مساعد تنفيذي

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة أجندة المدراء التنفيذيين والاجتماعات والمواعيد وأولويات العمل بفعالية.
• تنسيق ومتابعة المشاريع والمهام والمبادرات وخطط العمل لضمان التنفيذ في الوقت المناسب.
• تتبع تقدم المشاريع والمهام، ومراقبة المواعيد النهائية، وإعداد تحديثات الحالة وتقارير المتابعة للإدارة.
• تسهيل التواصل والتنسيق بين الإدارات والفرق لضمان توافق سير العمل وإنجاز المهام.
• تنظيم وتنسيق الاجتماعات الداخلية، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين المحاضر، ومتابعة بنود العمل.
• دعم الإدارة في مراقبة الأداء التشغيلي وتصعيد التأخيرات أو المخاطر عند الضرورة.
• إعداد العروض التقديمية التنفيذية والتقارير ولوحات المعلومات والمراسلات الرسمية.
• تنسيق ترتيبات سفر العمل وبرامج الرحلات والإقامة والخدمات اللوجستية للمدراء التنفيذيين.
• الحفاظ على السجلات السرية والعقود والتقارير ومعلومات الأعمال الحساسة باحترافية وتقدير.
• المساعدة في تنظيم زيارات المدراء التنفيذيين والفعاليات وورش العمل وأنشطة الشركة.
• التواصل مع أصحاب المصلحة الخارجيين والموردين ومقدمي الخدمات حسب الحاجة.
• دعم مبادرات تحسين العمليات من خلال تعزيز التنسيق والتواصل وسير العمل الإداري.
• ضمان التوثيق والأرشفة السليمة لتحديثات المشاريع ونتائج الاجتماعات والسجلات التشغيلية.

المؤهلات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات كمساعد تنفيذي أو دور مشابه.
• خبرة في تنسيق المشاريع والتقارير التنفيذية والتواصل بين الوظائف المختلفة.
• إجادة استخدام تطبيقات Microsoft Office وأدوات تنسيق المشاريع.