مساعد إداري تنفيذي

بيان الغرض الوظيفي:

المسؤول عن تنظيم ومراقبة والإشراف على الأعمال الإدارية اليومية أو الدورية والمهام المؤسسية لنائب الرئيس - قسم المشتريات وسلسلة التوريد، بما في ذلك تحرير التقارير والتقارير الإحصائية والمسائل ذات الصلة.

المسؤوليات والواجبات:

١. المسؤول عن الوظائف الإدارية وضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة المعتمدة لتشغيل مكتب نائب الرئيس - المشتريات وسلسلة التوريد بفعالية.

٢. مساعدة نائب الرئيس - المشتريات وسلسلة التوريد في جميع المهام اليومية المتعلقة بالرجوع إلى المعلومات الحيوية والحفاظ على السرية عند الحاجة.

٣. الحفاظ على وتنظيم الملفات والسجلات الإدارية للقسم وضمان تحديث كل ملف وتطبيق سياسات الشركة المتعلقة بحفظ السجلات.

٤. إعداد التقارير الشهرية والأسبوعية للقسم، وجداول الحضور والانصراف ضمن الإطار الزمني المحدد، والامتثال للمعايير الإدارية والمهام الأخرى المحددة بوقت.

٥. الإشراف على جميع المراسلات المؤسسية الرئيسية المتعلقة بالمشتريات وضمان تطبيق مهارات التواصل الفعال والمهني.

٦. المشاركة الفعالة في اجتماعات الإشراف المنتظمة ومراجعات الأداء.

٧. التنسيق والإعداد مع نائب الرئيس - المشتريات وسلسلة التوريد فيما يتعلق بإعداد الميزانية السنوية للقسم كل عام.

٨. إجراء الجرد السنوي للأصول الثابتة/الرأسمالية بالتنسيق مع قسم المالية والمتابعة المنتظمة لأي جرد للوحدات المختلفة داخل قسم المشتريات والحفاظ على تقارير الأصول الثابتة الكاملة.

٩. إعداد تقييمات الأداء والتقييمات لموظفي المشتريات مع نائب الرئيس - المشتريات وسلسلة التوريد.

١٠. الحفاظ على جميع المواعيد وخطط وترتيبات السفر لنائب الرئيس - المشتريات وسلسلة التوريد وضمان التذكير الفعال وفي الوقت المناسب.

١١. ترتيب والمشاركة في اجتماعات وإحاطات نائب رئيس المشتريات وتدوين محاضرها وفقًا للجداول المقررة.

١٢. أداء المهام الأخرى التي قد تُسند من وقت لآخر من قبل نائب رئيس المشتريات.

١٣. استخدام نظام Legal+ لتحميل ومتابعة عقود المشتريات والاستشارات القانونية.

١٤. إعداد خطة دمج الموظفين الجدد في قسم المشتريات.

١٥. المساعدة في إنشاء الطلبات (نماذج تقنية المعلومات، نماذج الموارد البشرية، طلبات الإذن، تذاكر الموارد البشرية وتقنية المعلومات).

١٦. المشاركة الفعالة وقيادة عملية إعداد ميزانية العام القادم وإصدار المستندات المطلوبة مثل طلبات الإذن وإعادة تخصيص الميزانية والطلبات.

١٧. أداء الواجبات الأخرى ذات الصلة بالوظيفة كما تُسند.

١٨. أداء الواجبات الأخرى المتعلقة بالوظيفة و/أو تشغيل الشركة، وفقًا لأنظمة قانون العمل السعودي.

١٩. الالتزام بسياسات وإجراءات الأمن السيبراني.

٢٠. التعامل مع البيانات والمعلومات وفقًا لمستوى تصنيفها.

٢١. تجنب انتهاك حقوق أي شخص أو شركة محمية بحقوق النشر أو براءات الاختراع أو أي ملكية فكرية أخرى، أو قوانين أو لوائح مماثلة.

٢٢. الامتثال لمتطلبات الأمن السيبراني المتعلقة بحماية أجهزة المستخدمين والإنترنت والبرامج والأنظمة ومتطلبات البريد الإلكتروني.

٢٣. الالتزام بسياسة الاستخدام المقبول واستخدام أصول معلومات وتقنية كاتريون فقط للأغراض التجارية.

٢٤. الحصول على التصريح المطلوب من قسم الأمن أو صاحب السلطة في كاتريون قبل استضافة الزوار في المواقع الحساسة المحددة للشركة.

٢٥. الإبلاغ عن حوادث الأمن السيبراني.