أخصائي المشتريات

1. ملخص الوظيفة:

يقوم أخصائي المشتريات بضمان التدبير الفعال، من حيث التكلفة والوقت، لجميع السلع والخدمات غير القابلة للبيع والتي تعتبر ضرورية للتشغيل السلس لمتاجر التجزئة والمستودعات والمقر الرئيسي. يعد هذا الدور حاسمًا لاستمرارية الأعمال، حيث يدعم الجماليات في المتاجر، وإنتاجية الموظفين، والبنية التحتية التشغيلية مع الالتزام الصارم بسياسات المشتريات، والمعايير الأخلاقية، وضوابط الميزانية.

2. المسؤوليات الرئيسية:

التوريد الاستراتيجي وإدارة الموردين:

• تطوير وإدارة قائمة بالموردين المفضلين لفئات التشغيل (معدات المتاجر، معدات المستودعات (مثل الرفوف، والعربات، والحاويات المتحركة، إلخ)، اللوازم المكتبية، العتاد الصلب، إلخ).
• إجراء أبحاث السوق، وقيادة عمليات طلب عروض الأسعار/طلب تقديم العروض، والتفاوض على العقود، وإنشاء اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) لضمان أفضل شروط للجودة والتكلفة والتسليم.
• بناء والحفاظ على علاقات قوية وأخلاقية مع الموردين الرئيسيين، وضمان موثوقيتهم وأدائهم.
• مراجعة أداء الموردين بانتظام وتنفيذ استراتيجيات التحسين أو الإنهاء حسب الحاجة.

تنفيذ عملية المشتريات:

• إدارة دورة المشتريات الشاملة لجميع المواد غير القابلة للبيع: من استلام طلب الشراء، وإصدار أمر الشراء، وتتبع الطلب، حتى التسليم وتسوية الفواتير.
• ضمان امتثال جميع المشتريات لمتطلبات الشركة وضوابطها المالية.
• العمل عن كثب مع جميع أصحاب المصلحة للتنبؤ بالاحتياجات لفتح المتاجر، وإعادة تجهيزها، والتغيرات الموسمية، والتزويد الروتيني.
• تحديد الفرص الاستباقية لتوفير التكاليف، والتوحيد القياسي، والشراء بالجملة عبر شبكة التجزئة.

إدارة المخزون والميزانية:

• مراقبة وضبط مستويات المخزون من قطع الغيار التشغيلية الحرجة (مثل الإضاءة، وأجزاء العارضات، ومكونات التجهيزات، إلخ) في المستودع الرئيسي.
• التعاون مع فريق المالية لتتبع النفقات.
• تقديم تقارير واضحة عن مقاييس المشتريات، والتوفير المحقق، والنفقات القادمة.

التعاون مع أصحاب المصلحة والدعم:

• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية لجميع الأقسام فيما يتعلق بتدبير السلع والخدمات التشغيلية.
• تقديم المشورة لفريق تصميم المتاجر/التنسيق البصري بشأن المواصفات الفنية، وأوقات التسليم، وتكاليف التجهيزات، والحوامل، والرفوف، إلخ.
• ضمان الحل في الوقت المناسب لأي مشاكل تتعلق بالجودة، أو التسليم، أو تركيب المواد المشتراة.

الامتثال والاستدامة:

• ضمان امتثال جميع أنشطة المشتريات لسياسات الشركة، ومبادئ التوريد الأخلاقي، واللوائح القانونية ذات الصلة.

3. الفئات النموذجية للمسؤولية

من بين أمور أخرى، فيما يلي الاحتياجات الرئيسية المحتملة غير القابلة للبيع:

• معدات المتجر: عارضات الأزياء، ورفوف الملابس، وطاولات العرض، والرفوف، ولافتات المتجر، والشوايات، والإضاءة، والمرايا، وأجهزة الصراف الآلي/أجهزة الدفع الإلكتروني.
• معدات المستودع: رفوف البليتات، والعربات، ومحطات التغليف، وآلات وضع الملصقات، ومعدات السلامة، ومستلزمات التنظيف.
• المكتبية والإدارية: الأثاث المكتبي، والقرطاسية، وملحقات تكنولوجيا المعلومات، ومستلزمات المطبخ.
• المشاريع الرأسمالية: المعدات اللازمة لتجهيزات المتاجر الجديدة أو ترقيات المستودعات.

