نبحث حاليًا عن محترف دعم إداري ذي خبرة للانضمام إلى فريقنا في الرياض ودعم تنفيذ مشروع بنية تحتية رئيسي للطرق والطرق السريعة.
سيقدم محترف الدعم الإداري خدمات شاملة للدعم الإداري ومراقبة المستندات والتنسيق والدعم المكتبي لفرق إدارة المشروع والإشراف. وسيلعب المرشح الناجح دورًا رئيسيًا في ضمان سير العمل اليومي لمكتب المشروع بكفاءة، والحفاظ على سجلات دقيقة، وتنسيق الاجتماعات، وإدارة وثائق المشروع، ودعم موظفي المشروع.
يتطلب هذا الدور شخصًا منظمًا للغاية يتمتع بمهارات تواصل قوية، واهتمامًا بالتفاصيل، والقدرة على العمل بفعالية في بيئة مشاريع إنشائية سريعة الخطى.
المسؤوليات:
الدعم الإداري
- تقديم الدعم الإداري اليومي لمدير المشروع والمهندسين المقيمين ومديري المشاريع وفريق المشروع الأوسع.
- إعداد وتنسيق وتوزيع المراسلات والتقارير والعروض التقديمية ومحاضر الاجتماعات ووثائق المشروع.
- الحفاظ على أنظمة حفظ منظمة للسجلات الإلكترونية والورقية.
- تنسيق وإدارة الجداول الزمنية والمواعيد والاجتماعات وحجوزات قاعات الاجتماعات.
- ترتيب السفر والإقامة والنقل والخدمات اللوجستية لموظفي المشروع عند الحاجة.
- فرز وتوجيه المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات.
تنسيق المشروع
- دعم تنسيق أنشطة المشروع بين إدارة المشروع وفرق الإشراف والعملاء والمقاولين والمقاولين من الباطن.
- المساعدة في إعداد تقارير المشروع والتحديثات الأسبوعية ولوحات المعلومات وتقارير الحالة.
- تتبع بنود العمل الناتجة عن الاجتماعات ومتابعة المهام المعلقة مع أصحاب المصلحة.
- تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية وورش العمل ومراجعات المشروع.
- ضمان توزيع وثائق المشروع على أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
إدارة المستندات
- الحفاظ على سجلات ووثائق المشروع الدقيقة وفقًا لإجراءات WSP.
- دعم أنشطة مراقبة المستندات بما في ذلك تسجيل المستندات وحفظها وتتبعها وأرشفتها.
- ضمان تسجيل وتخزين مراسلات المشروع والتقارير والرسومات والتسليمات بشكل صحيح.
- مراقبة مسارات عمل المستندات ومساعدة فرق المشروع في الحفاظ على متطلبات الامتثال للمستندات.
- دعم عمليات تدقيق المشروع وأنشطة إدارة المعلومات.
الإدارة المكتبية
- المساعدة في أنشطة إدارة المكتب، بما في ذلك شراء القرطاسية واللوازم المكتبية.
- تنسيق ترتيبات التعيين للموظفين الجدد في المشروع.
- مراقبة مرافق المكتب والإبلاغ عن مشكلات الصيانة أو التشغيل.
- التواصل مع الموردين ومقدمي الخدمات والوظائف الداعمة حسب الحاجة.
- دعم تعبئة وتسريح موظفي المشروع.
التقارير وإدارة البيانات
- الحفاظ على قواعد بيانات المشروع وأدوات التتبع والسجلات الإدارية.
- إعداد التقارير الروتينية والملخصات لإدارة المشروع.
- المساعدة في تجميع التقارير الشهرية وجداول الوقت وسجلات الحضور وبيانات إدارة المشروع.
- ضمان دقة وسرية معلومات وسجلات المشروع.
دعم أصحاب المصلحة
- بناء والحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- دعم التواصل بين فرق المشروع والوظائف المؤسسية والعملاء والمقاولين.
- تمثيل WSP بشكل احترافي عند التفاعل مع أصحاب المصلحة في المشروع.
المؤهلات:
- دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة المكتبية أو نظم المعلومات الإدارية أو مجال ذي صلة.
- الشهادات الإضافية في الدعم الإداري أو تنسيق المشاريع ستكون ميزة إضافية.
- خبرة لا تقل عن 6 سنوات في الدعم الإداري أو تنسيق المشاريع أو الإدارة المكتبية أو مساعد تنفيذي أو دور مماثل.
- الخبرة السابقة في العمل على مشاريع البنية التحتية الكبيرة أو النقل أو الطرق أو الطرق السريعة أو البناء أو استشارات الهندسة مرغوبة للغاية.
- خبرة في دعم فرق المشاريع متعددة التخصصات في بيئة مشاريع سريعة الخطى.
- الإلمام بعمليات توثيق المشروع وإعداد التقارير.
- إتقان متقدم لحزمة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
- خبرة في استخدام أنظمة إدارة المستندات ومنصات التعاون المشتركة.
- قدرات قوية في إعداد المستندات وتنسيقها وإعداد التقارير.
- مهارات ممتازة في إدارة السجلات والتنظيم.
- خبرة في الحفاظ على قواعد البيانات وأدوات التتبع وسجلات مراسلات المشروع.
- القدرة على إعداد تقارير احترافية ومحاضر اجتماعات وعروض تقديمية.
- سعودي الجنسية.
تخيل مستقبلًا أفضل لك ومستقبلًا أفضل لنا جميعًا.
انضم إلى مجتمعنا المترابط من الأفراد الموهوبين الذين يشاركونك شغفك بإحداث تأثير إيجابي. يضم فريقنا العالمي أكثر من 80,000 موظف، يعملون معًا لإحداث فرق في المجتمعات القريبة من المنزل وحول العالم.
معنا، يمكنك. قدم اليوم.
