"بصفتك مساعداً شخصياً للمدير العام، فإنك مسؤول عن أداء المهام التالية وفق أعلى المعايير:
- فتح البريد الوارد وختامه بالتاريخ وتوزيعه حسب الأصول
- إرسال البريد الصادر سواء داخل الإدارة أو خارج الفندق
- توجيه البريد والفاكسات والمواد المطبوعة الأخرى
- إعداد وكتابة المراسلات والتقارير الرقمية/المالية المعقدة نوعاً ما حسب التعليمات
- إعداد المراسلات نيابة عن الإدارة
- نسخ وتصوير وتوزيع وإرسال المواد الخاصة بالمكتب
- طلب اللوازم والمعدات المكتبية والحفاظ عليها
- الحفاظ على الملفات والمعدات بطريقة منظمة ومهنية
- استخدام نظام البريد الإلكتروني الخاص بالمنشأة والحفاظ على صندوق البريد الإلكتروني وفقاً للسياسة المعتمدة
- الاستخدام التجاري المناسب للهاتف ونظام البريد الصوتي
- استقبال العملاء الداخليين والخارجيين بطريقة ودية ومهنية. الإعلان عن الزوار و/أو التعامل مع الطلبات حسب الاقتضاء
- فحص ومعالجة درجات رضا الضيوف/مساعدة الضيوف بشكل منتظم
- فحص ضيوف كبار الشخصيات يومياً
- جدولة الاجتماعات وتدوين محاضر الاجتماعات
المساعد الشخصي للمدير العام الذي يعمل في فنادق ومنتجعات علامة هيلتون يعمل دائماً نيابة عن ضيوفنا وبالتعاون مع أعضاء الفريق الآخرين. لشغل هذا الدور بنجاح، يجب أن تتحلى بالسلوك والمواقف والمهارات والقيم التالية:
- خبرة مماثلة لمدة سنتين
- مهارات تنظيمية قوية، والقدرة على تعدد المهام وإدارة الوقت الجيدة
- رخصة قيادة وسيارة
- القدرة على القراءة والاستماع والتواصل بفعالية باللغة الإنجليزية وكتابياً، باستخدام القواعد والإملاء وبنية الجمل الصحيحة
- إعداد المراسلات الرسمية نيابة عن الإدارة للتواصلات الداخلية والخارجية شفهياً وكتابياً
- القدرة على الجلوس لفترات طويلة وأداء الوظائف الأساسية للعمل بشكل مستمر
- القدرة على التعامل بفعالية مع العملاء الداخليين والخارجيين، بعضهم سيتطلب مستويات عالية من الصبر واللباقة والدبلوماسية
- القدرة على الطباعة بسرعة 60 كلمة في الدقيقة
- القدرة على نقل المعلومات بفعالية من المذكرات المكتوبة بخط اليد والتسجيلات"
