مساعد تنفيذي

المسؤوليات الرئيسية:

• بناء علاقات مع العملاء ومساعدي العملاء التنفيذيين.
• فهم الأهداف والغايات التجارية لكل شريك تتم مساندته والمساعدة في دفعها قدماً بشكل استباقي.
• قيادة الدعم الإداري لطلبات تقديم العروض (RFPs) والرد على المناقصات.
• الحفاظ على القائمة الحالية لجهات الاتصال والأنشطة التجارية وتحديثها في قاعدة بيانات CRM.
• تتبع وصيانة نشاط المبيعات/خط الأنابيب مع كل شريك.
• تحديد العملاء الذين لم يتم التواصل معهم و/أو الذين يحتاجون إلى متابعة بشكل استباقي.
• تنفيذ مكالمات المتابعة المطلوبة للرسائل البريدية الموجهة للعملاء.
• مساعدة قسم التسويق في تنسيق الرسائل البريدية المخصصة.
• إعداد الرسائل والمقترحات والمستندات الأخرى باستخدام تنسيقات أوليفر وايمان.

إدارة المواعيد:

• الحفاظ على جداول الشركاء، وجدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية، والتواصل مع العملاء وموظفي البنية التحتية حسب الاقتضاء.
• تحديد الفرص بشكل استباقي لإضافة اجتماعات داخلية وخارجية؛ المقابلات، واجتماعات الموظفين، والمتابعة.
• المساعدة في جدولة المشاريع المعقدة بناءً على طلب الشريك و/أو فريق المشروع.

ترتيبات السفر:

• تنسيق السفر والإقامة، وحجز السيارات، وتذاكر القطار، وما إلى ذلك.
• التنسيق مع إدارة التنقل والموارد البشرية للحصول على تأشيرات العمل/تصاريح العمل ذات الصلة.
• تطوير فهم لجدولة الشريك وتفضيلات سفره.
• تنسيق السفر بكفاءة من خلال تجميع اجتماعات العملاء حيثما أمكن ("أنت في باريس لمقابلة شركة XYZ، هل يجب أن أحاول ترتيب اجتماع مع شركة X لأننا لم نتحدث معهم منذ ثلاثة أشهر").

الإدارة اليومية:

• إدارة المستندات ومخرجات المشروع عند الطلب.
• إخطار مسؤولي التوظيف ومساعدي الممارسات التنفيذيين بالتمديدات/إعادة التفاوض.
• إدارة تخزين أو التخلص من معلومات العملاء السرية.
• العمل كنقطة اتصال مركزية لجميع الاحتياجات الإدارية للشريك المعين، والتواصل مع الإدارات الداعمة الأخرى حسب الضرورة.

تقارير الوقت والمصروفات:

• إعداد الجداول الزمنية الشهرية لكل شريك معين.
• إعداد جميع تقارير المصروفات و/أو تفويضها لمساعد الفريق عند الضرورة.
• طلب أوامر الشراء (POs) حسب الحاجة لفرق المشاريع ذات الصلة.

دعم الفريق:

• توفير تغطية للمساعدين التنفيذيين المتغيبين عن المكتب لضمان دعم سلس للمديرين/الشركاء.
• توفير تغطية قصيرة الأجل للمديرين/الشركاء الذين قد يكونون في خضم انتقال تعيين مساعد تنفيذي أو الجدد على الشركة.
• توفير التدريب والدعم للمساعدين التنفيذيين الجدد.
• المشاركة في اجتماعات الفريق والمشاريع بهدف تحسين العمليات والأداء العام لفريق المساعدين التنفيذيين.

خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في دور مماثل. خبرة في الخدمات المالية، أو الاستشارات الإدارية و/أو بيئة الخدمات المهنية.

المهارات التقنية: مهارات متقدمة في Word وPowerPoint وOutlook، ومهارات جيدة في Excel، وحل المشكلات بشكل إبداعي، ومعرفة بأنظمة CRM (Microsoft Dynamics) وGoogle Drive وSharePoint (ميزة إضافية ولكنها ليست ضرورية)، وإجادة اللغتين الإنجليزية والعربية - مطلوبة.

المهارات والصفات: إيجابي واستباقي مع روح التعاون، منظم للغاية ويهتم بالتفاصيل، ويعمل بشكل جيد ضمن فريق وكذلك بشكل مستقل، مهني ولبق وقادر على التعامل مع الزملاء على جميع المستويات في الشركة، محلل مشكلات - قادر على العمل مع الفرق الأخرى والموظفين بفعالية للوصول إلى حل وهدف قابلين للتطبيق، تركيز قوي على الخدمة - مكرس لتلبية توقعات جميع الموظفين من خلال تأمين علاقات فعالة مع العملاء وتنفيذ المخرجات بأعلى المعايير، متواصل ومفاوض ممتاز - قادر على التعامل بفعالية مع الناس على جميع المستويات في بيئة متعددة الثقافات، نضج واتزان وحكمة، القدرة على الحفاظ على السرية واحترامها، القدرة على التفكير الاستراتيجي والمساهمة في تطوير النموذج التنظيمي للقسم، من يتقبل الملاحظات البناءة ويستوعبها بسرعة، القدرة على إدارة حجم عمل كبير والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة سريعة للغاية، القدرة على تنفيذ المشاريع وإنتاج نتائج عالية الجودة وفي الوقت المناسب، مبادرة ذاتية، وثقة، وقدرة على العمل بتوجيه بسيط، لاعب فريق تعاوني، موقف إيجابي وروح مرحة: زمالة وودية، القدرة على التوفيق بين عدة مهام في وقت واحد، وتحديد الأولويات وإدارة الوقت الخاص - ليس ممن يراقب الساعة أو غير مستعد لتجاوز الوصف الوظيفي، منهجي ومنظم واهتمام ممتاز بالتفاصيل، موقف مرن؛ يتقبل التغيير، مجتهد، واعٍ للتكلفة ومدفوع بالنتائج.