السكرتير التنفيذي للرئيس التنفيذي/مجلس الإدارة

المسؤوليات

• تقديم دعم إداري وسكرتاري رفيع المستوى وسري للرئيس التنفيذي ومجلس الإدارة.
• إدارة والحفاظ على جدول أعمال الرئيس التنفيذي المعقد، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد، بما يضمن الاستخدام الأمثل لوقته.
• تنظيم جميع جوانب اجتماعات مجلس الإدارة واللجان، بما في ذلك إعداد وتوزيع جداول الأعمال، وتجميع حقائب الاجتماعات، والتسجيل الدقيق وتعميم محاضر الاجتماعات.
• العمل كنقطة الاتصال الأساسية وحارس البوابة، واستقبال المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني والاستفسارات نيابة عن الرئيس التنفيذي، والرد عليها أو تحويلها حسب الاقتضاء.
• إعداد ومراجعة وتنسيق مجموعة واسعة من المستندات، بما في ذلك المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والمواد السرية.
• تنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية المعقدة، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والتأشيرات وجداول الأعمال التفصيلية.
• التواصل بشكل احترافي مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بما في ذلك الإدارة العليا والعملاء والشركاء.
• الحفاظ على نظام حفظ ملفات منظم وفعال لكل من المستندات الإلكترونية والورقية، مما يضمن سهولة استرجاع المعلومات.
• التعامل مع المعلومات السرية بنزاهة وحكمة.
• تنفيذ المشاريع والبحوث المتنوعة حسب ما يطلبه الرئيس التنفيذي أو مجلس الإدارة.

خبرة مثبتة كسكرتير تنفيذي أو مساعد تنفيذي أو في دور مشابه لدعم كبار المسؤولين التنفيذيين و/أو مجلس الإدارة.

مهارات استثنائية في التنظيم وإدارة الوقت مع قدرة مثبتة على ترتيب أولويات عبء العمل الثقيل والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة.

مستوى لا تشوبه شائبة من التكتم وفهم عميق لأهمية السرية.

مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي باللغتين الإنجليزية والعربية تعتبر ضرورية.

إتقان متقدم لحزمة مايكروسوفت أوفيس (أوتلوك، وورد، إكسل، باوربوينت).

مهارات شخصية قوية مع القدرة على بناء علاقات مهنية مع أصحاب المصلحة على جميع المستويات.

نهج استباقي وواسع الحيلة في حل المشكلات.

درجة في إدارة الأعمال أو الدراسات السكرتارية أو مجال ذي صلة تعتبر مرغوبة للغاية.

الخبرة السابقة في العمل ضمن بيئة مؤسسية في المملكة العربية السعودية أو منطقة الخليج الأوسع تعتبر ميزة كبيرة.