مساعد إداري

الهدف من الدور
تقديم دعم إداري متقدم وعالي المستوى للإدارة. يتطلب الدور التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى درجات السرية، وتنسيق الأنشطة الحيوية، وإدارة العمليات الإدارية بشكل استباقي مع الالتزام بالمواعيد النهائية الصارمة، ومؤشرات الأداء الرئيسية، والميزانيات المتفق عليها، والسياسات والإجراءات المعتمدة.

مجالات المساءلة الرئيسية
الأنشطة الرئيسية
الإدارة
ترتيب الاجتماعات، والمكالمات الجماعية، والمواعيد، وحجز قاعات الاجتماعات، وإدارة التقويمات.
تقديم الدعم الإداري، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، وإعداد مواد الاجتماعات، والتعامل مع ترتيبات السفر.
إعداد الخطابات الرسمية، والمذكرات، والمراسلات الداخلية/الخارجية للأطراف الداخلية والخارجية.
الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني، وفحصها، وتوجيهها إلى الأطراف المناسبة.
تقديم خدمات إدارية ودعم متخصص للمشرف المباشر.
تنسيق تدفق المعلومات والمراسلات الواردة وفقًا لأولويات التوجيه التي يحددها المشرف المباشر.
ضمان توفر الإمدادات والمعدات اللازمة في المكتب بشكل جيد.
تنسيق أعمال الصيانة، وطلب معدات جديدة، وضمان عمل كل شيء بشكل صحيح.
العمل كنقطة اتصال بين الإدارة والموظفين والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين.

الكفاءة التشغيلية والدعم
العمل كمستشار رئيسي للمشرف المباشر، وضمان معالجة جميع بنود العمل والمسائل المعلقة بشكل سريع وفعال.
تطوير وصيانة نظام حفظ ملفات منظم وفعال (سواء ورقي أو رقمي)، مع ضمان استرجاع سريع وتخزين آمن للمستندات الهامة.
إعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات، وتوزيعها على الأطراف المعنية.
استقبال الزوار ومساعدتهم، وضمان توجيههم إلى الموظفين أو الأقسام المناسبة.

السياسات والإجراءات والعمليات
تنفيذ الأنشطة اليومية مع ضمان الامتثال للسياسات والإجراءات.
المساهمة في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات، مع مراعاة الممارسات الرائدة، والتغيرات في بيئة العمل، وخفض التكاليف، وتحسين الإنتاجية.

لا يُشترط خبرة سابقة أو حد أدنى من سنوات الخبرة كمساعد إداري.
إجادة استخدام تطبيقات مايكروسوفت أوفيس.
إجادة اللغة الإنجليزية.
يشترط الحصول على دبلوم سكرتارية كحد أدنى.
يُفضل الحصول على درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة بالإدارة.