مساعد إداري (الخدمات الصلبة)
يتبع لـ: مدير الخدمات الصلبة / مدير المناوبة / مدير المشروع
الغرض من الوظيفة: تنسيق ودعم عمليات الخدمات الصلبة من خلال تقديم المساعدة الإدارية والفنية والتشغيلية للإدارة والمشرفين، وضمان التخطيط الفعال، والتنفيذ، والمراقبة، والتحسين المستمر لأنشطة صيانة المباني والبنى التحتية والمعدات بما يتوافق مع متطلبات السلامة والجودة والميزانية واللوائح التنظيمية.
المسؤوليات الرئيسية:
- تنسيق خطط وجداول صيانة الخدمات الصلبة لضمان التنفيذ في الوقت المناسب لأنشطة الصيانة الوقائية والتصحيحية للمباني والبنى التحتية والمعدات.
- مراقبة الجداول الزمنية للمشاريع والمعالم الرئيسية والنتائج، وتقديم تحديثات دقيقة عن التقدم للإدارة لدعم الاكتمال في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
- إدارة الوثائق والسجلات وقواعد البيانات المتعلقة بأنشطة الصيانة وتاريخ المعدات والامتثال لضمان الدقة وإمكانية التتبع والجاهزية للتدقيق.
- دعم إعداد الميزانية وتتبع التكاليف من خلال إعداد التقديرات ومراقبة النفقات وإبلاغ الانحرافات للإدارة.
- تسهيل التواصل الفعال بين المشرفين والفنيين والمقاولين والإدارات الداخلية لضمان تنسيق سلس للخدمات وحل المشكلات.
- تنسيق عمليات المشتريات من خلال إعداد طلبات الشراء ووثائق المناقصات لضمان التوفر في الوقت المناسب للمواد والخدمات الخارجية.
- مراقبة أداء المقاولين ومقدمي الخدمات لضمان الامتثال للمعايير التعاقدية والسلامة والجودة.
- دعم مبادرات إدارة المخاطر والصحة والسلامة من خلال تنسيق عمليات التفتيش وأنشطة الامتثال والإجراءات التصحيحية للحفاظ على عمليات آمنة وموثوقة.
الواجبات والمسؤوليات الرئيسية:
- المساعدة في تخطيط وجدولة ومتابعة أنشطة الخدمات الصلبة مع المشرفين والفنيين.
- تتبع وتحديث جداول المشاريع، وإعداد تقارير التقدم، وتصعيد التأخيرات أو المخاطر حسب الحاجة.
- إدارة الوظائف الإدارية بما في ذلك التحكم في الوثائق وأنظمة الأرشيف وحفظ السجلات.
- دعم تطوير الميزانية وتقديرات التكاليف وتتبع النفقات وإعداد التقارير المالية.
- إعداد وتقديم طلبات الشراء ودعم عمليات المناقصة للخدمات الخارجية.
- تطوير وصيانة قواعد بيانات المعدات وسجلات الأصول وسجلات تاريخ الصيانة.
- استخدام نظام إدارة الصيانة المحوسب (CMMS) لإدارة أوامر العمل وجداول الصيانة الوقائية وتقارير الخدمة.
- تنسيق صيانة الأنظمة الكهربائية والسباكة والتكييف والتهوية (HVAC) والأعمال المدنية والأمن والبنية التحتية للمباني.
- إجراء عمليات تفتيش منتظمة لضمان الامتثال لمتطلبات السلامة والجودة واللوائح التنظيمية.
- التواصل مع العملاء والبائعين والمقاولين لدعم التنفيذ الفعال للمشروع وتقديم الخدمة.
- جمع ملاحظات العملاء ومعالجة المخاوف ودعم مبادرات رضا العملاء.
- تحليل بيانات استهلاك الطاقة ودعم المبادرات لتحسين الكفاءة والاستدامة.
- دعم مبادرات التحسين المستمر واعتماد التقنيات الجديدة في عمليات الخدمات الصلبة.
- التعاون مع الموارد البشرية في تنسيق التوظيف والتدريب والتعيين والأنشطة التمهيدية.
- التنسيق مع السلطات التنظيمية لضمان الامتثال للقوانين والمعايير والتصاريح المعمول بها.
- تقديم تحديثات منتظمة للإدارة حول الأداء التشغيلي والمخاطر والميزانيات والجداول الزمنية.
متطلبات الدور:
المؤهلات والتعليم:
- أساسي: درجة البكالوريوس في الهندسة أو التكنولوجيا أو إدارة المرافق أو مجال ذي صلة.
- مفضل: شهادات مهنية في إدارة المرافق أو الصيانة أو تنسيق المشاريع.
الخبرة:
- أساسي: خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة المرافق أو تنسيق الخدمات الصلبة أو أدوار الدعم الإداري في بيئات تقنية أو تشغيلية.
- مفضل: خبرة في مجال الضيافة أو المرافق واسعة النطاق أو المشاريع متعددة الاستخدامات أو مشاريع البنية التحتية.
التدريب:
- أساسي: تدريب أثناء العمل على نظام إدارة الصيانة المحوسب (CMMS) وعمليات المرافق والتنسيق الإداري.
- مفضل: تدريب في الصحة والسلامة، إدارة المخاطر، الإدارة التعاقدية، أو تنسيق المشاريع.
المعرفة والمهارات المتخصصة:
- أساسي: معرفة قوية بعمليات الخدمات الصلبة بما في ذلك الأعمال المدنية وأنظمة الميكانيكا والكهرباء والسباكة (MEP) والمعدات والنقل وشؤون السكن.
- إتقان نظام إدارة الصيانة المحوسب (CMMS) وبرامج Microsoft Office وبرامج إدارة المرافق.
- مهارات إدارية وتنظيمية وإدارة وقت قوية.
- معرفة عملية بمتطلبات الصحة والسلامة والامتثال التنظيمي.
- مفضل: معرفة بسياسات وإجراءات الموارد البشرية.
- خبرة في إدارة الطاقة ومبادرات الاستدامة.
الكفاءات السلوكية:
- التخطيط والتنظيم
- التواصل والتعاون
- حل المشكلات والمبادرة
- الاهتمام بالتفاصيل والمساءلة
الكفاءات الفنية:
- تنسيق المرافق والخدمات الصلبة
- أنظمة إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) وإدارة الأصول
- تتبع الميزانية والتحكم في التكاليف
- إدارة المقاولين والبائعين
الشروط الخاصة:
- الاستعداد للعمل بنظام الورديات، بما في ذلك المساء وعطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية حسب المتطلبات التشغيلية.
- الامتثال لمعايير المظهر واللباس الخاصة بالشركة.
- الانفتاح على التدريب والتكيف مع الأنظمة والأدوات والإجراءات المتطورة.
