مدير المشتريات

ملخص الوظيفة

المسؤولية عن اتباع الإجراءات المقررة في طلب وشراء واستلام وتخزين وتوزيع ودفع قيمة الأصناف. إعداد قائمة بالموردين المعتمدين تشمل جميع الفئات.

ملف المرشح

التعليم والخبرة

درجة البكالوريوس لمدة 4 سنوات في المالية والمحاسبة أو تخصص ذي صلة، أو خبرة لا تقل عن سنتين في مجال المشتريات أو مجال ذي صلة.

أنشطة العمل الأساسية

إدارة الأعمال والمشاريع والسياسات والمعايير الخاصة بالمشتريات عبر الإدارات

إعداد وتقديم نتائج دقيقة وفي الوقت المناسب في شكل تقارير وعروض تقديمية وغيرها.

تجميع وترميز وتصنيف وحساب وجدولة ومراجعة أو التحقق من المعلومات أو البيانات.

ضمان الامتثال لمعايير الصحة والنظافة.

مساعدة الشيف التنفيذي في جميع جوانب المشتريات (مثل: الأغذية والمشروبات والمواد القابلة للتحكم) لضمان الجودة والربحية.

طلب جميع الأغذية والمشروبات بناءً على احتياجات العمل.

مساعدة الشيف التنفيذي في الحفاظ على تكاليف الأغذية/المواد القابلة للتحكم ضمن الميزانية أو خفضها.

تفويض وتطبيق مبدأ تدوير المخزون (الأول وارد أول صادر) لجميع منتجات المخازن.

الحفاظ على معايير الصحة والسلامة كما هو محدد في إرشادات العلامة التجارية.

ضمان وجود الضمانات المناسبة لتأمين أصول مخازن الأغذية والمشروبات.

تطبيق سياسة استهلاك الأصناف مع موظفي المخازن وإدارة المطبخ للحفاظ على المخزون في أدنى مستوى ممكن.

التواصل مع المطبخ وإدارة المطاعم والموردين لضمان أن توقيت التسليم يلبي احتياجات الإنتاج الغذائي المسبق.

التحقق من فواتير البضائع المستلمة مقابل الشحنة لضمان أن الكمية والجودة والأوزان ومواصفات الشراء مطابقة للطلب.

استخدام برامج الكمبيوتر الحالية لإجراء حسابات تكاليف الأغذية والمشروبات اليومية وفي نهاية الفترة.

الحفاظ على ضوابط المخزون للمستويات المناسبة والتواريخ والتدوير والطلبات وغيرها.

إنجاز المهام الإدارية في الوقت المناسب (مثل: نماذج C-7، حساب تكلفة القوائم، المهام المكتبية العامة).

إكمال جرد نهاية الفترة وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية لإدارتي الأغذية والمشروبات والمحاسبة.

احتساب أرقام جرد الأغذية والمشروبات.

ضمان إبلاغ مدير الأغذية والمشروبات والشيف التنفيذي بقضايا الأسعار وتوافر المنتجات عند الحاجة.

ضمان التزام جميع الموظفين بإجراءات التشغيل القياسية المحلية (LSOPs).

استلام وفحص جميع الشحنات.

الحفاظ على سجل دقيق للمواد القابلة للتحكم وجرد دائم للمشروبات.

ضمان الإدارة الدقيقة لجميع الفواتير والالتزام بإجراءات مسك الدفاتر السليمة.

إظهار وتطبيق المعرفة المحاسبية على عمليات المشتريات

إظهار المعرفة بالقضايا والمنتجات والأنظمة والعمليات ذات الصلة بالوظيفة.

استخدام أجهزة الكمبيوتر وأنظمتها (بما في ذلك الأجهزة والبرامج) للبرمجة وكتابة البرامج وإعداد الوظائف وإدخال البيانات أو معالجة المعلومات.

استخدام المعلومات ذات الصلة والحكم الفردي لتحديد ما إذا كانت الأحداث أو العمليات تتوافق مع القوانين أو اللوائح أو المعايير.

مواكبة المستجدات التقنية وتطبيق المعرفة الجديدة في العمل.

دعم عمليات المشتريات

استخدام مهارات التعامل مع الآخرين والتواصل لقيادة الآخرين والتأثير عليهم وتشجيعهم؛ والدعوة إلى اتخاذ قرارات مالية/تجارية سليمة؛ وإظهار الصدق والنزاهة؛ والقيادة بالقدوة.

ضمان معالجة حالات التأديب في الوقت المناسب وبشكل متسق.

ضمان إكمال تقييمات الأداء في الوقت المناسب للمشرفين والموظفين غير الإداريين.

الحفاظ على أهداف المالية والمحاسبة

تقديم التقارير في الوقت المناسب، وضمان الالتزام بمواعيد التسليم.

ضمان توثيق الأرباح والخسائر بدقة.

تحقيق وتجاوز الأهداف بما في ذلك أهداف الأداء وأهداف الميزانية وأهداف الفريق وغيرها.

تطوير أهداف وخطط محددة لتحديد الأولويات وتنظيم وإنجاز العمل.

مراقبة جميع الضرائب المطبقة، وضمان أن تكون الضرائب محدثة ومحصلة و/أو مستحقة.

مسؤوليات إضافية

توفير المعلومات للمشرفين وزملاء العمل والمرؤوسين عبر الهاتف أو كتابيًا أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا.

تحليل المعلومات وتقييم النتائج لاختيار أفضل الحلول وحل المشكلات.

التفاعل مع موظفي المطبخ والموردين والشيف التنفيذي.

استخدام برامج الكمبيوتر الحالية بشكل فعال لترحيل الفواتير وتحديث الأصناف والتكاليف.

حضور والمشاركة في جميع الاجتماعات ذات الصلة.

تقديم التوجيه والمساعدة للوحدات التنظيمية الأخرى فيما يتعلق بالسياسات والإجراءات المحاسبية والمتعلقة بالميزانية، والتحكم الفعال واستخدام الموارد المالية.

إبلاغ و/أو تحديث المديرين التنفيذيين والأقران والمرؤوسين بالمعلومات ذات الصلة في الوقت المناسب.

إدارة أعمال التأديب والمشاريع والسياسات

تنسيق وتنفيذ الأعمال والمشاريع المحاسبية الموكلة.

تنسيق وتنفيذ ومتابعة عمليات التدقيق لجميع مجالات عمليات المنشأة.

الامتثال للقوانين الاتحادية وقوانين الولايات المطبقة على إجراءات التشغيل.

إعداد وتقديم نتائج دقيقة وفي الوقت المناسب في شكل تقارير وعروض تقديمية وغيرها.

تحليل المعلومات وتقييم النتائج لاختيار أفضل الحلول وحل المشكلات.

تجميع وترميز وتصنيف وحساب وجدولة ومراجعة أو التحقق من المعلومات أو البيانات.

موازنة دفاتر الحسابات.