المهام الإدارية لمساعد المدير
لا تقتصر على ما يلي:
- تقديم خدمات دعم تنظيمية عالية الجودة للمدير
- توحيد فريق العمل الإداري ليعمل كفريق واحد وبناء روح الفريق بين أعضائه
- معالجة نصوص المراسلات والمذكرات والتقارير
- إعداد العروض التقديمية
- تنظيم وصيانة أنظمة حفظ ملفات فعالة (بما في ذلك الرقمية)
- ضمان الامتثال داخل الفريق فيما يتعلق بالمصروفات والسفر وحجوزات الفنادق ورعاية العملاء وإدارة المخاطر
- الاحتفاظ بسجل دقيق ومحدث للمستندات والمراسلات الإلكترونية وقائمة جهات الاتصال
- بناء علاقات مع مساعدي المديرين/المساعدين التنفيذيين في المنطقة وخاصة مع العملاء
- الإدارة الكاملة لاجتماعات مجلس الإدارة
- تدوين المحاضر وتتبع الإجراءات
إدارة البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية
- تصفية الاستفسارات العامة والمكالمات الهاتفية والدعوات الموجهة للمدير من خلال تحويلها أو متابعتها بشكل مناسب
- تطوير وصيانة نظام فعال لحفظ البريد الإلكتروني إلكترونيًا
- إبراز المراسلات العاجلة وطباعة المرفقات
- إعداد المراسلات نيابة عن المدير، بما في ذلك صياغة الردود العامة عند التعليمات بذلك
إدارة اليوميات والسفر
- ضمان إدارة الالتزامات في اليوميات وترتيبات السفر بشكل فعال، بما في ذلك تقييم أولويات المواعيد وإعادة تخصيصها عند الضرورة وحل المشكلات
- عقد اجتماعات أسبوعية لمراجعة اليوميات مع المدير لمناقشة المواعيد القادمة والدعوات والطلبات الأخرى
- التنسيق وترتيب مكالمات الفيديو والمؤتمرات
- جدولة الاجتماعات نيابة عن المدير بينه وبين مرؤوسيه المباشرين
- التواصل مع الأفراد المعنيين والمنظمات الخارجية لترتيب الاجتماعات وتنظيم الجداول وإعداد جداول الأعمال وصياغة المحاضر
- ترتيب السفر وحجز الإقامة
إدارة الاجتماعات والفعاليات
- تقديم الدعم لمجموعة واسعة من الاجتماعات، بما في ذلك توفير خرائط المواقع، وإعداد جداول الأعمال، والإحاطات قبل الاجتماعات، ومستندات الاجتماعات، وتدوين نقاط العمل ومتابعتها
- إدارة اجتماعات مجلس الإدارة بما في ذلك تحديد مواعيد السنة، وإدارة حقيبة مجلس الإدارة والدعوات، وتدوين المحاضر وتوزيعها، وتنظيم ترتيبات السفر للحاضرين
- التخطيط والتنظيم والإدارة لفعاليات العملاء والموظفين وتقديم الدعم الإداري مثل إرسال الدعوات وحجز الأماكن وترتيب وسائل النقل
دعم العروض التقديمية (المناقصات)
- إعداد submissions العروض بما في ذلك تنسيق المستندات واختيار الصور وتحديد السير الذاتية والبحث عن دراسات الحالة
- إنتاج مواد العروض التقديمية
- ضمان تقديم جميع العروض في الوقت المحدد وبجودة متسقة وفقًا لتعليمات العميل
- اتباع تعليمات المدير بشأن أي مهام أخرى متعلقة بالعروض
المؤهلات
المهارات المطلوبة:
- خبرة إدارية لا تقل عن خمس سنوات في بيئة عالية الضغط تتطلب لباقة وحكمة وتقديرًا في التعامل مع الاتصالات الداخلية والخارجية
- مهارات متقدمة في استخدام حزمة Microsoft Office 365 (Word وPowerPoint وExcel وTeams)
- الكفاءة والإتقان في إدارة عبء العمل والمهام المسندة إليهم
- مهارات كتابة ممتازة، ومعرفة حاسوبية جيدة مع سرعة ودقة ضرورية
- مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تحقيق التوازن بين الأولويات المتعددة، مع الاهتمام بالتفاصيل وجودة التسليم
- قدرة مثبتة على العمل تحت الضغط وضمن مواعيد نهائية ضيقة
- اهتمام ممتاز بالتفاصيل، بما في ذلك مهارات التدقيق اللغوي، مع القدرة على الحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة
- مهارات شخصية قوية والقدرة على بناء علاقات مع جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة في Turner & Townsend وأعضاء مجلس الإدارة والشركاء/الموردين الخارجيين
- القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بتقدير والحفاظ على السرية في جميع الأوقات
- خبرة في إدارة اليوميات والبحث وحجز السفر والإقامة
- تحمل مسؤوليات وتحديات إضافية
- الاستباقية والمرونة في النهج
- حرص شديد على الامتثال، والإلمام بالسياسات وضمان التزام الفريق بها
السمات الشخصية
- جدير بالثقة
- مبادر ذاتيًا، واستباقي، وسريع التعلم، ومنظم للغاية، وقادر على العمل بمبادرته الخاصة مع الحد الأدنى من الإشراف
- مهارات التواصل والتنسيق الممتازة والقدرة على التعامل مع المعلومات بسرية تعتبر أمورًا مهمة
- الإلمام بالعمل في بيئة ديناميكية ومتطلبة أمر ضروري
- يجب أن يكون قويًا بما يكفي للاعتذار عن بعض الطلبات لإدارة عبء العمل الخاص به
- يجب أن يكون على استعداد للتعلم المستمر ودائم الرغبة في إيجاد طرق العمل الأكثر كفاءة ومشاركة المعرفة
- توحيد فريق العمل الإداري ليعمل كفريق واحد، وأن يكون عينًا وأذنًا للمدير الإقليمي، وأن يكون لا غنى عنه
- لا يخشى أبدًا من اقتراح طرق عمل جديدة خاصة إذا كانت مفيدة للفريق
- يجب أن يكون قادرًا على طلب الدعم من الفريق وشبكة المساعدين الأوسع عند الحاجة
