مدير الوثائق

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة وصيانة جميع مستندات مشاريع البناء، بما في ذلك المخططات الهندسية، والمخططات التنفيذية (Shop Drawings)، والمستندات الفنية، وطلبات المعلومات (RFIs)، وتقارير أعمال الغير مطابقة (WIRs)، وبيانات الطرق التنفيذية (Method Statements)، والمواد المقدمة (Material Submittals).
• إنشاء وصيانة نظام فعال للتحكم في المستندات لمشاريع البناء.
• استلام وتسجيل وتوزيع وتتبع وأرشفة مستندات المشروع الواردة والصادرة.
• صيانة سجلات المستندات، وخطابات الإرسال (Transmittals)، وسجلات المخططات، وسجلات المراسلات، وسجلات المواد الفنية المقدمة.
• التأكد من ترقيم جميع مستندات المشروع ورفعها وتحديثها وتخزينها بشكل صحيح وفقًا لإجراءات الشركة.
• التحكم في إصدار ومراجعة وتوزيع مخططات البناء والوثائق الفنية.
• التنسيق مع مديري المشاريع، ومهندسي المواقع، ومهندسي ضبط الجودة/التأكد من الجودة (QA/QC)، والاستشاريين، والمقاولين من الباطن، والموردين، والعملاء فيما يتعلق بتقديم المستندات والموافقات عليها.
• مراقبة حالة الموافقات على المستندات ومتابعة المستندات المعلقة لدعم الجداول الزمنية للمشاريع.
• إعداد خطابات إرسال المستندات والحفاظ على سجلات دقيقة لجميع مراسلات المشروع.
• صيانة أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والورقية مع ضمان أمن وسرية المستندات.
• دعم فرق الموقع من خلال ضمان حصولهم على أحدث المخططات المعتمدة ومستندات المشروع.
• المساعدة في إعداد تقارير المشروع، ومستندات التسليم، وأدلة التشغيل والصيانة (O&M)، ومستندات إغلاق المشروع.
• ضمان الامتثال لإجراءات الشركة للتحكم في المستندات، ومعايير الجودة، ومتطلبات الأيزو (ISO).
• إجراء عمليات تدقيق منتظمة للتحقق من دقة المستندات واكتمالها والتحكم في الإصدارات.

المؤهلات والمهارات

• درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال، أو الهندسة، أو إدارة المعلومات، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 إلى 8 سنوات كمراقب مستندات في مشاريع البناء.
• خبرة مثبتة في العمل على مشاريع تشييد المباني، أو البنية التحتية، أو الأعمال الميكانيكية والكهربائية والسباكة (MEP)، أو الهندسة المدنية، أو مشاريع البناء الصناعية.
• الخبرة السابقة في المملكة العربية السعودية أو دول الخليج العربي تعتبر ميزة قوية.
• معرفة قوية بوثائق البناء، والمخططات الهندسية، وإجراءات التحكم في المستندات، وعمليات إدارة المشاريع.
• خبرة في التعامل مع المخططات التنفيذية، والمواد المقدمة، وطلبات المعلومات (RFIs)، وبيانات الطرق التنفيذية، وتقارير أعمال الغير مطابقة (WIRs)، وتقارير المواد (MIRs)، وتقارير التفتيش، ووثائق ضبط الجودة/التأكد من الجودة (QA/QC)، ومراسلات المشروع.
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، أوتلوك).
• الخبرة في استخدام أنظمة إدارة المستندات مثل Aconex أو Procore أو EDMS أو SharePoint أو منصات مماثلة تعتبر ميزة إضافية.
• مهارات ممتازة في التنظيم والتواصل والتنسيق.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل مع قدرات قوية في إدارة المستندات وحفظ السجلات.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة مشاريع بناء متعددة في وقت واحد.
• المعرفة بمعايير البناء السعودية ومتطلبات التوثيق تعتبر ميزة إضافية.
• رخصة قيادة سعودية سارية المفعول تعتبر ميزة إضافية.

الخبرة المفضلة

• خبرة في العمل لدى مقاولي البناء، أو شركات الهندسة، أو شركات إدارة المشاريع.
• الإلمام بإجراءات توثيق وموافقات الجهات الحكومية السعودية.
• خبرة في دعم مواقع البناء النائية ومواقع المشاريع المتعددة.
• المعرفة بإجراءات التحكم في المستندات وفق معيار ISO 9001.
• خبرة في إعداد ملفات تسليم المشروع، وأدلة التشغيل والصيانة (O&M)، ومستندات الإغلاق.
• الإلمام بوثائق ضبط الجودة/التأكد من الجودة (QA/QC)، وسجلات الصحة والسلامة والبيئة (HSE)، وتقارير مشاريع البناء.