أخصائي المشتريات

الغرض الوظيفي:
إدارة وتنفيذ عملية الشراء الشاملة للمواد الخام (المادة الفعالة/المواد المضافة)، والتغليف، والمنتجات شبه المصنعة، والمشتريات غير المباشرة (النفقات الرأسمالية/النفقات التشغيلية) بشكل استراتيجي. يضمن هذا الدور استمرارية الأعمال من خلال تأمين مواد عالية الجودة من مصادر معتمدة من هيئة الغذاء والدواء مع تحسين التكاليف والحفاظ على الامتثال التنظيمي الكامل.

المسؤوليات الأساسية:

1. التوريد الاستراتيجي والامتثال الصيدلاني (المواد المباشرة)

   • شراء المواد المباشرة: تنفيذ عمليات الشراء للمنتجات شبه المصنعة والمواد الخام (المادة الفعالة) والتغليف بناءً على متطلبات التخطيط من الموردين المسجلين في هيئة الغذاء والدواء فقط.
   • استراتيجية الموردين: البحث والتأهيل المستمر لموردين محليين وأجانب بدائل للمواد الفعالة والإضافات لتعزيز قائمة الموردين المعتمدين بما يتوافق مع اللوائح الصيدلانية المحلية والدولية.
   • التواصل التنظيمي: إدارة استفسارات هيئة الغذاء والدواء المتعلقة بالمواد الخام ومتابعة حالات تغييرات المواد مع قسم الشؤون التنظيمية.
   • التقييم الفني: تحليل عروض أسعار الموردين مقابل المواصفات الفنية والتنسيق للحصول على موافقات شهادات التحليل قبل الشحن والتحقق من نماذج الطباعة مع قسم الجودة.

2. المشتريات غير المباشرة والخدمات (النفقات الرأسمالية/التشغيلية)

   • إدارة الأصول والمصروفات: إدارة الدورة الكاملة لشراء النفقات الرأسمالية والنفقات التشغيلية، بما في ذلك مستلزمات المختبرات ومعدات تكنولوجيا المعلومات والأدوات الهندسية وأثاث المكاتب.
   • التعاقد على الخدمات: ترتيب خدمات متخصصة مثل معايرة المعدات والتخلص من المواد الخطرة من خلال عمليات طلب عروض أسعار دقيقة.
   • المنافسة في العطاءات: ضمان الشفافية من خلال الحصول على ثلاثة عروض أسعار تنافسية على الأقل لجميع المواد غير المباشرة، وإجراء مقارنات الأسعار، والتفاوض على أفضل الشروط.
   • مراقبة المخزون: الحفاظ على مخزون النفقات التشغيلية وإصداره للإدارات الداخلية حسب الحاجة.

3. سلسلة التوريد والتميز التشغيلي

   • إدارة الطلبيات: الإشراف على دورة حياة أوامر الشراء في نظام تخطيط موارد المؤسسات، وضمان إدخال البيانات بدقة والتسليم في الوقت المناسب وإغلاق دورة الشراء والمالية بنجاح.
   • تنسيق الخدمات اللوجستية: مراجعة مستندات الشحن للتأكد من دقتها والتعاون مع فريق الخدمات اللوجستية لتسريع إجراءات التخليص الجمركي واستلام المستودعات.
   • التنسيق مع الجودة والمالية: التنسيق مع مراقبة الجودة لإطلاق المواد والتواصل مع المالية لضمان دفع الموردين في الوقت المناسب والتخطيط الدقيق للميزانية.
   • سلامة البيانات: إنشاء رموز المواد والحفاظ عليها ضمن قائمة المواد وأرشفة جميع سجلات الشراء لتتبع عمليات التدقيق.

4. إدارة الأداء والعلاقات

   • تدقيق الموردين: تسهيل عمليات تدقيق الموردين والشركات المصنعة وتقديم وثائق التأهيل اللازمة لقسم الامتثال.
   • تتبع الأداء: تقييم الموردين بناءً على بطاقة أداء موزونة (الجودة، السعر، وقت التسليم التشغيلي، والدعم الفني).
   • تحسين التكاليف: الاستفادة من القوة الشرائية للمؤسسة لتقليل أوقات التسليم وإعداد تقارير التوفير الشهرية لمراقبة أنشطة خفض التكاليف.

مؤشرات الأداء الرئيسية:

• التوفير في التكاليف: الفرق بين سعر الشراء المدرج في الميزانية والسعر الفعلي.
• وقت التسليم: متوسط الوقت من استلام طلب الشراء إلى تسليم المواد.
• الامتثال: الالتزام بنسبة 100٪ بمعايير هيئة الغذاء والدواء والمعايير الداخلية للجودة.
• أداء الموردين: الحفاظ على متوسط تقييم الموردين أعلى من الحد المحدد مسبقًا.

المؤهلات:

• إجادة إدارة أوامر الشراء وخبرة في عمليات المشتريات.
• مهارات قوية في تقييم الموردين والتفاوض على العقود.
• مهارات تحليلية ممتازة لاتخاذ القرارات وحل المشكلات.
• الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على العمل في بيئة سريعة الخطى ومهارات ممتازة في إدارة الوقت.
• المعرفة ببرامج وأدوات المشتريات تعتبر ميزة إضافية.
• الحماس للتعلم وتطوير مهنة في الصناعة الصيدلانية.
• درجة البكالوريوس في إدارة سلسلة التوريد أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.