مساعد تنفيذي

أطلق الأمين العام للأمم المتحدة في 1 يناير 2019 إصلاحاً عالمياً جريئاً وجديداً أعاد تموضع نظام الأمم المتحدة الإنمائي لتحقيق خطة التنمية المستدامة لعام 2030 وأهداف التنمية المستدامة بشكل أكثر فعالية وكفاءة. وكجزء من هذا الإصلاح، تدعم مكاتب المنسقين المقيمين للأمم المتحدة (UN RCO)، بقيادة منسق مقيم مُمكَّن ومستقل، البلدان في تحقيق أولوياتها الإنمائية وبلوغ أهداف التنمية المستدامة. وفي قرارها A/RES/72/279، أقرّت الجمعية العامة للأمم المتحدة تحويل مكتب تنسيق العمليات الإنمائية (DCO) إلى مكتب تنسيق قائم بذاته ضمن الأمانة العامة للأمم المتحدة. يمارس مكتب تنسيق العمليات الإنمائية مهامه الإدارية والرقابية على نظام المنسقين المقيمين تحت إشراف رئيس مجموعة الأمم المتحدة للتنمية المستدامة (UNSDG). وفي عام 2026، أجرى مكتب تنسيق العمليات الإنمائية عملية إعادة معايرة لضمان بقاء نظام المنسقين المقيمين مُهيّأً على النحو الأمثل لدعم تسريع تنفيذ خطة عام 2030 وتجسيد التحول نحو الأمم المتحدة 2.0 - المرتكز على البيانات والرقمنة والابتكار وعلوم السلوك والاستشراف الاستراتيجي وثقافة تنظيمية مدفوعة بالمهمة. يقع هذا المنصب في مكتب المنسق المقيم للأمم المتحدة (RCO) في الرياض، المملكة العربية السعودية. وتحت توجيه رئيس المكتب والإشراف المباشر للمنسق المقيم (RC)، وبسرية تامة، تضمن المساعدة التنفيذية سير عمل المكتب الأمامي للمنسق المقيم بفعالية وكفاءة، والإدارة الشاملة لجدول أعمال المنسق المقيم ومتطلباته اللوجستية، والحفاظ على إجراءات المراسم، وإدارة تدفق المعلومات، ومتابعة المواعيد النهائية والالتزامات المقطوعة.

المسؤوليات: في حدود السلطة المفوضة، تكون المساعدة التنفيذية مسؤولة عن المهام التالية:

1. ضمان سير عمل المكتب الأمامي للمنسق المقيم بفعالية وكفاءة: الحفاظ على جدول أعمال المنسق المقيم وجدول تمثيله، وترتيب المواعيد والاجتماعات للمنسق المقيم، وتوفير تغطية المراسم، وضمان التفاصيل اللوجستية لمشاركة المنسق المقيم في الفعاليات، والعمل كمترجم و/أو تدوين محاضر الاجتماعات عند الحاجة. تنسيق مواد الإحاطة عالية الجودة للمنسق المقيم للمواعيد والاجتماعات والفعاليات والمهام وضمان أن جميع المراسلات والوثائق المقدمة إلى المنسق المقيم تتوافق مع قواعد ومعايير الأمم المتحدة بما في ذلك التوجيهات، وتنسيق التعليقات نيابة عن المنسق المقيم للتوقيع واتخاذ الإجراءات/المتابعة عند الحاجة. صياغة المراسلات الرئيسية، بما في ذلك مذكرات الملفات ومحاضر الاجتماعات والمذكرات الشفوية، وتوفير الترجمة للمراسلات الرسمية. إدارة سفر ومهام المنسق المقيم، وإعداد طلبات السفر، وضمان حجوزات الطيران وتوفير المعلومات اللوجستية، ومتابعة تقارير الرحلات ومطالبات السفر. الحفاظ على قوائم جهات الاتصال للشركاء رفيعي المستوى ووكالات الأمم المتحدة والسلك الدبلوماسي. المساعدة في تنظيم الفعاليات الرسمية: السفر (حجز الرحلات، طلب التصاريح الأمنية، الترتيبات في المطار، إلخ) للزوار المحليين ورفيعي المستوى حسب الحاجة. بالتعاون مع فريق مكتب المنسق المقيم، إعداد وصيانة قوائم المراجعة والقوالب للعمليات ذات الصلة (الزيارات رفيعة المستوى، التحضير للاجتماعات، إلخ). تنسيق أنشطة سائق المنسق المقيم. تقديم جميع الخدمات والدعم المماثلة للمنسق المقيم.
2. ضمان توفير دعم اتصالات فعال للمكتب: الحفاظ على نظام حفظ الملفات (في TEAMS/Sharepoint) وضمان الحفاظ على المواد السرية. استخدام نظام حفظ الملفات الآلي. فرز المكالمات والمراسلات الواردة للمنسق المقيم. دعم تنظيم وإيصال مختلف اجتماعات التنسيق، بما في ذلك اجتماعات فريق الأمم المتحدة القطري. المشاركة في تنظيم أيام الأمم المتحدة الرسمية والفعاليات العامة والفعاليات المشتركة للأمم المتحدة وتقديم الدعم السكريتاري والإداري لفريق الأمم المتحدة القطري. متابعة المواعيد النهائية والالتزامات المقطوعة والإجراءات المتخذة وتنسيق جمع وتقديم التقارير إلى المنسق المقيم.
3. الإدارة العامة: العمل كبديل للمساعد الإداري في مكتب المنسق المقيم عند الحاجة لدعم المكتب في المهام الإدارية اليومية حسب الحاجة، بما في ذلك إدارة العقود والميزانية والمالية وإدارة الموارد البشرية. المساعدة في جمع وتحليل البيانات وكذلك إعداد عروض البيانات والتقارير لتبادل المعلومات والرد على الاستفسارات وإدارة المعرفة والتخطيط واتخاذ القرارات. المساعدة في التصورات وتحديث المواد الإعلامية مثل صفحات الويب أو الكتيبات. تقديم الدعم للمنسق المقيم في مسائل مثل الوثائق والتأشيرات وترتيبات السفر والبحث عن منزل ومدرسة، إلخ. ضمان توثيق المتطلبات والمعلومات الأساسية المستخدمة لتحليل البيانات. أداء مهام أخرى ذات صلة حسب التكليف.