4. المؤهلات والخبرة

أساسي:

• خبرة مثبتة (3 سنوات فأكثر) في دور مشتريات أو شراء، ويفضل في مجال تجارة التجزئة للأزياء، أو الضيافة، أو بيئة العمليات متعددة المواقع.
• فهم قوي لمبادئ المشتريات، والتوريد الاستراتيجي، وإدارة العقود.
• مهارات تفاوضية مثبتة مع سجل حافل في تحقيق وفورات في التكاليف وقيمة مضافة.
• مهارات تنظيمية وتخطيطية وحل المشكلات ممتازة.
• إتقان عالي لبرامج المشتريات (دايناميكس 365) وحزمة Microsoft Office (خاصة Excel).
• مهارات اتصال وإدارة أصحاب المصلحة استثنائية.
• مستوى عالٍ من النزاهة والاهتمام بالتفاصيل.

مرغوب فيه:

• خبرة في قطاع تجارة التجزئة للأزياء أو نمط الحياة.
• معرفة بمبادئ تخطيط المتاجر أو التنسيق البصري.
• مؤهل مهني (مثل CIPS المستوى 3 أو أعلى) أو التقدم نحو الحصول عليه.

5. السمات الشخصية

• عقلية استباقية وموجهة نحو الخدمة مع القدرة على توقع الاحتياجات التشغيلية.
• قادر على حل المشكلات بشكل عملي ومبدع، ويشعر بالراحة في بيئة سريعة الخطى.
• موجه تجاريًا مع قدرات عددية وتحليلية قوية.
• لاعب جماعي تعاوني قادر على بناء الثقة مع العملاء الداخليين والموردين الخارجيين على حد سواء.

6. المهارات

التوريد الاستراتيجي وإدارة الموردين:

• تطوير وإدارة قائمة بالموردين المفضلين لفئات التشغيل (معدات المتاجر، معدات المستودعات (مثل الرفوف، والعربات، والحاويات المتحركة، إلخ)، اللوازم المكتبية، العتاد الصلب، إلخ).
• إجراء أبحاث السوق، وقيادة عمليات طلب عروض الأسعار/طلب تقديم العروض، والتفاوض على العقود، وإنشاء اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) لضمان أفضل شروط للجودة والتكلفة والتسليم.
• بناء والحفاظ على علاقات قوية وأخلاقية مع الموردين الرئيسيين، وضمان موثوقيتهم وأدائهم.
• مراجعة أداء الموردين بانتظام وتنفيذ استراتيجيات التحسين أو الإنهاء حسب الحاجة.

تنفيذ عملية المشتريات:

• إدارة دورة المشتريات الشاملة لجميع المواد غير القابلة للبيع: من استلام طلب الشراء، وإصدار أمر الشراء، وتتبع الطلب، حتى التسليم وتسوية الفواتير.
• ضمان امتثال جميع المشتريات لمتطلبات الشركة وضوابطها المالية.
• العمل عن كثب مع جميع أصحاب المصلحة للتنبؤ بالاحتياجات لفتح المتاجر، وإعادة تجهيزها، والتغيرات الموسمية، والتزويد الروتيني.
• تحديد الفرص الاستباقية لتوفير التكاليف، والتوحيد القياسي، والشراء بالجملة عبر شبكة التجزئة.

إدارة المخزون والميزانية:

• مراقبة وضبط مستويات المخزون من قطع الغيار التشغيلية الحرجة (مثل الإضاءة، وأجزاء العارضات، ومكونات التجهيزات، إلخ) في المستودع الرئيسي.
• التعاون مع فريق المالية لتتبع النفقات.
• تقديم تقارير واضحة عن مقاييس المشتريات، والتوفير المحقق، والنفقات القادمة.

التعاون مع أصحاب المصلحة والدعم:

• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية لجميع الأقسام فيما يتعلق بتدبير السلع والخدمات التشغيلية.
• تقديم المشورة لفريق تصميم المتاجر/التنسيق البصري بشأن المواصفات الفنية، وأوقات التسليم، وتكاليف التجهيزات، والحوامل، والرفوف، إلخ.
• ضمان الحل في الوقت المناسب لأي مشاكل تتعلق بالجودة، أو التسليم، أو تركيب المواد المشتراة.

الامتثال والاستدامة:

• ضمان امتثال جميع أنشطة المشتريات لسياسات الشركة، ومبادئ التوريد الأخلاقي، واللوائح القانونية ذات الصلة.