مدير العطاءات

ملخص الدور:

سيعمل مدير العطاءات بشكل تعاوني مع مدير تطوير الأعمال وأعضاء الفريق الآخرين لتعزيز قدرة الشركة على الفوز بالعطاءات في المملكة العربية السعودية ومنطقة الخليج. ستكون المهمة الأساسية لمدير العطاءات هي التخطيط والإنتاج والإدارة لعروض ومناقصات ومواد عروض تقديمية متكاملة وشاملة وجذابة وقادرة على المنافسة، ووثائق التأهيل المسبق، وذلك لخدمات إدارة البرامج وإدارة المشاريع وإدارة الإنشاءات وغيرها من خدمات الاستشارات الإنشائية المتخصصة ضمن أسواق المباني والبنية التحتية في المملكة العربية السعودية. سيكون مدير العطاءات مسؤولاً أيضاً عن بعض أنشطة التوظيف / البحث عن المرشحين للعروض كما هو موضح أدناه.

خط الإبلاغ: مدير تطوير الأعمال.

المسؤوليات الرئيسية:

تحليل استبيان التأهيل المسبق (PQQ) / وثائق طلب العرض (RFP) وتحديد متطلبات التقديم.
جدولة جلسات إحاطة مع مدير تطوير الأعمال للحصول على التوجيه حول استراتيجيات ومواضيع الفوز، وخطط التشكيل الفريقي، والمدخلات المطلوبة.
إعداد مصفوفة مسؤوليات العطاء وتعميمها على أعضاء الفريق.
إعداد وجدولة مواعيد تقديم العروض وتعميمها، بما في ذلك معالم المراجعة، وتواريخ قطع المدخلات والمواعيد النهائية الرئيسية.
تتبع حالة المدخلات المطلوبة من الآخرين وضمان الردود في الوقت المناسب.
تسهيل اجتماعات انطلاق العروض وجلسات المراجعة.
تعميم استبيانات التأهيل المسبق / طلبات العروض على الإدارات / أعضاء الفريق المعنيين للمراجعة والتعليقات.
جمع وتجميع الاستفسارات ما قبل العطاء للحصول على الموافقة وإرسالها في الوقت المناسب للعملاء.
تعميم متطلبات التوظيف والمؤهلات على فريق التوظيف للبحث عن السير الذاتية المناسبة وفقاً لمتطلبات استبيان التأهيل المسبق / طلب العرض.
البحث في قاعدة البيانات عن السير الذاتية للمرشحين المناسبين بما يتوافق مع متطلبات التوظيف.
إعداد الأجزاء غير التقنية من العروض (خطاب التغطية، الملخص التنفيذي، معلومات الشركة، وثائق التسجيل، الشهادات، القدرات، البيانات المالية، خبرات المشاريع، السير الذاتية والأقسام والنماذج غير التقنية الأخرى).
تنسيق إعداد الأجزاء التقنية من العروض مع أعضاء الفريق الآخرين (فهم المشروع، النهج والمنهجية، هياكل تنظيم المشروع، جدول نشر الفريق، جدول زمني للمشروع والأقسام التقنية الأخرى).
إجراء بحث عن المعلومات والمواد و/أو المراجع من خلال قاعدة بيانات الشركة وأعضاء الفريق الآخرين.
المساعدة في تنسيق المدخلات والردود في الوقت المناسب من الشركاء و/أو الاستشاريين الفرعيين.
جمع أوراق التسعير المعتمدة لإعداد العرض التجاري.
إعداد قوالب التقديم والمواضيع الرسومية.
إنتاج العروض الفنية والتجارية الكاملة، ووثائق التأهيل المسبق بالشكل النهائي.
الحصول على الموافقات اللازمة قبل أي تقديم.
إدارة لوجستيات التقديم (عبر الإنترنت و/أو نسخ ورقية) وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية للتقديم.
المساعدة في أنشطة ما بعد العطاء (التوضيحات، العروض المنقحة، مقابلات وعروض تقديمية ما بعد العطاء للعملاء، إلخ).
إعداد مواد العروض التقديمية العامة، وبيانات القدرات، وتعبيرات الاهتمام.
الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة لأوراق وملفات تعريف مشاريع الشركة.
التواصل مع فرق الشركة المحلية والدولية لجمع المعلومات ذات الصلة.
إدارة والتحكم والحفاظ على نظام إدارة وثائق تطوير الأعمال والعروض، وقاعدة البيانات، والمراجع والمواد بشكل منظم وحديث.
إدارة والتحكم والحفاظ على حسابات التسجيل والتقديم عبر الإنترنت للشركة مع العملاء.
مواكبة متطلبات التقديم عبر الإنترنت و/أو التسجيل.
ضمان أن عروض وتقديمات التأهيل المسبق والعروض التقديمية تكون متكاملة وشاملة وجذابة وقادرة على المنافسة.
ضمان الامتثال لأفضل ممارسات إدارة تطوير الأعمال والعروض.
المساهمة في التحسين المستمر لممارسات وعمليات وإجراءات إدارة تطوير الأعمال والعروض في الشركة.

المؤهلات:

درجة البكالوريوس في الهندسة المعمارية، الهندسة، إدارة الإنشاءات، التسويق، إدارة الأعمال، الصحافة، اللغة الإنجليزية أو مجال ذي صلة.
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في كتابة العروض وتحريرها وإدارتها.
خبرة في صناعة الهندسة والإنشاءات والهندسة المعمارية (AEC)، وخاصة في إدارة وإعداد العروض الكبيرة لخدمات إدارة البرامج وإدارة المشاريع وإدارة الإنشاءات.
سجل حافل في إنتاج وإدارة عروض ناجحة برسوم استشارية تزيد عن 10 ملايين دولار أمريكي.
خبرة في المملكة العربية السعودية أو دول الخليج.
الخبرة والمعرفة في التوظيف واختيار السير الذاتية للمرشحين تعتبر ميزة إضافية.
خبرة في إنتاج وإدارة عروض القطاع الحكومي والقطاع الخاص.
خبرة عمل سابقة مع شركات إدارة المشاريع والاستشارات (PMC) والشركات الهندسية ذات السمعة الطيبة.
القدرة على التنسيق والتعاون مع فرق متعددة التخصصات والوظائف.
الفهم والمعرفة لدورة حياة تطوير الأعمال وفق منهجية شيبلي.
إتقان حزمة برامج Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel). إتقان حزمة Adobe Creative Suite (InDesign, Acrobat Pro, Photoshop) يعتبر ميزة إضافية.
مهارات قوية في إدارة الوقت وتحديد الأولويات: القدرة على التخطيط والإنتاج والإدارة لعدة عروض أو مهام في وقت واحد ضمن مواعيد نهائية ضيقة.
مهارات تنظيمية قوية ومهارات في إدارة الوثائق.
اهتمام شديد بالتفاصيل.
مهارات كتابة وتحرير قوية. إتقان اللغة الإنجليزية أمر ضروري. اللغة العربية تعتبر ميزة إضافية.
مهارات الكتابة التقنية تعتبر ميزة إضافية.
مهارات اتصال وعرض تقديمي قوية.
توجه فطري للإبداع، التصميم، رواية القصص، تصميم القصص المصورة والتسويق.