الكفاءات

الاحترافية: القدرة على أداء مجموعة واسعة من الوظائف الإدارية، مثل الميزانية/برنامج العمل، والموارد البشرية، وإدارة قواعد البيانات، إلخ. القدرة على تطبيق المعرفة بمختلف قواعد ولوائح الأمم المتحدة الإدارية والمالية والمتعلقة بالموارد البشرية في مواقف العمل. القدرة على إجراء التحليل والنمذجة وتفسير البيانات لدعم اتخاذ القرار. يُظهر الاعتزاز بالعمل والإنجازات؛ يُظهر الكفاءة المهنية والإتقان للموضوع؛ يتصف بالضمير والكفاءة في الوفاء بالالتزامات ومراعاة المواعيد النهائية وتحقيق النتائج؛ يحفزه الاهتمام المهني وليس الشخصي؛ يُظهر المثابرة عند مواجهة المشاكل أو التحديات الصعبة؛ يبقى هادئاً في المواقف الضاغطة. يتحمل المسؤولية عن دمج المنظور الجنساني وضمان المشاركة المتساوية للنساء والرجال في جميع مجالات العمل.

التخطيط والتنظيم: يضع أهدافاً واضحة تتوافق مع الاستراتيجيات المتفق عليها؛ يحدد الأنشطة والمهام ذات الأولوية؛ يعدّل الأولويات حسب الحاجة؛ يخصص القدر المناسب من الوقت والموارد لإنجاز العمل؛ يستشرف المخاطر ويتيح احتمالات الطوارئ عند التخطيط؛ يراقب ويعدّل الخطط والإجراءات حسب الضرورة؛ يستخدم الوقت بكفاءة.

العمل الجماعي: يعمل بشكل تعاوني مع الزملاء لتحقيق أهداف المنظمة؛ يلتمس المدخلات من خلال التقدير الحقيقي لأفكار وخبرات الآخرين؛ مستعد للتعلم من الآخرين؛ يضع أجندة الفريق قبل الأجندة الشخصية؛ يدعم ويتصرف وفقاً للقرار الجماعي النهائي، حتى عندما قد لا تعكس هذه القرارات موقفه تماماً؛ يشارك في الفضل لإنجازات الفريق ويقبل المسؤولية المشتركة عن أوجه قصور الفريق.

• مطلوب إتمام شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
• يُعدّ الحصول على درجة البكالوريوس أو درجة جامعية متقدمة في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو الاتصال أو المجالات ذات الصلة ميزة إضافية.
• مطلوب ما لا يقل عن سبع (7) سنوات من الخبرة في المساعدة التنفيذية أو الدعم الإداري أو وظائف المكتب الأمامي على مستوى الإدارة العليا.
• يُخفَّض الحد الأدنى لسنوات الخبرة ذات الصلة بمقدار سنتين (2) للمرشحين الحاصلين على درجة جامعية من المستوى الأول.
• يُستحسن وجود خبرة عمل مع الأمم المتحدة أو منظمة دولية أو بعثة دبلوماسية أو مؤسسة حكومية.
• مطلوب خبرة مُثبتة في دعم كبار المسؤولين أو المكاتب التنفيذية، بما في ذلك ترتيبات المراسم.
• يُستحسن وجود سنة (1) أو أكثر من الخبرة في تحليلات البيانات أو المجال ذي الصلة.
• مطلوب خبرة مُثبتة في تنظيم الاجتماعات والمهام والفعاليات رفيعة المستوى، بما في ذلك التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• يُستحسن وجود خبرة في إدارة الموارد، بما في ذلك الموظفين والميزانية، لدعم أنشطة الاتصالات والمناصرة في سياق محلي.
• مطلوب إجادة اللغتين الإنجليزية والعربية.