مساعد تنفيذي

نظرة عامة على الدور

يقدّم المساعد التنفيذي للرئيس التنفيذي الدعم التنفيذي للرئيس التنفيذي ويدعم قسم الإدارة والمرافق في SiFi في إدارة المكتب.

بصفتك مساعداً تنفيذياً، ستضمن سير جدول الرئيس التنفيذي واجتماعاته ومستنداته ومتابعاته دون أن يفوت أي شيء. وفيما يتعلق بالجانب الإداري والمرافق، ستساعد في احتياجات المكتب اليومية: المستلزمات وطلبات الصيانة والموردين والزوار والخدمات اللوجستية.

نبحث عن شخص مجتهد ومتاح ومنضبط ومتمكن جداً من استخدام الحاسوب: شخص يتابع المهام دون تذكير، ويستجيب بسرعة، ويدير عمله عبر الأدوات الرقمية بدلاً من الورق. إتقان اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً أمر أساسي.

1. الدعم التنفيذي وإدارة التقويم

· إدارة تقويم الرئيس التنفيذي ومواعيده واجتماعاته وجدوله اليومي، مع ضمان تنظيم الأولويات وحل التعارضات بشكل استباقي.

· تنسيق الاجتماعات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بما في ذلك كبار الشخصيات وأعضاء مجلس الإدارة والجهات التنظيمية وشركاء الأعمال والزوار.

· إعداد دعوات الاجتماعات وجداول الأعمال والمواد؛ وتدوين الملاحظات وتتبع بنود العمل والمتابعة حتى إغلاقها.

· إدارة رحلات العمل للرئيس التنفيذي: الرحلات الجوية والفنادق والتأشيرات والنقل البري وبرامج الرحلات.

· جدولة وتنسيق اجتماعات مجلس الإدارة واللجان، بما في ذلك المجالس الخارجية التي يشارك فيها الرئيس التنفيذي: التقويمات والدعوات وحزم الاجتماعات والخدمات اللوجستية.

· صياغة وإدارة مراسلات الرئيس التنفيذي ومستنداته.

· التعامل مع الاتصالات والمعلومات التنفيذية الحساسة بتحفظ وسرية.

2. تنسيق المستندات والتوقيعات

· إعداد وتعميم المستندات للتوقيع أو المراجعة أو الموافقة، وتتبعها حتى يتم توقيعها وإعادتها في الوقت المحدد.

· الحفاظ على سجلات رقمية منظمة للمستندات المكتملة، ومشاركتها بشكل آمن وتخزينها بشكل مناسب.

3. تنسيق كبار الشخصيات والزوار

· تنسيق زيارات ضيوف الرئيس التنفيذي وكبار الشخصيات والمديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الخارجيين.

· ترتيب جداول الزوار وقاعات الاجتماعات والوصول والاستقبال والضيافة والنقل مسبقاً.

4. دعم الإدارة والمرافق

· دعم قسم الإدارة والمرافق في العمليات المكتبية اليومية، والعمل تحت إشرافه.

· رفع ومتابعة طلبات الصيانة والتنظيف والإصلاح والمرافق الأخرى مع إدارة المبنى ومقدمي الخدمات.

· مراقبة وطلب مستلزمات المكتب، والحفاظ على قاعات الاجتماعات والمناطق المشتركة جاهزة ومرتبة.

· التنسيق مع الموردين، والمساعدة في تتبع طلبات الخدمة وطلبات الشراء والفواتير.

· المساعدة في الحفاظ على سجلات أصول المكتب والتراخيص وتواريخ التجديد محدثة.

· المساعدة في تجهيز مساحة العمل والوصول للموظفين الجدد، ودعم فعاليات الشركة والخدمات اللوجستية الداخلية.

5. الأدوات الرقمية والتتبع

· الاحتفاظ ببنود عمل الرئيس التنفيذي ومستنداته وطلباته في أدوات تتبع رقمية (مثل Excel وNotion)، وليس على الورق أو في بريد إلكتروني متفرق.

· تقديم تحديث منتظم للرئيس التنفيذي حول البنود المفتوحة والمواعيد النهائية القادمة.

6. مسؤوليات أخرى

· تقديم الدعم الإداري للرئيس التنفيذي وفريق الإدارة، وتولي مسؤوليات أخرى ذات صلة حسب التكليف.

المتطلبات

· خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي، ويُفضّل دعم رئيس تنفيذي أو مدير تنفيذي أول.

· خبرة في دعم اجتماعات مجلس الإدارة واللجان.

· إتقان ممتاز للغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً.

· اطلاع على الإدارة المكتبية أو تنسيق المرافق.

· مهارات حاسوبية قوية: Microsoft Office (خاصة Excel وOutlook) أو Google Workspace، وسرعة في تعلم أدوات جديدة مثل Notion ومنصات التوقيع الإلكتروني ومساعدي الذكاء الاصطناعي.

· منضبط ومنظم للغاية: يدير أولويات متعددة في آن واحد ويلتزم بالمواعيد النهائية دون تذكير.

· مجتهد ومتاح: سريع الاستجابة وموثوق ومتاح لدعم الرئيس التنفيذي بعد ساعات العمل.

· احترافي وواثق في التعامل مع كبار الشخصيات والمديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الخارجيين.

· الاستعداد للعمل حضورياً في الرياض، المملكة العربية السعودية.

· السعودية فقط.