- تنفيذ الإجراءات والأنظمة والنماذج الخاصة بمراقبة دوام موظفي الفروع وإجازاتهم على اختلاف أنواعها وتعديل النماذج عند الحاجة بالإضافة إلى تطبيق نظام مراقبة الحضور والتأكد من التزامهم بأوقات الدوام الرسمي.
- تطبيق سياسات وإجراءات الإجازات السنوية والمرضية والطارئة وغيرها من الإجازات المحددة في سياسة العطل والإجازات المعتمدة وتطبيق إجراءات الترقيات، الإعارة وانتهاء الخدمة وتسجيل كافة وقوعات الموظفين وفقا للأنظمة والإجراءات المعتمدة.
- التعامل مع شكاوى وملاحظات وطلبات واستفسارات الموظفين بطريقة مهنية ورفع المشاكل حال وجودها إلى مدير الإدارة بشكل فعال.
- تحديث المعلومات المتعلقة بالموظفين وتزويدها لفريق خدمات الموظفين من خلال تسجيل وتوثيق جميع المعلومات المتعلقة بموظفي الجهة كالترقيات والدورات التدريبية والأمور المتعلقة بالرواتب والامتيازات.
- إعداد الوثائق والتقارير المتخصصة والمتعلقة بعمليات الموارد البشرية وتقديم التوصيات المناسبة والحلول الملائمة وعرضها وتوضيحها وحفظها في قاعدة البيانات الخاصة بها وفقاً للسياسات والإجراءات المعتمدة.
- متابعة ملف التأمين الطبي.
- تكملة اجراءات التعيين والمباشرة.
- متابعة مراسلات الوكالات ومكاتب التوظيف في الخارج.
- طباعة العقود والخطابات والمراسلات الداخلية.
- استقبال المراسلات الداخلية والخارجية للجامعة وحفظها في الملفات.
- تسجيل صادرات الموارد البشرية من المراسلات وإرسالها للجهات المعنية وحفظها وفق تسلل رقمي.
- الاحتفاظ بدفاتر الصادر والوارد مسجلا بها البيانات اللازمة كل سنة على حدا وفقا للتقسيمات المعدة لذلك.
- مراجعة أرشيف السير الذاتية واعادة فرزها بطريقة علمية تسهل عملية الرجوع إليها.
- وضع خطة زمنية للأرشفة.
- حفظ جميع القرارات والخطابات والمكاتبات والعقود في الملفات الادارية.
- ترتيب جميع الملفات حسب الفهرسة المتبعة.
- استحداث ملفات لمراسلات الاستقطاب والتوظيف وارسال صور منها الى الجهات المعنية.
- المحافظة على سرية المعلومات وأمنها.
- المحافظة على سجلات الموظفين نظيفة ومرتبه.
- المراجعة المستمرة لأنظمة وطرق الفهرسة وتطويرها.
- النظر في طلبات التوظيف المقدمة من الأقسام وتحديد المتطلبات والمعايير الخاصة بتعيين الموظفين والتحقق من تطابق هذه المعايير.
- إعداد وتنظيم وثائق وملفات الموظفين وتجهيز العقود
- تخطيط وتحديد الإجراءات الإدارية التي تربط بين النظام الإداري للجامعة وبين الموظفين العاملين فيها.
- التحسين الدوري والتطوير من الإجراءات الإدارية داخل الشركة .
- التأكد من التزام الموظفين بكافة الإجراءات والسياسات والقوانين الداخلية الشركة .
- إعداد كشوف رواتب الموظفين وتوقيع الجزاءات والحوافز طبقاً لقوانين الشركة
- تحديد احتياجات الموظفين من دورات تدريبية لتنمية مهاراتهم.
العمل على نظام تشغيل الموارد البشرية - نظام ميناآيتك
Skills
- العمل على نظام تشغيل الموارد البشرية - نظام ميناآيتك
- Experience with the MenaITech HR operating system
