مدير ضوابط المستندات

"تبحث بارسونز عن مدير ضبط الوثائق موهوب للغاية للانضمام إلى فريقنا!

ما الذي ستقوم به:

• يقدم التوجيه الفني للموظفين الأدنى مستوى المعينين في قسم ضبط الوثائق.

• يحدد الأولويات ويوزع ويراقب عبء العمل لضمان تلبية مخرجات المشروع للجدول الزمني.

• يضع معايير وأهداف عمل واضحة/موجزة للموظفين.

• يوفر التدريب والتطوير، ويراجع العمل المنجز، ويكمل تقييمات الأداء، ويجري مشاورات الموظفين، ويتخذ الإجراءات التصحيحية عند الضرورة.

• يحل مشكلات واستفسارات مكتب المساعدة غير الروتينية المتعلقة بضبط الوثائق (مثل حل مشكلات الوصول).

• يقدم خدمات الطلب عند الحاجة لمدير المشروع ومديري أوامر التسليم وقادة المجموعات الوظيفية والموظفين. بعض الأمثلة: (1) تقديم تقارير توقعات القوى العاملة لمديري أوامر التسليم بشأن متطلبات دعم ضبط الوثائق المتوقعة؛ (2) إنشاء/تنسيق مكتبات إلكترونية مخصصة في SharePoint للتعاون وإدارة الوثائق.

• يحدد وينسق موارد ضبط الوثائق لدعم أعضاء فريق البرنامج، ويعمل كحلقة وصل مع نظرائه لدى العميل.

• يدير ويحافظ على حركة البريد الإلكتروني والوثائق الإلكترونية وسجلات الوارد ومكتبة المشروع وقوائم التوزيع ومجموعات الأذونات والأمان. يقدم الدعم الاحتياطي لموظفي ضبط الوثائق لمعالجة حركة البريد الإلكتروني الواردة اليومية. يحافظ على مكتبات SharePoint وموقع ضبط الوثائق على الإنترنت. يشمل ذلك الإفراغ والأرشفة اليومية لبريد العمليات وحركة مكتب المساعدة من صناديق البريد.

• يجري فحوصات الجودة عن طريق أخذ عينات من الحركة الواردة المعالجة واستفسارات مكتب المساعدة للتأكد من الدقة والالتزام بالإجراءات، إلخ.

• يقدم جلسة إحاطة تعريفية بضبط الوثائق والمواد للموظفين الجدد.

• يقدم التدريب والتوجيه لموظفي ضبط الوثائق وأعضاء فريق البرنامج حول استخدام أدوات وموارد البرمجيات. يعقد جلسات تدريبية غير رسمية في وقت الغداء حول استخدام نماذج وقوالب البرنامج.

• يعقد اجتماعات مراجعة خطة الأهداف مع الموظفين.

• يحدد مسؤوليات ضبط الوثائق لبدء أمر التسليم وإغلاقه وإغلاق العقد الرئيسي.

• يؤدي المسؤوليات الأخرى المرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.

• درجة البكالوريوس في أي مجال.

• خبرة عمل ذات صلة لا تقل عن 20 عامًا مع 10+ سنوات على الأقل كمدير ضبط الوثائق (أو مزيج مكافئ من التعليم الرسمي وخبرة العمل.

• خبرة مثبتة في استخدام برمجيات EDMS."