سكرتير

سكرتير - الملف الوظيفي

المسمى الوظيفي: سكرتير

القسم: الموارد البشرية / الإدارة

يتبع لـ: فريق الموارد البشرية / الإدارة التنفيذية للشركة

المؤهلات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال و/أو دبلوم في الدراسات السكرتارية، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة تقويم الإدارة التنفيذية والمواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر والتذكيرات، بما في ذلك ترتيبات التأشيرات اللازمة مثل شنغن والمملكة المتحدة والولايات المتحدة ودول أخرى.

• الحفاظ على ملفات الموظفين، بما في ذلك الرواتب والقروض الشخصية ومستحقات الإجازات والتسوية النهائية والتأمين الصحي وتأمين المركبات.

• إعداد جداول الأعمال والعروض التقديمية والتقارير ومحاضر الاجتماعات والمستندات التجارية الأخرى.

• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية ومتابعة بنود العمل.

• التعامل مع المراسلات والبريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والزوار باحترافية.

• الحفاظ على المعلومات السرية والحساسة للشركة.

• تنظيم وصيانة أنظمة الملفات الإلكترونية والورقية.

• إعداد مواد الاجتماعات وضمان حصول الإدارة التنفيذية على المعلومات المطلوبة مسبقاً.

• التنسيق مع الأقسام والعملاء والموردين والجهات الحكومية (التأمينات الاجتماعية، وزارة الداخلية، وزارة العمل، وغيرها) عند الحاجة.

• ترتيب السفر المحلي والدولي، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والمواصلات وبرامج الرحلات للموظفين.

• أداء المهام الإدارية العامة ومهام دعم المكتب حسب التكليف.

• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغتين الإنجليزية والعربية.

• إجادة قوية لبرامج مايكروسوفت أوفيس، وخاصة Word وExcel وPowerPoint وOutlook.