مساعد تنفيذي

ملخص المنصب
يعمل المساعد التنفيذي كشريك استراتيجي للرئيس التنفيذي، حيث يقدم دعماً إدارياً وسكرتارياً وتشغيلياً وشخصياً رفيع المستوى لضمان الإدارة الفعالة للأولويات الشخصية والمتعلقة بالعمل. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية استثنائية، وحسن تقدير، ومبادرة، والقدرة على توقع الاحتياجات مع إدارة مسؤوليات متعددة في بيئة سريعة الإيقاع. يعمل المساعد التنفيذي كنقطة اتصال رئيسية بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، مما يضمن تواصلاً سلساً وتنسيقاً فعالاً وتنفيذاً متقناً للمهام والمشاريع والفعاليات وترتيبات السفر.

المسؤوليات الرئيسية:

• تقديم دعم إداري وتنفيذي شامل للرئيس التنفيذي وفريق القيادة العليا.
• إدارة وتنسيق الجداول الزمنية والاجتماعات والمواعيد والأولويات التنفيذية.
• تنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل وبرامج الرحلات.
• إعداد العروض التقديمية والتقارير والمراسلات ومواد الاجتماعات والموجزات التنفيذية.
• إدارة الاتصالات الواردة وضمان المتابعة في الوقت المناسب للبنود والإجراءات المطلوبة.
• حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر وتتبع التقدم في المهام المسندة.
• إجراء البحوث وإعداد التقارير والتحليلات والملخصات لدعم اتخاذ القرارات التنفيذية.
• العمل كحلقة وصل رئيسية بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• تنسيق الفعاليات التنفيذية واجتماعات مجلس الإدارة وورش العمل والمؤتمرات واللقاءات مع أصحاب المصلحة.
• دعم المشاريع متعددة الوظائف والمبادرات الاستراتيجية، وضمان التنفيذ والمتابعة في الوقت المناسب.
• الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات والسجلات وقواعد البيانات والعمليات الإدارية.
• مراقبة متطلبات المكتب والتنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات عند الحاجة.
• التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بأعلى درجات التكتم.
• توقع احتياجات الرئيس التنفيذي وحل المشكلات بشكل استباقي وضمان سلاسة العمليات اليومية.
• أداء مهام إضافية يكلف بها من قبل الرئيس التنفيذي.
• الاستعداد لاستيعاب الالتزامات خارج ساعات العمل عند الحاجة.
• التوفر للعمل في عطلات نهاية الأسبوع عند الحاجة لدعم احتياجات العمل.
• المرونة للسفر حسب متطلبات العمل.
• الاستعداد لتحمل مسؤوليات إضافية ودعم النجاح عند الحاجة.

المؤهلات والخبرات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الاتصالات أو مجال ذي صلة (يفضل).
• خبرة لا تقل عن سنتين في دعم كبار المسؤولين التنفيذيين أو رؤساء المجالس أو المؤسسين أو كبار القادة.
• خبرة في الإدارة التنفيذية أو إدارة المكاتب أو تنسيق المشاريع أو المساعدة الشخصية.
• خبرة في إدارة العمليات اليومية والجداول الزمنية المعقدة وترتيبات السفر وعلاقات أصحاب المصلحة.
• الخبرة في دعم الشخصيات التنفيذية البارزة تعتبر ميزة قوية جداً.