مدير العمليات مسؤول عن التسليم التشغيلي المهني للفعاليات والميزات والمشاريع المخصصة له؛ ستضمن تقديمها جميعًا وفق أعلى المعايير الممكنة وبما يحقق رضا جميع الأطراف المعنية بشكل متسق على مدار العام. ويتبع مدير العمليات لرئيس ومديري العمليات الأولين، وسيكون مسؤولًا مع مدير العمليات الأول عن تنفيذ أهداف العمليات في منطقة أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا. والهدف هو أن يتولى مدير العمليات في نهاية المطاف القيادة الكاملة لإدارة هذه المسارات، مع ضرورة وجود مشاركة وتواصل رفيع المستوى من الوزارة. وينبغي لمدير العمليات أن يكون قدوة وأن يُظهر مسؤولية مهنية تجاه القسم في جميع الأوقات، وأن يضيف قيمة إلى قسم العمليات ومحفظة الأعمال على حد سواء، ويساعد الآخرين على بناء معرفتهم وقدراتهم من أجل مستقبل طحالوف.
المهام التشغيلية
- أن يكون نقطة الاتصال الرئيسية لفرق المعارض في جميع الأمور المتعلقة بالمعارض المخصصة لك، داخليًا وخارجيًا.
- المسؤولية عن إعداد وتحديث التوقعات بانتظام وتحقيق ميزانيات المعارض التشغيلية للفعاليات المخصصة.
- المسؤولية عن الإدارة الناجحة للمعارض والتسليم التقني لعدة فعاليات حضورية ورقمية على مدار العام، بما في ذلك الميزات والقيام الكامل بجميع المهام ذات الصلة.
- إدارة إنتاج وتنفيذ خطط مشاريع المعارض مع ضمان تنفيذ جميع المهام التشغيلية في الوقت المناسب وفقًا لخطط المشاريع الفردية وضمن المواعيد النهائية لجميع فعالياتك.
- ضمان أن جميع الفعاليات المخصصة تعمل ضمن إرشادات الصحة والسلامة والأمن والاستدامة الخاصة بالشركة في جميع الأوقات.
- تنفيذ اتفاقيات مستوى الخدمة الداخلية والخارجية في جميع الفعاليات المخصصة.
- الإشراف على إنتاج وتسليم دليل العارضين للمعرض.
- التواصل مع الموردين لإدارة الموجز والتصميم وإنتاج الميزات ولافتات الإرشاد بالتنسيق مع فرق المعارض والرعاة.
- التواصل مع الموردين وفرق المعارض لإدارة الموجز والتصميم والإنتاج وإدارة مناطق التسجيل وتجربة الترحيب العامة.
- إعداد تقارير ما بعد الفعالية وتحليل مؤشرات الأداء الرئيسية.
- بالتعاون مع فريق المشتريات، مراقبة الأداء المستمر للمقاولين الرئيسيين وتحديد المشكلات / تحديد الإجراءات التصحيحية حسب الحاجة في كل فعالية.
الإدارة
- إدارة وتوجيه وتطوير المرؤوسين المباشرين وغيرهم داخل فريق العمليات في منطقة أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا. وستدير المرؤوسين المباشرين على أساس يومي حيث ينطبق ذلك، وقد يُخصص كل منهم عبر فعاليات متعددة على مدار العام مما يتطلب منك العمل جنبًا إلى جنب مع مديري العمليات الآخرين لتحقيق التوازن بفعالية بين أعباء العمل والأولويات لكل عضو في الفريق على حدة.
- وضع ومراقبة وإدارة أهداف أداء المرؤوسين المباشرين وتحديد الاحتياجات التدريبية.
- العمل مع الزملاء لتحقيق أفضل الممارسات من حيث التخطيط والإدارة التشغيلية.
الامتثال / القانوني / الصحة والسلامة / الاستدامة
- الالتزام بجميع متطلبات الامتثال لدى إنفورما ومراقبة أداء الموردين لضمان تلبية متطلباتنا.
- اتباع نموذج التشغيل الكامل للصحة والسلامة والأمن لجميع الفعاليات المخصصة، وتقديم المستندات المطلوبة في الوقت المناسب وبشكل موجز، ودمج أفضل الممارسات والتحسين المستمر في جميع تخطيط فعالياتك.
- التعاون مع فريق الصحة والسلامة في إنفورما لضمان تلبية الموردين لمتطلبات الصحة والسلامة لدينا وتجاوزها.
- العمل مع فريق الصحة والسلامة على التدابير التصحيحية عند الضرورة.
- أن تكون شريكًا فعالًا لفريق الاستدامة في إنفورما والبحث عن فرص لدعم وتعزيز مبادراتنا في مجال الاستدامة.
مؤهل جامعي أو ما يعادله
الصفات المطلوبة لهذا الدور
- مهارات قوية وفعالة في التواصل الشفهي والكتابي باللغتين العربية والإنجليزية.
- 5 سنوات من الخبرة في قطاع الفعاليات أو المعارض أو ما شابه ذلك.
- يجب أن يكون قد أدار بشكل مستقل وناجح عمليات عدة فعاليات كبيرة وفق معيار عالٍ ومتسق.
- خبرة في إدارة ودعم وتطوير عدة مرؤوسين مباشرين في وقت واحد.
- يجب أن تمتلك معرفة عملية جيدة بقطاع المعارض والقاعات، بالإضافة إلى علاقة عمل ممتازة مع جميع المقاولين الرسميين.
- مهارات تواصل فعالة مع القدرة على التنسيق مع أعضاء فريق العمليات وكذلك العمل مع والإبلاغ إلى الأفراد على مستوى المديرين عبر المحفظة/المحافظ.
- الإلمام بممارسات الشراء الجيدة.
- مهارات تعامل ممتازة والقدرة على إلهام وتحفيز الآخرين، والتفكير خارج الصندوق لإيجاد حلول إبداعية.
- القدرة على توقع المشكلات و/أو وضع خطط طوارئ.
- تُعد القدرة المُثبتة على العمل ضمن مواعيد نهائية ضيقة مع الاهتمام بالتفاصيل تحت الضغط شرطًا أساسيًا.
- الاستعداد والقدرة على السفر / العمل عبر مناطق زمنية مختلفة وخاصة داخل منطقة أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا.
- معرفة مُثبتة بإرشادات الصحة والسلامة في المعارض وتنفيذها.
- إلمام بالحاسوب وإتقان استخدام برامج الأعمال الشائعة وبرامج إدارة المشاريع.
- شهادة إدارة السلامة من IOSH (أو ما يعادلها) كحد أدنى.
- تُعد خبرة إدارة الميزانيات الكبيرة ميزة إضافية.
