مساعد إداري تنفيذي

حول الوظيفة: مساعد تنفيذي للإدارة العليا

ملخص الوظيفة

• تقديم دعم إداري وتشغيلي رفيع المستوى لكبار المسؤولين التنفيذيين لضمان سير العمل بكفاءة في المكتب التنفيذي. إدارة الجداول الزمنية، والاتصالات، والسفر، والمعلومات السرية، مع العمل كنقطة اتصال مهنية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة الجداول الزمنية للتنفيذيين: جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد والفعاليات؛ تحديد الأولويات وحل التعارضات.
• ترتيب السفر المحلي والدولي: حجز رحلات الطيران والإقامة والنقل البري، وإعداد جداول رحلات مفصلة وتقارير مصروفات السفر.
• إعداد وتحرير وتنسيق ومراجعة المراسلات والتقارير والعروض التقديمية ومواد الإحاطة.
• التعامل مع المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والاتصالات الأخرى؛ فرز وتحديد الأولويات وتوجيه الرسائل بشكل مناسب.
• تنسيق وتنظيم الاجتماعات: إعداد جداول الأعمال، تدوين المحاضر، متابعة بنود العمل.
• حفظ الملفات والسجلات والمعلومات الحساسة بسرية واحترافية.
• التواصل مع الإدارات الداخلية والشركاء/العملاء الخارجيين نيابة عن المسؤول التنفيذي.
• إدارة مستلزمات المكتب وعلاقات الموردين للمكتب التنفيذي.
• المساعدة في المشاريع الخاصة والفعاليات والمهام المحددة التي يكلف بها المسؤول التنفيذي.
• دعم عمليات التوظيف وعمليات الموافقة على المصروفات والتنسيق البسيط للموارد البشرية/المالية لفريق المسؤول التنفيذي عند الحاجة.