أمين تنفيذي

• إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي، والمواعيد، والاجتماعات، والجدول اليومي.
• تنسيق السفر الخاص بالعمل والشخصي، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والمواصلات، ومسارات الرحلة، والتغييرات في اللحظة الأخيرة.
• التوفر للسفر المحلي والدولي بإشعار قصير عند الحاجة.
• البقاء في متناول اليد والاستجابة للمكالمات والرسائل العاجلة خارج ساعات العمل الرسمية، بما في ذلك المساء وعطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية.
• إدارة المكالمات والرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والدعوات والمتابعات نيابة عن المدير التنفيذي عند الحاجة.
• التعامل بكفاءة مع التغييرات المفاجئة في الجداول والاجتماعات وخطط السفر والأولويات.
• تنسيق الاجتماعات والزيارات والفعاليات والترتيبات الأخرى.
• إعداد المراسلات والوثائق ومواد الاجتماعات والتقارير الأساسية.
• الحفاظ على التذكيرات ومتابعة المواعيد النهائية والالتزامات والمسائل المعلقة والإجراءات المطلوبة.
• التواصل والتنسيق مع الموظفين والعملاء والموردين والجهات الحكومية والأطراف الخارجية الأخرى.
• المساعدة في المهام الشخصية ومتعلقات العمل والترتيبات عند الحاجة.
• الحفاظ على سجلات منظمة والتعامل مع المعلومات السرية والحساسة بسرية تامة.
• توقع المتطلبات وتقديم دعم استباقي دون الحاجة إلى تعليمات مفصلة.
• التعامل مع المهام العاجلة وغير المتوقعة حسب متطلبات العمل والمدير التنفيذي.

طبيعة الدور:

هذا منصب مرن للغاية ولا يقتصر على روتين يومي ثابت. يتطلب استجابة خارج ساعات العمل الرسمية، وقدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة، والاستعداد للسفر غير المتوقع أو بإشعار قصير.