مساعد إداري تنفيذي

الغرض من الوظيفة

يقدّم المساعد الإداري دعمًا تشغيليًا وكتابيًا وتنظيميًا حيويًا لضمان سلاسة العمليات اليومية للتصنيع والوظائف المؤسسية في شركة مصنع الشرق الأوسط للمراتب. يعمل هذا الدور كحلقة وصل رئيسية بين الإدارات المؤسسية، ويتولى إدارة مسارات الوثائق، ويساعد الإدارة العليا في الحفاظ على أقصى درجات كفاءة بيئة العمل.

المسؤوليات الرئيسية

• تنسيق المكاتب وسير العمل:

• إدارة العمليات المكتبية اليومية وتحديد أولوياتها، بما في ذلك تنظيم جداول المواعيد التنفيذية، وجدولة اجتماعات الإدارات، وتوجيه الوثائق الداخلية.

• العمل كجسر اتصال مركزي عبر بيئات الإنتاج والخدمات اللوجستية والمالية والمبيعات.

• الوثائق والتقارير:

• صياغة وتنسيق وتدقيق المراسلات التجارية ومحاضر الاجتماعات والسياسات الإدارية والخطابات الرسمية للشركة باللغتين الإنجليزية والعربية.

• الحفاظ على أرشيفات ملفات رقمية وورقية عالية التنظيم لضمان سلامة البيانات الإدارية والامتثال للوائح الشركات السعودية.

• إعداد قوائم المراجعة الإدارية الشهرية وتتبع النفقات ومؤشرات الأداء لمراجعة الإدارة.

• الدعم بين الإدارات ودعم الأنظمة:

• المساعدة في تتبع البيانات التاريخية، وتسجيل ملخصات المعاملات، والتنسيق مع فرق إدخال البيانات الداخلية لتحديث السجلات.

• التعاون مع إدارتي المشتريات والمستودعات لتسجيل جداول التوريد والمشتريات الإدارية ومراسلات الموردين.

• علاقات الزوار والمرافق:

• تنسيق جداول الضيافة والمواعيد الإدارية للزوار المؤسسيين الدوليين وشركاء سلسلة التوريد وأصحاب المصلحة الخارجيين.

• التعامل مع ملفات الموظفين الحساسة أو السرية والمراسلات التنفيذية بسرية تامة.

متطلبات الوظيفة والمؤهلات

• التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو نظم المعلومات أو مجال وظيفي وثيق الصلة.

• الخبرة: حد أدنى 5 سنوات من الخبرة الإدارية أو التنسيقية العملية المخصصة، ويُفضّل أن تكون ضمن بيئة تصنيع.

• التركيبة السكانية: مقتصرة حصريًا على المواطنين السعوديين المقيمين حاليًا في جدة.

• اللغات: إتقان مهني كامل في الكتابة والتحدث باللغتين الإنجليزية والعربية.

• الكفاءات التقنية: مهارات تشغيلية متقدمة في حزمة Microsoft Office (Excel وWord وPowerPoint)؛ تُعد الخبرة المباشرة أو الاطلاع الأساسي على سير عمل برامج تخطيط موارد المؤسسات (مثل Odoo أو SAP) ميزة واضحة.

• التأمين الصحي الخاص

• التدريب والتطوير

• مكافأة الأداء