات قوية في التعامل مع الآخرين وحل المشكلات.
- إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية."